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Sistema de gerenciamento de projetos: o básico

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O que é um Sistema de Gerenciamento de Projetos?

O termo “sistema de gerenciamento de projetos” é amplamente usado para descrever duas peças principais do quebra-cabeça geral do gerenciamento de projetos. A primeira parte é essencialmente uma abordagem para realizar o trabalho. A segunda parte refere-se a várias ferramentas e tecnologias que ajudam a impulsionar essa abordagem. Neste artigo, exploraremos os dois aspectos que se combinam para criar uma definição de sistema de gerenciamento de projetos fundamental e sólida.

Sistema de gerenciamento de projetos como uma abordagem

Em termos de abordagem para realizar o trabalho, um sistema de gerenciamento de projetos se refere à integração de sete subsistemas integrados que estabelecem e apóiam o gerenciamento de projetos em toda a organização. Esses subsistemas incluem: estrutura da equipe do projeto; planejamento do projeto; controle de projeto; relatórios de projeto; metodologias e técnicas; engajamento do trabalhador; e ferramentas e tecnologias. Cada um desses respectivos subsistemas é brevemente descrito a seguir.

Subsistema de Estrutura da Equipe do Projeto

O subsistema de estrutura da equipe do projeto governa como as equipes do projeto são organizadas em hierarquias. Geralmente, existem quatro tipos de estruturas:

  • Funcional, em que os projetos são lançados e executados por gerentes de divisão que continuam a desempenhar suas respectivas funções funcionais.
  • Orientado a projetos, em que os gerentes de projeto se concentram exclusivamente em projetos (normalmente um grande projeto ou vários projetos menores).
  • Matrix, que é um equilíbrio entre funcional e orientado a projetos. A maioria das organizações usa essa estrutura.
  • O Composite, que oferece suporte a uma estrutura funcional distinta e a uma estrutura orientada a projetos distinta, e ambas as estruturas se reportam a um executivo central. Essa estrutura não é comum, mas pode ser encontrada em algumas organizações que possuem uma presença nacional e regional (por exemplo, agências governamentais).
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Subsistema de planejamento de projeto

O subsistema de planejamento do projeto governa todos os aspectos do planejamento do projeto em todo o portfólio. Isso inclui a seleção de projetos, identificação de objetivos de negócios, alocação de recursos e desenvolvimento de estratégias de como os objetivos de negócios serão alcançados.

Subsistema de Controle de Projeto

O subsistema de controle de projeto governa todos os processos, protocolos e procedimentos necessários para controlar projetos em cada estágio do ciclo de vida. Também se concentra em estabelecer os padrões de desempenho pelos quais cronogramas, orçamentos e produtividade serão monitorados e medidos.

Subsistema de Relatórios do Projeto

O subsistema de relatório do projeto governa todos os canais informais (por exemplo, conversas e chats) e canais formais (por exemplo, reuniões e conferências) que se relacionam a como as equipes de projeto reúnem inteligência em uma base contínua e a usam para executar e controlar projetos.

Subsistema de Metodologias e Técnicas de Projeto

O subsistema de metodologias e técnicas de projeto rege a gama de abordagens que são usadas para gerenciar projetos. Os exemplos incluem: Método do Caminho Crítico (CPM), Gerenciamento de Projetos da Cadeia Crítica (CCPM), Técnica de Avaliação e Revisão do Programa (PERT), Cachoeira, Ágil, Scrum, Gerenciamento Integrado de Projetos (IPM), Métodos Sustentáveis ​​de integração de Projetos (PRiSM), Projetos IN Ambientes controlados (PRINCE2), e vários outros.

Subsistema de Engajamento do Trabalhador

O subsistema de engajamento do trabalhador rege as várias táticas, estratégias, programas e métodos para promover o engajamento e o moral em toda a força de trabalho. A pesquisa descobriu que empresas com altos níveis de engajamento do trabalhador relatam produtividade 22% maior em comparação com empresas com baixos níveis de engajamento do trabalhador.

