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Sua “colaboração em equipe” é realmente uma perda de tempo. Aqui está como mudar isso.

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Em uma das minhas funções anteriores de gerenciamento de projetos, experimentei a colaboração em equipe que realmente fez a diferença.

Em vários países e em vários fusos horários, vi o que poderia acontecer quando uma equipe se concentrava em um objetivo, traçava o caminho do sucesso e era executada com paixão.

  • Ao longo de dois meses, a produtividade aumentou 320%.
  • Em um ano, o negócio como um todo tinha três vezes mais clientes.
  • Contratamos quatro contratados e demitimos dois.
  • Implementamos uma chamada semanal para toda a equipe que mantinha todos alinhados em termos de tarefas e objetivos semanais.

Indivíduos e empresas não podem funcionar sem a colaboração da equipe. É o que capacita as organizações a criar ferramentas úteis e tornar o mundo um lugar melhor.

O que geralmente é abordado, no entanto, são as desvantagens da colaboração em equipe. Infelizmente, muito do que chamamos de “colaboração” é realmente uma perda de tempo.

A colaboração da sua equipe é uma perda de tempo?

Sob o pretexto de “colaboração”, as equipes perdem centenas de horas de trabalho e milhares de dólares.

Em outros artigos no blog TeamGantt, destacamos o maior risco de perder tempo nas reuniões. Mas não podemos culpar as reuniões sozinhas por desviar nossas preciosas horas de trabalho.

Um artigo da Gallup defende que a baixa confiança entre os membros da equipe pode levar a uma colaboração sem sentido. Se os membros da equipe não confiam em si mesmos, como pode valer a pena ter uma interação produtiva em um projeto?

Tendemos a pensar que, se tivermos uma equipe “grande, virtual, diversificada e composta por especialistas altamente qualificados”, a colaboração acontecerá naturalmente. Na realidade, como aponta uma discussão na Harvard Business Review, “essas mesmas quatro características dificultam o trabalho das equipes”.

O PGI.com destaca cinco das “disfunções da colaboração em equipe” mais comuns, discutidas pelo autor de liderança e negócios Patrick Lencioni:

  • Ausência de confiança
  • Medo de conflito
  • Falta de comprometimento
  • Evitar a responsabilização
  • Desatenção aos resultados

Claramente, a colaboração pode eviscerar a eficácia de uma equipe e produzir disfunção. A solução não é erradicar a colaboração, mas melhorá-la para que ela funcione da maneira que deveria – aproximando as pessoas, concentrando-se em objetivos e alcançando um bem maior.

Aqui estão as três maiores maneiras pelas quais a colaboração em equipe desperdiça tempo e sai dos trilhos. Além de apontar essas armadilhas, darei algumas sugestões para evitá-las.

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Nota: Não abordarei a dinâmica da psicologia da equipe, mas as questões mais táticas e tecnológicas da colaboração.

A colaboração está sempre “ligada”. Como resultado, a contribuição individual sofre.

A maioria das tecnologias que suportam a colaboração é constantemente ativada.

Por exemplo, recentemente busquei um prazo agressivo para um projeto iminente em uma manhã de terça-feira. Eu esculpi uma hora (um prazo para roer as unhas) para finalizar o projeto e entregá-lo ao meu cliente.

Quando me decidi para terminar o projeto, uma notificação do Slack apareceu no meu telefone … e depois no meu computador. Ding! Ding!

Digite Objectivius Shinium Syndromus. (Síndrome de Objeto Brilhante)

Como o fio de vapor subindo do meu café acabado de fazer, todos os poderes de concentração que eu havia chamado para trabalhar no The Looming Project desapareceram.

Slack chamou minha atenção. Ou pelo menos a pessoa do outro lado da discussão do Slack chamou minha atenção (tudo porque eu não havia desativado minhas notificações do Slack).

Muitas vezes, nosso desejo de colaboração é realmente uma distração.

Quando as equipes insistem em sempre estar no modo de colaboração – respondendo a e-mails, mensagens instantâneas, notificações de folga ou bate-papos – pode destruir contribuição individual.

Se você já se sentiu frustrado porque parece que não consegue trabalhar com suas próprias “coisas” (isto é, coisas de trabalho que exigem sua contribuição) ou se se sente culpado por não responder a uma mensagem instantânea ou e-mail imediatamente, então você sabe exatamente do que estou falando.

A “colaboração” sempre ativa é uma enorme perda de tempo, porque rouba os membros da equipe do tempo necessário para trabalhar individualmente.

Aqui estão algumas sugestões para corrigir esse problema:

  • Deixe claro para sua equipe que eles podem (e devem) desativar as notificações, desligar o email etc. por um número definido de horas por dia de trabalho com o objetivo de trabalhar em seus próprios projetos.
  • Confine períodos de “colaboração” a reuniões presenciais (se você gerenciar uma equipe presencial).
  • Em vez de uma ferramenta de colaboração baseada em mensagens instantâneas (Jabber, Slack etc.), tente uma ferramenta que limita essa funcionalidade (por exemplo, TeamGantt).

A colaboração pode evoluir para apenas “sair”

Algumas ferramentas de colaboração nada mais são do que outro lugar para sair online.

