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Tipos e dicas de relatórios de gerenciamento de projetos

Tipos e dicas de relatórios de gerenciamento de projetos
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Relatórios de projetos em gerenciamento de projetos

Os relatórios do projeto podem não ser a parte mais fascinante do seu trabalho, mas eles têm o poder de garantir que os projetos sejam concluídos conforme o planejado. E as partes interessadas simplesmente adoram quando isso acontece! 😁

Vamos explorar tipos comuns de relatórios de projetos e como fazê-los funcionar para você.

Tipos de relatórios de gerenciamento de projetos

Os relatórios do projeto envolvem mais do que simplesmente comunicar as atualizações mais recentes do projeto para sua equipe e partes interessadas. Você também pode usar relatórios de projeto para reduzir riscos, monitorar orçamentos e cronogramas e criar planos de projeto mais precisos.

Aqui estão alguns relatórios de projeto que você pode achar úteis:

  • Relatório de disponibilidade da equipe
  • Relatório de status
  • Relatório de integridade do projeto
  • Avaliação de risco
  • Relatório de rastreamento de tempo
  • Relatórios de linha de base

Exemplo de relatório de disponibilidade da equipe

Se você deseja criar um plano de projeto preciso, precisa saber quais recursos você tem disponível para realizar o trabalho. Um relatório de disponibilidade da equipe mostra a quantidade de trabalho que cada membro da equipe possui para que você possa tomar decisões inteligentes de recursos para o seu projeto.

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Exemplo de relatório de disponibilidade da equipe

Exemplo de relatório de status

Um relatório semanal de status é uma maneira fácil de manter sua equipe e partes interessadas informadas e gerenciar as expectativas à medida que o projeto avança. Recomendamos que você revise esses hits rápidos no seu relatório de status:

  • Trabalho que está completo
  • Trabalho que está chegando
  • Conclusão geral do projeto e orçamento gasto
  • Itens de ação
  • Riscos ou problemas do projeto

Aqui está um exemplo do modelo de relatório de status gratuito do TeamGantt:

Exemplo de relatório de status

Exemplo de relatório de integridade do projeto

Um relatório de integridade do projeto fornece uma captura instantânea de alto nível do status do projeto. É ótimo para compartilhar na tela as reuniões com sua equipe e partes interessadas, para que todos saibam rapidamente o que está programado, o que está atrasado e o que já está atrasado.

Exemplo de Relatório de Integridade do Projeto

Exemplo de avaliação de risco

Uma avaliação de risco permite identificar e categorizar os riscos do projeto com base em sua gravidade e probabilidade de ocorrência. Dessa forma, você pode priorizar problemas e cortar riscos pela raiz antes que isso prejudique o sucesso do seu projeto.

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Exemplo de avaliação de risco

Exemplo de relatório de rastreamento de tempo

Um relatório de controle de tempo fornece visibilidade de quanto tempo sua equipe está realmente gastando nas tarefas do projeto, para que você possa ver como ele acompanha sua estimativa de projeto. Isso ajuda a identificar possíveis excedentes orçamentários antes que eles aconteçam e fornece informações valiosas para estimativas futuras de projetos.

Exemplo de relatório de rastreamento de tempo

Exemplo de relatório de linha de base

Um relatório de linha de base compara sua linha do tempo original com a linha do tempo real do projeto, para que você possa aprender com o passado à medida que projeta projetos futuros. Também é útil para mostrar como as alterações ou atrasos afetam o cronograma geral do projeto.

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Aqui está um exemplo de um relatório de linha de base que mostra a linha do tempo planejada em cinza e a linha do tempo real em azul.

Exemplo de relatório de linha de base

Práticas recomendadas de relatórios de gerenciamento de projetos

Deseja aproveitar ao máximo seus relatórios de projeto? Experimente estas dicas de relatórios de projetos!

  • Defina uma cadência. Um cronograma de relatórios estabelece pontos de contato regulares para que todos saibam quando esperar – e talvez até fornecer – atualizações importantes do projeto. Apenas certifique-se de manter as linhas de comunicação abertas entre os relatórios agendados.
  • Cuide dos seus dados. Um relatório é tão bom quanto as informações nele contidas. Verifique se os detalhes do projeto estão atualizados e corretos antes de compartilhar relatórios com clientes e partes interessadas.
  • Escreva para o seu público. Clientes e partes interessadas executivas não precisam ficar atolados com detalhes minuciosos do projeto. Mantenha-o sucinto com pontos de bala e evite jargões técnicos, para que seja uma leitura amigável para todos.
  • Adicione visuais. Uma imagem vale mais que mil palavras. Use tabelas e gráficos quando possível para facilitar a digestão do seu relatório.
  • Seja honesto. Se o projeto estiver atrasado ou acima do orçamento, não deixe de mencioná-lo em seu relatório. Quanto mais cedo um problema vier à tona, mais cedo ele poderá ser resolvido – e maior a probabilidade de você conquistar a confiança de seu cliente.
  • Convide a discussão. Um relatório do projeto deve ser um trampolim para a conversa, não um documento estático gravado em pedra. Crie espaço para comentários e discussões para que todos participem das próximas etapas do projeto.

Economize tempo e esforço em relatórios com o TeamGantt

Por que passar horas pesquisando dados para criar relatórios personalizados para seus projetos? O TeamGantt coloca relatórios bonitos e prontos ao seu alcance. O melhor de tudo é que sua equipe pode registrar o progresso em tempo real, para que você não precise procurar atualizações sempre que um relatório chegar.

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