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Use relatórios de status para gerenciar melhor as expectativas

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Qual é a tarefa mais difícil para os gerentes de projeto? Certamente não está criando um plano de projeto nem executando um relatório de orçamento. Essa é a parte mais fácil. A maioria dos gerentes de projeto considera as tarefas que envolvem comunicações e compromissos de projeto que envolvem outras pessoas – os membros da equipe e as partes interessadas as mais difíceis.

Tem a ver com definir e gerenciar as expectativas do projeto dessas outras pessoas e seus compromissos com o projeto. Você pode pensar que definiu as expectativas com um documento de escopo ou uma reunião de kickoff bem gerida (e notas da reunião), mas na verdade nunca sabe como essas expectativas são entendidas … ou ignoradas. Então, como você garante que está mantendo as expectativas sob controle?

Relatórios de status podem ajudar. Se você está tendo dificuldades para manter sua equipe e partes interessadas informadas e responsáveis ​​ou não, um relatório de status regular ajudará a manter as expectativas e garantir que todos estejam informados. Eles também podem ajudar a definir um padrão para comunicações abertas e consistentes. Reservar um tempo para revisar e documentar as informações mais básicas sobre seu projeto semanalmente será recompensado, porque ajuda você a não apenas comunicar detalhes importantes do projeto, mas também a fortalecer seu relacionamento com sua equipe e clientes. Ao usar um relatório de status semanal ou diário, você cria confiança ao ser 100% transparente sobre todos os detalhes do projeto regularmente.

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Principais componentes do relatório de status para gerenciar expectativas

O formato de como nós, como PMs, apresentamos relatórios de status varia – e tudo bem. Mas o importante é ter em mente que existem componentes essenciais para qualquer bom relatório de status:

  • Resumo do trabalho concluído
  • Resumo do trabalho a ser realizado
  • Atualização no orçamento
  • Atualização na conclusão da linha do tempo
  • Itens de ação / tarefas
  • Relatório sobre riscos, problemas e mitigação
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O resumo das informações que você fornecerá virá de todas as ferramentas usadas para gerenciar o projeto, bem como das conversas que teve com sua equipe e partes interessadas. Isso significa, de alguma maneira, que, ao fornecer um relatório semanal de status, você se responsabiliza por manter-se atualizado sobre as atualizações do plano do projeto, as revisões de orçamento e o check-in de marcos ou tarefas. Essencialmente, escrever um relatório regular de status do projeto ajuda você a fazer seu trabalho melhor.

Você descobrirá que a configuração do seu primeiro relatório de status será um pouco mais trabalhoso, mas, como você o atualiza semana após semana, deve demorar menos. E se você acompanhar uma reunião para revisar os detalhes com sua equipe ou partes interessadas, acabará definindo um prazo para fazê-lo. Portanto, a responsabilidade não é apenas da equipe, mas também de você! E isso é ganha-ganha.

Para obter mais informações sobre como reunir um relatório de status do projeto útil ou fazer o download de um modelo para sua própria personalização, confira este modelo de relatório de status gratuito fornecido pela TeamGantt.

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