Meus Projetos

Seu guia final de avaliação de projeto

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Não importa se você é um solopreneur que acabou de se aventurar no mundo dos negócios ou o proprietário de uma empresa multimilionária, você precisa acompanhar diligentemente como sua empresa gerencia projetos.

Avaliar como seus projetos alcançaram seus objetivos é parte integrante do planejamento de projeto bem-sucedido.

Com a ajuda da avaliação do projeto, você pode coletar e examinar informações sobre um projeto, suas várias subtarefas, bem como sobre os membros de sua equipe. Além disso, com todos os dados disponíveis, você pode esperar por projetos futuros.

Quais podem ser as consequências de uma avaliação deficiente do projeto?

De acordo com Saaslist, Gerenciamento de Projetos desafios como mau processo de avaliação de projeto custou às empresas US $ 109 milhões para cada US $ 1 bilhão investido em um projeto.

Quão?

  • Resultados de projeto ruins e indesejados.
  • Relações tensas com clientes e stakeholders.
  • Aumento das restrições orçamentárias.
  • Efeito negativo de longo prazo no crescimento da empresa.

Portanto, a avaliação do projeto é uma etapa crucial que nenhuma empresa pode se dar ao luxo de pular. Leia este blog para entender os diferentes tipos de avaliação, seus benefícios e como software de gerenciamento de projeto pode tornar seu trabalho muito mais fácil.

O que é avaliação de projetos?

Avaliação de projeto é o processo de avaliação de um projeto em andamento ou concluído por meio da coleta de dados em cada estágio do projeto. A avaliação do projeto é realizada para compreender o nível de progresso de um projeto: Está progredindo de acordo com as metas e objetivos planejados? Quantos objetivos foram alcançados? Quais são os desafios enfrentados pela equipe? Como está o desempenho de cada membro da equipe? E assim por diante.

Processo de ciclo de vida de avaliação de projeto

Fonte da imagem: CSNM

Existem vários critérios e técnicas de avaliação de projetos que nos ajudam na boa avaliação do projeto. Vamos aprender sobre eles na próxima seção.

Métodos de avaliação de projetos

A avaliação do projeto é realizada em diferentes estágios do ciclo de vida de um projeto, desde o início do projeto até a sua conclusão. Você pode usar ferramentas como pesquisas para ter uma compreensão completa do andamento do projeto.

1. Avaliação do projeto durante o início do projeto

A avaliação pré-projeto acontece antes de você começar a trabalhar no projeto; ou seja, esta constitui a parte de planejamento do seu projeto. Neste estágio, você faz um brainstorming e apresenta os principais requisitos do seu projeto em colaboração com seus clientes e clientes. Após esta etapa, você terá uma compreensão clara do roteiro do projeto.

2. Avaliação da fase preliminar

Aqui, você avalia seu projeto depois que os membros de sua equipe trabalharam no primeiro rascunho do projeto. O estágio inicial de qualquer projeto é um estágio com uma estrutura e informações básicas. Com a avaliação do projeto neste estágio, você fornece feedback e contribuições valiosos para ajustar ainda mais o projeto – a avaliação em profundidade do primeiro estágio tem mais chance de ter uma entrega de projeto livre de erros.

3. Avaliação do projeto durante o andamento do projeto

É necessário realizar o processo de avaliação do projeto durante todas as etapas do andamento do projeto. Por exemplo, após avaliar o projeto no primeiro estágio, você precisa monitorar de perto se as mudanças foram feitas. Além disso, é necessário sugerir as expectativas nas etapas avançadas do projeto. Por exemplo, se você deu luz verde à sua equipe na fase de design do projeto, você precisa fornecer entradas a serem implementadas na fase de codificação e teste do projeto.

4. Avaliação pós-projeto

Depois que sua equipe tiver concluído todas as etapas do projeto, é hora de fazer uma avaliação completa do projeto. Ao conduzir uma reunião de equipe, você pode aprender diretamente os pontos fortes e fracos de sua equipe e criar uma estratégia futura para combater as deficiências.

