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O gerenciamento de projetos não é moleza. Você tem que lidar constantemente com várias tarefas, como contratar os recursos certos, alocar o orçamento, fazer o trabalho ser entregue antes dos prazos e estar preparado para um milhão de outras mudanças que podem ocorrer no meio.

A verdade é que seus projetos nunca chegarão à linha de chegada a menos que você mantenha um controle firme deles – desde a concepção até a conclusão.

Agora, aqui está uma pergunta de um milhão de dólares: como você faz isso?

A chave pode estar em dividir o ciclo de vida do seu projeto em estágios padrão – também chamados de pipeline de projeto. Os gerentes de projeto podem automatizar este processo usando software de gerenciamento de projeto e tomar decisões estratégicas informadas de forma rápida e consciente.

Neste blog, exploramos a definição de gerenciamento de pipeline de projeto, seu impacto positivo em seus negócios e as várias etapas que formam um pipeline de projeto.

O que é um pipeline de gerenciamento de projetos e por que você precisa de um?

O gerenciamento do pipeline do projeto é um aspecto crucial do gerenciamento do portfólio de projetos, pois envolve a seleção dos projetos certos no início. O gerenciamento do pipeline do projeto abrange etapas para garantir que o número relevante de propostas de projeto seja gerado, avaliado e executado em diferentes estágios de desenvolvimento do projeto.

Agora, vamos entender o pipeline do projeto

O pipeline do projeto é uma representação visual de todas as etapas pelas quais um projeto passa do início ao fim. Ele atua como um rastreador de pipeline de projeto simples, por meio do qual proprietários ou gerentes de negócios podem compreender os estágios e fases individuais de diferentes projetos e o progresso que eles fizeram até agora.

O pipeline do projeto não é muito diferente do rastreador que você vê em seu aplicativo de entrega de comida que mostra vários estágios do pedido (o restaurante confirmou o pedido / A comida está sendo preparada / A comida está pronta para entrega, etc.)

Exemplo de fluxo de pipeline de projeto

Fonte

De maneira muito semelhante, um pipeline de projeto informa o estágio exato de seus projetos em uma única olhada.

Por que as empresas devem se concentrar no gerenciamento de pipeline de projetos?

Desde garantir a entrega oportuna de tarefas até reduzir o escopo de retrabalho ao mínimo, há vários motivos que obrigam as empresas a se concentrarem no gerenciamento do pipeline de projetos. Vamos dar uma olhada em alguns dos motivos vitais abaixo:

1. Monitore o andamento de seus projetos

Para uma entrega de projeto bem-sucedida, você precisa acompanhar diligentemente seus projetos ao longo de seu ciclo de vida. Com o gerenciamento de pipeline de projeto, você compreende facilmente as etapas cobertas por um projeto e as etapas que ainda não foram concluídas.

2. Obtenha uma visão holística

É comum que os gerentes se percam no âmago das tarefas diárias. Um pipeline de projeto oferece uma visão panorâmica de vários projetos, de modo que o objetivo final esteja sempre claro em mente.

3. Planeje seu orçamento e recursos

Entender no que os membros da sua equipe estão trabalhando ajuda a entender para onde está indo o orçamento do seu projeto. Dependendo do estágio atual do seu projeto, você pode contratar mais recursos e alocar o orçamento sempre que necessário.

4. Foco nas prioridades

O gerenciamento do pipeline do projeto permite que você saiba se está realmente trabalhando em suas prioridades. Você pode entender o que não está indo de acordo com o plano. Algumas etapas, como ‘Revisão do Projeto’ estão demorando mais do que o normal? Seu projeto está enfrentando ‘aumento de escopo’?

As 5 fases do gerenciamento do pipeline do projeto

A jornada de uma ideia bruta até um projeto acabado incorpora várias etapas importantes. Embora possa haver vários estágios dependendo da natureza de um projeto, compilamos 5 que podem, juntos, atuar como o pipeline de projeto padrão.