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Subsistema de Ferramentas e Tecnologias de Projeto

O subsistema de ferramentas e tecnologias de projeto governa as soluções que são usadas para iniciar, planejar, executar, monitorar e fechar projetos e, essencialmente, conduzir todos os outros subsistemas discutidos acima. A maioria das organizações (e virtualmente todas as empresas maiores) estabelece e gerencia esse subsistema por meio de software de gerenciamento de projeto online, o que nos leva à outra peça do quebra-cabeça.

Sistema de gerenciamento de projetos como solução de software

No contexto de uma solução de software, um sistema de gerenciamento de projeto estabelece uma única fonte de verdade centralizada que integra as informações do projeto em toda a empresa. Em última análise, o melhor sistema de gerenciamento de projetos é baseado na nuvem, maximiza a produtividade, aumenta a visibilidadee impulsiona a adaptabilidade.

Maximizando a produtividade

Maximizar a produtividade significa reduzir custos de forma significativa e sustentável, permitindo que as equipes façam cada segundo de trabalho valer:

  • Automatizando tarefas tediosas e repetitivas, suportando várias preferências e estilos de trabalho.
  • Conectar equipes anteriores para alinhar comunicações e gerar colaboração.
  • Manter clientes, parceiros, fornecedores, vendedores e outras partes interessadas externas “informadas”.
  • Avaliar o sucesso do projeto rastreando métricas relevantes e indicadores-chave de desempenho.

Aumentando a Visibilidade

Aumentar a visibilidade significa estabelecer transparência sem esforço para permitir uma tomada de decisão rápida e precisa ao:

  • Centralizar o acesso a dados em tempo real em todos os recursos e fluxos de trabalho e para todos os tipos de trabalho e metodologias.
  • Dando às equipes acesso a todas as informações atualizadas de que precisam em tempo real.
  • Apoiar a saúde empresarial.
  • Apoie o planejamento de contingência.
  • Permitir que os tomadores de decisão (por exemplo, o PMO) tenham uma visão geral, para que possam alocar e otimizar recursos.
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Adaptabilidade de direção

Impulsionar a adaptabilidade significa ter a capacidade de girar devido a mudanças nas circunstâncias ou oportunidades, a fim de:

  • Maximize as oportunidades de receita.
  • Identifique as tendências dos mercados emergentes.
  • Alinhe / realinhe o trabalho com base na mudança de objetivos e prioridades de negócios.
  • Implemente novos processos e fluxos de trabalho com eficiência.
  • Forneça valor continuamente para atender às novas necessidades do mercado.

Outros recursos chave do sistema de gerenciamento de projetos online

Além disso, um sistema de gerenciamento de projeto de nuvem eficaz deve ter vários recursos que suportam:

  • Prontidão pronta para usar
  • Integração rápida e fácil
  • Personalização flexível em todos os níveis
  • Segurança robusta da informação (transferência de dados e dados em repouso)
  • Fácil de usar

Ele também deve oferecer suporte abrangente ao fornecedor, incluindo treinamento de usuário, recursos de aprendizagem sob demanda e serviços profissionais adicionais para acelerar o tempo para valorização e maximizar o ROI.

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A palavra final

É importante reiterar que, embora tenhamos examinado dois aspectos de um sistema de gerenciamento de projetos – um conjunto de subsistemas e um software de gerenciamento de projetos online – eles não são entidades distintas. Eles são integrados e influenciam uns aos outros.

Por esse motivo, é extremamente importante que as organizações escolham uma solução de software de gerenciamento de projetos de nível empresarial que atenda a todas as suas necessidades atuais e também tenha a capacidade de se adaptar aos seus negócios no futuro. Isso garantirá que o sistema de gerenciamento de projetos como um todo (composto de ambas as peças do quebra-cabeça) ajudará os projetos a chegar à linha de chegada no prazo, dentro do orçamento e após terem alcançado todos os objetivos de negócios necessários. E realmente, é disso que se trata o bom gerenciamento de projetos!

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