Algumas técnicas de avaliação e revisão do projeto:

  • Avaliação por meio de pesquisas
  • Avaliação de entrevista
  • Avaliação do Grupo de Foco
  • Avaliação de Projeto em Grupo

Consulte Mais informação: Um guia passo a passo para o planejamento do projeto

Estatísticas de avaliação do projeto

Fonte da imagem: Kahootz

Com uma compreensão clara do plano de avaliação de gerenciamento de projetos, vamos mergulhar nos benefícios da avaliação de projetos.

Benefícios da avaliação de projetos

A avaliação de projetos é uma parte inevitável de qualquer processo de gerenciamento de projetos. Os benefícios da avaliação de projetos variam de orçamento otimizado e utilização de mão de obra a níveis aprimorados de satisfação das partes interessadas.

1. Melhor compreensão da utilização do orçamento

A Avaliação de Projetos oferece uma análise em primeira mão da utilização de recursos do seu projeto. Inicialmente, você pode ter planejado e alocado um orçamento específico para seu projeto. Mas, uma vez que está completo e assume uma forma definitiva, você observa que houve subutilização ou superutilização do orçamento. A análise de cada estágio ajuda você a controlar o custo real do seu projeto: Qual estágio é caro? Qual estágio pode ser gerenciado com um orçamento mínimo e assim por diante.

Fonte da imagem: planilha inteligente

2. Compreender os pontos fortes e fracos dos membros da equipe

Ao passar pelas diferentes fases da avaliação do projeto, você entende o potencial de cada membro da equipe. Por exemplo, alguns membros da equipe podem ter boas habilidades lógicas e podem ser mais aptos a trabalhar na área de codificação, enquanto outros possuem boas habilidades criativas, eles são mais adequados para o estágio de design do projeto.

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Otimize a mão de obra

Com base na compreensão do potencial de cada membro, a avaliação do projeto ajuda a alocar o trabalho certo para a pessoa certa. Com essa otimização de mão de obra, você pode evitar redundâncias e estouros de custo em seu projeto, tornando-o útil.

Oportunidade de identificar requisitos adicionais de treinamento

Ao avaliar os pontos fortes e fracos dos membros da sua equipe, você pode cuidar das necessidades de treinamento deles. Isso os torna mais eficientes e melhora sua capacidade de entrega. Por exemplo, suponha que o membro de sua equipe enfrente pequenos desafios ao codificar em uma linguagem de software específica. Nesse caso, você pode organizar um workshop de 2 a 3 dias ou um curso de treinamento online para aprimorar suas habilidades de codificação.

Entenda os reais requisitos de seus clientes

Ao avaliar seus projetos de perto durante todos os estágios, você tende a se concentrar nos pequenos requisitos do cliente. Às vezes, pequenos requisitos, se ignorados, podem causar mudanças desastrosas no resultado do projeto. Isso poderia levar a despesas gerais de custo do projeto.

Melhorar o relacionamento com as partes interessadas

A avaliação do projeto dá a você a chance de colaborar e se comunicar com todas as partes interessadas. Quanto mais aberto você estiver sobre o andamento do projeto, maior será a possibilidade de construir confiança e credibilidade. Mantenha as partes interessadas informadas sobre os detalhes da avaliação do projeto em cada estágio.

Com um entendimento completo dos benefícios da avaliação do projeto, vamos decodificar o processo de avaliação do projeto passo a passo.

Processo de avaliação do projeto: um guia passo a passo

A avaliação do projeto consiste em uma série de etapas interconectadas e interdependentes para entender a eficácia de um projeto. Vamos entender um por um.