1. Ideação

Este é o estágio de brainstorming em que novas ideias são geradas. A ideação é importante para capturar as propostas de projeto necessárias para a criação de projetos de alta qualidade.

Peça a cada membro da equipe para compartilhar suas contribuições exclusivas – você nunca sabe quando uma ideia simples pode se tornar seu melhor projeto.

Para aproveitar ao máximo a fase de ideação, aqui estão mais algumas dicas:

  • Em vez de usar notas adesivas para anotar ideias, você pode usar software de gerenciamento de projeto que permite que seus funcionários colaborem e compartilhem ideias facilmente.
  • Anote as informações importantes relativas a uma ideia, como sua fonte, a data em que foi criada, o feedback recebido e muito mais.
  • É importante eliminar as ideias que não se encaixam bem ou não podem ser entregues dentro de um prazo limitado ou um orçamento realista.

2. Projetos Propostos

As ideias que são boas o suficiente chegam a esse estágio e são apresentadas aos principais interessados ​​para sua aprovação.

Depois de definir uma ideia e sua equipe estar pronta para trabalhar nela, você cria uma apresentação formal para lançar aos seus clientes ou outras partes interessadas. Fatores como o escopo do projeto, o orçamento e os resultados desejados são discutidos.

Por que este estágio é importante?

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Você não pode começar com um projeto só porque se sente bem com ele. Por exemplo, se você deseja lançar uma nova linha de produtos, precisará da aprovação de investidores, parceiros de negócios, especialistas de mercado e, em alguns casos, clientes importantes.

Caso haja alguma mudança solicitada pelas partes interessadas, você pode trabalhar nas lacunas e compartilhar propostas de acompanhamento o mais rápido possível.

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3. Planejamento

Depois de obter a aprovação necessária, agora é hora de dar forma ao seu projeto com um planejamento adequado. O planejamento ajuda a dividir seu projeto em várias tarefas, atribuí-las a membros-chave da equipe e criar um plano para monitorar de perto seu progresso.

Aqui estão algumas etapas cruciais a serem executadas durante a fase de planejamento:

  • Crie tarefas de projeto, bem como subtarefas
  • Crie uma equipe e atribua-lhes funções e responsabilidades
  • Atribuir tarefas e subtarefas aos membros da equipe
  • Atribua datas de vencimento para cada tarefa
  • Organizar reuniões para monitoramento próximo

Você precisa ser extremamente cuidadoso durante este estágio e garantir que nenhum membro ou equipe receba mais tarefas do que eles podem realizar. Para evitar uma situação descontrolada, certifique-se de que as datas do projeto não coincidam com as datas de outros projetos.

Quando o plano estiver pronto, compartilhe-o com todos os membros da equipe para criar clareza. Todos os membros da equipe devem estar bem cientes de suas funções e responsabilidades e do que a empresa espera deles.

Consulte Mais informação: Um guia passo a passo para o planejamento do projeto

4. Projeto em andamento

Quando os projetos alcançam a fase ‘Em andamento’, o trabalho real começa. Este é o estágio de execução em que os membros de sua equipe colocam seus corações e almas no projeto.

Aqui estão algumas dicas para tornar este estágio de alta pressão um percurso tranquilo:

  • Atualizar o andamento das tarefas com suas respectivas datas de vencimento
  • Faça reuniões regulares da equipe para verificar se todos estão na mesma página
  • Acompanhe os principais indicadores de desempenho (KPIs) e meça o desempenho
  • Compartilhe relatórios de progresso com as principais partes interessadas
  • Identifique áreas problemáticas e resolva-as

De todas as etapas que compõem o pipeline de um projeto, esta é a que consome mais tempo e esforço. Você tem que lidar constantemente com clientes, outros gerentes, bem como com diferentes membros da equipe.

5. Projetos Concluídos

Os projetos chegam a esse estágio final quando são concluídos e entregues ao cliente.