Faz sentido, é claro, ter um “lugar para ficar on-line”, especialmente para equipes remotas. Mas há uma propensão a deixar nossos cabelos soltos demais e usar o tempo de colaboração da equipe como um momento de brincadeira-com-brisa-e-sair-ha-ha-que-foi-engraçado.

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Portanto, como as ferramentas de colaboração são mal utilizadas como um local para ficar on-line, muitas sessões de colaboração correm o risco de se tornar uma perda de tempo.

Por exemplo, eu estava em uma ligação do Skype com um companheiro de equipe na Inglaterra. Por alguma razão, ele queria relaxar em vez de falar sobre o projeto em que deveríamos nos concentrar. (Acho que deve ter sido o fim da jornada de trabalho no fuso horário dele.)

Eventualmente, a chamada do Skype se transformou em um festival de memes completo. (Não posso negar que compartilhei alguns memes.)

Imagem 1

(Memes foram bloqueados para evitar desperdiçar seu tempo.)

Alguns memes podem estar bem. Talvez. Mas quinze memes em uma ligação de negócios? Um pouco demais.

A natureza humana às vezes desafia todos os esforços para fazer as coisas. Quando há uma tarefa importante a ser realizada, um tópico a ser discutido ou um problema a ser resolvido, às vezes tendemos a fazer qualquer coisa mas enderece.

Existem outros métodos, além da força pura e da força de vontade mental, que podem ajudar:

  • Organize os horários para intencionalmente sair para curtir. Faça isso de propósito. Algumas equipes têm happy hours, sextas-feiras de pizza ou festas mensais. É tudo para aproveitar a empresa um do outro e, possivelmente, recomprar parte do verdadeiro tempo de colaboração – coisas que precisam acontecer durante o horário de trabalho.

Confie na agenda. Sim, parece tão restritivo, mas as reuniões precisam de agendas. Até os chats de mensagens instantâneas precisam de agendas. Manter uma agenda evita a perda de tempo.

A colaboração pode se tornar altamente complexa

Quando as ferramentas ou processos usados ​​para a colaboração são difíceis de descobrir, isso pode levar à perda de colaboração. Os membros da equipe gastam tanto tempo tentando descobrir como colaborar que não conseguem colaborar ou o fazem de maneira ineficaz.

No meu trabalho anterior, lembro-me claramente do dia em que nosso CEO apresentou um novo software de gerenciamento de projetos e ferramenta de colaboração.

Estava brilhante. Era novo. Foi liso.

Foi extremamente complicado.

Nenhuma marca deve ser mencionada, mas essa coisa confuso todos da equipe.

  • O objetivo do software: Gerenciamento de projetos e colaboração em equipe.
  • O efeito líquido do software: caos da equipe e semanas de tempo perdido.
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Talvez o lançamento da ferramenta tenha sido incorreto. Talvez a adoção pela equipe tenha sido menos do que ansiosa. Talvez estivéssemos muito confortáveis ​​com o nosso software de gerenciamento de projetos existente.

Seja qual for o caso, nos livramos do novo software e como tirávamos a gravata no final de um dia de trabalho.

Quando a “colaboração” se torna muito complicada, ela deixa de ser colaboração. Em vez disso, desperdiça o tempo de todos.

Os membros da equipe passam mais tempo tentando aprender a colaborar do que realmente colaborando. A ferramenta se torna um passivo, não um aprimoramento.

Aqui estão algumas maneiras de resolver esse problema:

  • Reserve um dia inteiro para aprender a nova plataforma como uma equipe e duas semanas para usá-la exclusivamente. Peguei emprestada essa técnica do meu amigo que chefia uma equipe de marketing da Expedia. Ele implementou com sucesso vários novos sistemas e ferramentas de software, com um tutorial para toda a equipe e uso focado por duas semanas. Geralmente, a equipe pode usar a ferramenta para a finalidade a que se destina dentro desse prazo.
  • Escolha as ferramentas mais simples disponíveis. Muitos de nós adotamos o e-mail como uma ferramenta de colaboração de fato. É tão simples! Quem precisa de algum software de colaboração sofisticado quando você pode compor, digitar, enviar e expandir? Embora o email seja não uma ferramenta robusta de colaboração em equipe, você pode pelo menos escolher algo sem uma grande curva de aprendizado.
  • Evite a tentação de criar uma estrutura complexa ou um conjunto de regras em torno da colaboração. Algumas das melhores colaborações acontecem naturalmente – nos corredores, ao redor do Keurig, ou caminhando juntos até a garagem. Quando você tenta encher essa experiência humana pesada de colaboração em caixas rigidamente controladas, você pode perder a magia, o acaso e a espontaneidade da coisa toda.

A maioria das equipes quer economizar tempo e melhorar a produtividade. Como a colaboração em equipe é uma parte crucial desse esforço, faz todo o sentido aprimorar a colaboração o máximo possível.

Ao fazer isso, procure estas armadilhas:

  • Colaboração sempre ativa, impedindo que os membros da equipe gastem tempo com outros trabalhos necessários.
  • Colaboração que nada mais é do que tempo de vínculo social.
  • Colaboração extremamente complicada ou estruturada.

Em resumo, a colaboração é tão boa quanto a tecnologia e as ferramentas que a suportam. Escolha sabiamente, colabore estrategicamente e você alcançará seus objetivos.

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