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Simplifique a colaboração da equipe para obter mais inovação

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Não há dúvida de que a colaboração permite que as equipes façam mais tarefas juntas. Mas é possível ter muita coisa boa?

Em sua palestra no TEDx, Lisa Bodell descreve o pensamento como “um ato ousado”, porque as empresas muitas vezes valorizam o pensamento. Esse esforço para “fazer” leva à sobrecarga de reuniões e e-mails e atrapalha o trabalho significativo.

Pesquisas apoiam ela: trabalhadores de muitas empresas dizem que reuniões, telefonemas e e-mails consomem 80% do tempo em uma semana típica. Isso deixa apenas um dia por semana para fazer um trabalho que realmente move a agulha!

Algo tem que mudar.

Lisa diz que o caminho para a inovação começa com a simplificação – e não poderíamos concordar mais. Na TeamGantt, fazer mais com menos é como começamos.

Quando os co-fundadores Nathan Gilmore e John Correlli criaram o TeamGantt, eles tinham apenas 4 horas por semana para realizar o trabalho. Eles descobriram que fazer progresso é muito mais fácil quando você mantém a colaboração simples.

Criar espaço para realizar o trabalho é um princípio essencial que ainda guia nossa equipe atualmente – e a única maneira de o TeamGantt crescer para atender milhares de clientes com uma equipe pequena e sem investimento. Falamos sobre por que é fundamental ajudar sua equipe a alcançar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Veja como colocá-lo em prática e também abrir espaço para inovação.

Corte o desperdício de reunião

As reuniões são o ponto principal do trabalho colaborativo. Você não pode morar com eles. Você não pode viver sem eles.

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Felizmente você posso reduza o desperdício e torne as reuniões mais eficazes para sua equipe. Marque algumas vitórias rápidas com essas dicas de reunião.

Planeje seu horário para a reunião

As reuniões têm uma maneira sorrateira de se acumular sem que ninguém perceba. Então, como você evita a fluência do calendário?

Michael Mankins recomenda criar um orçamento zero para o horário da reunião da sua equipe. Basicamente, você limita o número de horas disponíveis para reuniões a cada semana. Se uma nova reunião aparecer, outra terá que sair do cronograma.

Na TeamGantt, amamos as restrições de poder criativo que trazem para a mesa. Limitar o tempo de reunião não apenas incentiva nossa equipe a encontrar maneiras eficientes de trabalhar em conjunto. Também os capacita a dizer não ao encontro de cotão.

Reuniões improdutivas Nix

Só porque uma reunião parece importante não significa que realmente seja. Antes de realizar uma reunião no calendário, reserve um momento para considerar o valor que ela traz para a equipe.

  • A reunião moverá a agulha?
  • Vale a pena o tempo coletivo de todos?
  • Você consegue atingir os objetivos da reunião de maneira mais simples?

Essas perguntas não se aplicam apenas a novas reuniões. Desafie-se a avaliar as reuniões recorrentes pelo mesmo padrão para garantir que o status quo não esteja atrapalhando sua equipe desnecessariamente.

Preparar o cenário para a ação

Ninguém gosta de perder tempo em uma reunião que acaba no mesmo local em que começou. Portanto, abra o caminho para uma conversa acionável desde o início.

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  • Esclareça objetivos. Compartilhe as metas e a agenda da reunião antes que todos se reúnam à mesa, para que você não precise gastar um tempo valioso para os participantes ficarem atualizados sobre o motivo de estarem lá.
  • Limite de convites. Convide apenas pessoas que contribuirão ativamente para a conversa. As anotações da reunião farão o trabalho da FYI muito bem para todos os outros.
  • Cuidado com o tempo. Mantenha os objetivos e a agenda da reunião à mão durante a reunião para garantir que a discussão permaneça no prazo e nos trilhos.
  • Não deixe de mãos vazias. Faça questão de se afastar de todas as reuniões com algum tipo de ação ou decisão.
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Eficiência de recompensa

Se uma reunião é obrigatória, por que não motivar as pessoas a terminarem mais cedo? John Correlli, co-fundador da TeamGantt, mudou recentemente as reuniões quinzenais de planejamento de sprints de nossa equipe de desenvolvimento, de manhã para o final do dia.

“O toque legal que eu dou é que, quando terminamos o planejamento de sprint, terminamos o dia. Não precisamos voltar a trabalhar ”, explica John.

Ter essa recompensa incentivou sua equipe a limitar as conversas e tomar decisões mais rapidamente. “Conseguimos cobrir o mesmo terreno – mais duas semanas extras de trabalho para um novo membro da equipe – e ainda conseguimos fazer 30 minutos mais rápido”, diz John.

Otimize sua pilha de colaboração

Como uma equipe 100% remota, estamos sempre à procura de ferramentas de colaboração que nos ajudem a se comunicar com eficiência, sem nos distrair do trabalho em questão.

Aqui está o que está na nossa pilha e como a usamos:

TeamGantt

Alerta de spoiler! Na TeamGantt, canalizamos todos os nossos arquivos e discussões relacionados ao projeto através do TeamGantt – você adivinhou. Isso nos permite documentar conversas importantes e manter todos informados sobre as tarefas que são importantes para elas. Experimente o TeamGantt gratuitamente para ver como ele funciona para sua equipe.

Slack

O Slack é nosso objetivo para conversas rápidas na mesa de trabalho. Como equipe, temos a intenção de manter o bate-papo do Slack focado no trabalho produtivo, apesar de GIFs engraçados aparecerem ocasionalmente. (Somos apenas humanos!) As notificações de soneca são incentivadas se alguém precisar acalmar a conversa e se concentrar em um grande projeto.

Ferramentas criativas colaborativas

Se você já enviou um arquivo por e-mail para um grupo de partes interessadas para revisão e acabou com 5 conjuntos de comentários conflitantes para reconciliar, sabe como pode demorar muito tempo. É por isso que somos grandes fãs de ferramentas criativas colaborativas como InVision, Frame.io e Google Docs. Eles acabaram com a loucura do ciclo de aprovação, permitindo que nossa equipe colaborasse em design, vídeos e conteúdo em tempo real.

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Bate-papo por vídeo

Como nossa equipe está espalhada pelos EUA, organizamos reuniões de equipe remotamente por meio de bate-papo por vídeo. O Google Hangouts é o nosso principal objetivo, embora também usemos chamadas Slack e Zoom de tempos em tempos.

A seguir: maneiras fáceis de configurar sua equipe para o sucesso

Liberar o tempo de sua equipe pode abrir um mundo de possibilidades. Então, como você os posiciona para o sucesso? Descubra dicas práticas para ajudar sua equipe a alcançar todo o seu potencial.

Enquanto isso, continue o aprendizado e participe de uma de nossas aulas gratuitas. Estamos sempre adicionando novos tópicos à programação e gostaríamos de vê-lo lá!

Deseja ajudar sua equipe a trabalhar de maneira mais inteligente?

O TeamGantt facilita a eliminação de confusão, agiliza a comunicação e supera os prazos do projeto. Ainda melhor, você economizará tempo e energia na configuração do projeto para poder se concentrar no trabalho mais importante.

Claro, não confie apenas na nossa palavra. Inscreva-se para uma conta TeamGantt gratuita e veja por si mesmo!

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