Nesse estágio, você pode comemorar a conclusão bem-sucedida do projeto. Mas enquanto você comemora, é importante avaliar os resultados, analisar o desempenho e descobrir as áreas em que você poderia ter um desempenho melhor.

Por exemplo, digamos que seu projeto foi concluído com $ 15.000. Se você conseguir um projeto semelhante no futuro, saberá como pode evitar estourar o orçamento e concluir o mesmo projeto com menos dinheiro disponível. Essa é a beleza da experiência!

Identifique e recompense seus melhores funcionários que tornaram a conclusão do projeto uma brisa.

Enquanto você identifica seus pontos fortes, não ignore os pontos fracos. Forneça feedback aos membros que precisam puxar as meias e ter um desempenho melhor. Uma ótima maneira de fazer isso é organizar sessões de treinamento regulares para que seus funcionários aprimorem suas habilidades e aprimorem seu trabalho.

Consulte Mais informação: Como desenvolver seu programa de treinamento de primeiro funcionário

Exemplo de pipeline de projeto

Vamos entender como funciona um pipeline de projeto com a ajuda de um exemplo. Digamos que você seja uma empresa de software que deseja criar um novo aplicativo móvel para comprar móveis online.

Etapa 1: Ideação

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No primeiro estágio, você convida ideias de todos os membros da equipe. Enquanto os designers compartilham ideias relacionadas à interface do usuário e ao esquema de cores, a equipe de marketing expressa a necessidade de colocar vários botões de call to action (CTA).

Etapa 2: proposta

Você reúne todas as belas ideias e faz uma apresentação prática para os principais interessados. Eles apresentam suas próprias idéias, solicitam certas mudanças e, finalmente, concordam.

Etapa 3: Planejamento

Você decide quem projetará o aplicativo, quem será responsável pela fotografia do produto, como o processo de checkout final será gerenciado e como os produtos serão enviados. Você até atribui datas de vencimento para todas essas tarefas para garantir que tudo seja concluído a tempo.

Etapa 4: em andamento

Agora, a verdadeira ação começa. Os membros da sua equipe trabalham muito para criar um aplicativo online intuitivo. Eles executam vários testes para verificar se há bugs ou travamentos. Nesta fase, você pode usar um aplicativo de gerenciamento de projeto de pipeline e obter uma visão holística do progresso feito até agora.

Etapa 5: Concluída

O projeto dos seus sonhos – um aplicativo para comprar móveis online, agora está pronto para entrar no ar. Você pode compartilhá-lo com parceiros de negócios, bem como com seus clientes.

Pregue seus projetos com um gerenciamento de pipeline de projeto eficaz

Um pipeline de projeto pode ajudar os gerentes de projeto a rastrear visualmente o movimento de um projeto em vários estágios do projeto. Sendo organizado dessa forma, sua equipe pode conseguir mais dentro de um prazo ou orçamento limitado.

Durante as sessões de brainstorming, incentive todos os membros da sua equipe a oferecer suas ideias exclusivas em todos os níveis e manter uma postura sem julgamentos. Só prossiga com o projeto real depois de buscar a aprovação das principais partes interessadas, como clientes, parceiros de negócios e investidores.

Você pode querer alavancar uma ferramenta de gerenciamento de projeto dedicada que pode ajudá-lo a acompanhar o andamento de seus projetos por meio de gráficos e visuais perspicazes.

Perguntas frequentes (FAQs)


P. O que é um pipeline nos negócios?

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Nos negócios, o termo pipeline é usado para descrever o progresso de qualquer atividade em direção a uma meta de longo prazo que envolve uma série de estágios distintos.

P. Por que o gerenciamento de pipeline é importante?

O gerenciamento do pipeline do projeto é importante pelos seguintes motivos:

  • Oferece uma visão holística de todos os seus projetos
  • Os gerentes de projeto podem planejar com eficácia seu orçamento e outros recursos
  • Você pode acompanhar o andamento de seus projetos e analisar o desempenho da equipe

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