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Supervisão adequada do gerente de projeto no projeto

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Empresário, olhando para uma classificação de cinco estrelas em um quadro negro

Satisfação do cliente. É a base para o que fazemos como gerentes de projeto. Se um cliente não está satisfeito com o engajamento, não há lucro que possamos obter ou cronograma que possamos atingir que tornarão o projeto um sucesso total. A satisfação do cliente é fundamental. Na minha opinião, é mais importante do que qualquer outro determinante de sucesso do projeto. Eu gostaria de aproveitar esta oportunidade para discutir o tópico de satisfação do cliente. Como gerente de projeto ou consultor de TI, a satisfação do cliente é um conceito de fazer ou quebrar. É a base do seu sustento. Se você é independente, como eu, é a diferença entre um cliente referenciável e um cliente insatisfeito. Se você trabalha para uma organização e lida com clientes internos e / ou externos, a satisfação do cliente ao longo do tempo pode significar a diferença entre manter seu emprego e atualizar seu currículo inesperadamente.

Como gerentes de projeto, a responsabilidade total pelo sucesso do projeto depende de nossos ombros, mesmo quando coisas fora do nosso controle afetam esse sucesso. Muitas vezes, somos o recurso com o preço mais alto do projeto; muitas vezes o cliente nos vê como a despesa mais difícil de justificar. Aqui estão algumas maneiras importantes para ajudar a garantir o sucesso dos projetos que gerenciamos diariamente:

Conduzir chamadas semanais de status

Todo PM de cada projeto deve ser responsável por liderar chamadas semanais de clientes e documentar discussões, itens de ação, problemas e assim por diante. Eles devem reenviar isso aos membros relevantes da equipe do projeto de ambos os lados dentro de 24 horas após a chamada semanal. Acho que os clientes estão satisfeitos com essa abordagem, porque sabem que tudo foi capturado com precisão quando analisam as notas e os problemas.

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Produzir relatórios semanais de status

Antes da chamada semanal de status, de preferência com pelo menos 24 horas de antecedência, produza e entregue um relatório de status detalhado ao cliente e às equipes de projeto de ambos os lados. O relatório de status deve ser a base da chamada semanal de status e deve ser revisado e atualizado em cada chamada.

Entregar planos de projeto semanais revisados

Enquanto o relatório semanal de status está sendo revisado e entregue à equipe do projeto e ao cliente, o plano do projeto também deve ser revisado, revisado e entregue – preferencialmente nos formatos .mpp e .pdf, para que os usuários sem o MS Project possam visualizar o plano. Um bom gerente de projeto revisa e revisa o plano quase diariamente, mas um plano revisado ‘oficial’ deve ser entregue ao cliente com o relatório de status e deve ser revisado como parte da reunião semanal de status.

Fique por dentro das questões e riscos do projeto

No início de um projeto, você deve reunir as equipes do projeto de ambos os lados – assumindo um compromisso voltado para o cliente – e debater os riscos. Documente-os usando um registro de projeto de sua escolha, geralmente uma planilha simples do Excel. Identifique a probabilidade do risco, bem como o impacto potencial no projeto (orçamento, cronograma, sucesso etc.) se o risco foi realizado. Além disso, identifique quaisquer ações de mitigação de risco que possam ou serão tomadas para evitar o risco potencial.

Idealmente, esse registro de risco passará a fazer parte do seu relatório semanal de status daqui para frente e será algo que as equipes revisam semanalmente na chamada de status. No mínimo absoluto, o gerente de projeto deve revisar o registro (e atualizá-lo) regularmente, trazendo itens à atenção das equipes quando surgirem quaisquer possibilidades de risco.

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Na parte 2 desta série de duas partes, examinarei mais três maneiras – elevando o total para sete – de que podemos ser os melhores líderes possíveis em cada um dos projetos que gerenciamos.

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