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Software para rastreamento de projetos – Clarizen

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Como os gerentes de projeto experientes sabem e os novos gerentes de projeto aprendem – às vezes de maneira bastante dolorosa -, desenvolver os planos mais abrangentes e cronogramas robustos é obviamente crucial, mas certamente não é a história completa. Depois que um projeto está em andamento, é vital avaliar continuamente o desempenho e a integridade do projeto. É aí que o software para acompanhamento de projetos pode fazer toda a diferença entre um projeto que é memorável por todos os motivos certos ou, infelizmente, por todos os motivos errados.

O que é o software de rastreamento de gerenciamento de projetos?

Essencialmente, o software de rastreamento de gerenciamento de projetos permite que os gerentes de projeto (e qualquer outro membro da equipe ou entidades relevantes e autorizados, como o PMO) monitorem o progresso relacionado à utilização do orçamento, progresso real vs. planejado, marcos atingidos / não atingidos, utilização de recursos e outros indicadores-chave de desempenho. Essa inteligência acionável é então usada para atingir quatro objetivos cruciais:

  1. Informe os membros da equipe sobre suas várias atribuições de tarefas.
  2. Otimize o plano do projeto para mantê-lo em andamento.
  3. Mantenha as partes interessadas atualizadas e gerencie as expectativas.
  4. Crie um arquivo de projeto rico para uso futuro.
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Informar os membros da equipe

O primeiro objetivo do software de rastreamento de projeto é manter os membros da equipe informados, para que eles saibam o que foi feito, o que está sendo feito agora e o que está programado para acontecer a seguir – e mais especificamente, quando (e às vezes onde) eles precisam estar para realizar as tarefas atribuídas.

Otimize o Plano do Projeto

O segundo objetivo do software de rastreamento de projeto é fornecer aos gerentes de projeto dados para comparar as estimativas com os reais e otimizar o plano do projeto de acordo.

Mantenha as partes interessadas atualizadas

O Project Management Institute (PMI) observa que “satisfazer as expectativas das partes interessadas” é uma das metas mais importantes de qualquer projeto. Como tal, o terceiro objetivo do software de rastreamento de projeto é manter as partes interessadas atualizadas, o que pode ajudar a identificar e resolver problemas, mal-entendidos e desacordos antes que se tornem problemas difíceis, caros e arriscados.

Crie um arquivo de projeto rico

Um dos resultados mais valiosos de um projeto é um documento de “lições aprendidas” (que pode ter nomes diferentes em várias organizações). Este documento é preparado no final de um projeto e captura o que deu certo e o que deu errado. Em seguida, é compartilhado com gerentes de projeto em toda a organização. O software de rastreamento de projetos gera os dados principais que tornam essa análise possível e válida.

Escolha do melhor software de rastreamento de projetos

O melhor software para rastreamento de projetos é aquele que verifica todas as seguintes caixas:

  • Integra todos os dados do projeto
  • Baseado em nuvem
  • Relatórios abrangentes
  • Modelos de relatório prontos para uso
  • Painéis personalizáveis
  • Várias opções de gráfico
  • Fácil de usar
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Integra todos os dados do projeto

Escolha uma solução que integre software de rastreamento de tempo de projeto e software de rastreamento de orçamento de projeto em uma plataforma única e centralizada. Isso garante que todos os dados estejam sincronizados e precisos.

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Baseado em nuvem

O software baseado em nuvem (ou seja, SaaS) para rastreamento de projeto permite que os membros da equipe enviem dados de rastreamento de tempo e outras informações relevantes do projeto de qualquer dispositivo ou local. Ele também mantém as partes interessadas externas no circuito, o que, conforme observado acima, é um requisito fundamental.

Relatórios Abrangentes

A geração de relatórios robustos está no centro do software para rastreamento de projetos. Procure uma solução que suporte dados dinâmicos de várias maneiras, o que torna mais fácil gerar insights em tempo real sobre o desempenho e os principais indicadores de desempenho.

Modelos prontos para uso

Para obter uma vantagem inicial na geração de relatórios, escolha um software para rastreamento de projetos que ofereça vários relatórios prontos para uso. Esses relatórios devem incluir (mas não se limitar a):

  • Todas as tarefas que excedem o orçamento
  • Utilização do orçamento vs. progresso
  • Projetos com estouros de custo
  • Rentabilidade do Projeto
  • Status do cronograma do projeto
  • Número de projetos por gerente de projeto
  • Todas as tarefas no projeto
  • Todas as tarefas começando em um determinado intervalo de tempo
  • Utilização do Projeto
  • Horas trabalhadas para cada recurso
  • Todos os projetos em risco
  • Todos os itens de trabalho com um recurso específico
  • Todos os casos a serem resolvidos em um projeto
  • Disponibilidade de recursos
  • Carga de recursos
  • Sobrecarga de recursos
  • Subutilização de recursos
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Observe que esses são apenas alguns dos muitos relatórios que o software de rastreamento de projetos deve oferecer suporte pronto para uso.

Painéis personalizáveis

Os painéis consolidam relatórios em objetos e os exibem em vários formatos em uma única página. Os usuários finais devem ser capazes de ajustar seu painel individual com base em suas necessidades de informações específicas.

Várias opções de gráfico

Já foi dito que “uma imagem vale 1000 palavras”. Bem, às vezes um bom gráfico pode economizar horas para os gerentes de projeto explicando e convencendo. O melhor software para rastreamento de projetos apresenta várias opções de gráficos, como:

  • Gantt
  • Barra (empilhada e agrupada)
  • Barra horizontal (empilhada e agrupada)
  • Torta
  • Dispersão
  • Starburst (um gráfico de dispersão radial exclusivo)
  • Bolha
  • Medidor
  • Linha
  • Misturado

Além disso, os gerentes de projeto e outras partes interessadas internas / externas devem ser capazes de detalhar os gráficos, a fim de obter uma visão mais próxima e clara de informações específicas.

Fácil de usar

Por último – mas não menos importante – o melhor software de rastreamento de projeto é intuitivo e fácil de usar tanto para administradores quanto para usuários finais. Essa importância desse aspecto não pode ser subestimada. Francamente, não importa o quão rica em recursos e abrangente uma solução possa ser se não for adotada e utilizada.

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O resultado final em software para acompanhamento de projetos

O software de rastreamento de projeto permite que os gerentes de projeto monitorem de perto e com precisão o desempenho do projeto, para que possam informar os membros da equipe, otimizar o plano do projeto, manter as partes interessadas atualizadas e criar um arquivo de projeto rico. Tudo isso é vital, como mencionamos no início, pode fazer toda a diferença entre um projeto que é memorável por todos os motivos certos – ao invés dos errados!

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