Planejamento

A primeira etapa da avaliação do projeto envolve o planejamento detalhado das questões a serem feitas a todas as partes interessadas envolvidas. Desde os membros da equipe até os clientes, leve sua opinião sobre a experiência do projeto. Quando você pega entradas usando diferentes pontos de vista, obtém uma imagem completa de todos os detalhes do projeto. Cada um tem uma perspectiva e um objetivo diferentes, levando a várias abordagens para a conclusão do projeto.

Mantenha uma lista de verificação de entrevistas e perguntas da pesquisa. Além disso, conduza discussões em grupo para identificar os problemas e desafios comuns durante o curso do projeto.

Processo de planejamento de avaliação de projeto

Fonte da imagem: Avenew Indonésia

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Análise de Resultado

O resultado é o resultado imediato da implementação do projeto. É medido usando métricas como a facilidade de conclusão do projeto, o aprimoramento das habilidades dos membros envolvidos, o tempo gasto para concluir o projeto, etc. Esses resultados dão a você uma compreensão de como pequenas metas e objetivos foram alcançados: é eficiente, ou isso levou a estouros de tempo e custos?

Análise de impacto

A análise de impacto leva em consideração o impacto de longo prazo do projeto nas perspectivas de negócios. Por exemplo, até que ponto o projeto contribui para o crescimento geral da empresa, maior retenção de clientes, aquisição de novos clientes e assim por diante? Ao fazer uma análise de impacto nos negócios, você está planejando com uma visão focada nas perspectivas da empresa.

Análise de impacto comercial

Fonte da imagem: Folha inteligente

avaliação comparativa

Com a análise de resultados e impacto em seu gatinho, é hora de observar a média de referência aceita pelo seu setor. Analise o processo de avaliação de projetos em diferentes empresas, principalmente seus concorrentes. Veja como você se sai em relação a eles. Entenda suas áreas vitais, aproveite-os para aplicar as mesmas ideias ao seu negócio. É essencial aprender com seus colegas de sucesso para crescer mais no futuro.

Estratégia corretiva do curso

Depois de identificar as áreas fortes e fracas de seu projeto, é hora de formular uma estratégia corretiva de curso. Priorize os pontos fracos e solucione-os usando várias técnicas. Por exemplo, se uma crise de mão de obra impactou significativamente o processo de execução do projeto, vá em frente com a contratação de mão de obra extra. Tanto pode vir de dentro como de fora da organização.

Agora que você está ciente do processo de avaliação do projeto principal, é hora de usar uma ferramenta de gerenciamento de projeto simples como o software de gerenciamento de projeto ProProfs para planejar e avaliar seus projetos.

Software de gerenciamento de projetos ProProfs e avaliação de projetos

O software de gerenciamento de projetos ProProfs vem com um painel visual fácil de usar para planejar seus projetos. Você pode planejar as tarefas e alocá-las aos membros da equipe usando um calendário compartilhado. Além disso, você pode acompanhar o andamento do projeto usando a análise do gráfico de Gantt.

Consulte Mais informação: Como usar gráficos de Gantt para planejamento de projetos.

A comunicação e a colaboração entre as equipes são necessárias para o sucesso do seu projeto. O software de gerenciamento de projetos ProProfs proporciona uma colaboração fácil e sem complicações entre a equipe usando a opção de comentários de tarefas. Você pode acabar com as longas conversas por e-mail com várias pessoas.

Todo projeto precisa ter uma data de início e de término claras para sua implementação tranquila. O software ProProfs Project Management permite que você atribua uma data de início e de término para o seu projeto. Além disso, há um recurso para dividir seu projeto em tarefas e subtarefas para monitorar e implementar o projeto.

Assistir: Como escolher o software de gerenciamento de projetos

Aproveite o poder da avaliação de projetos

A avaliação de projetos é uma parte indispensável do processo de gerenciamento de projetos. Ele precisa ser executado em cada estágio do andamento do projeto. Quanto mais minuciosamente você avaliar um projeto, melhores serão as chances de entender os requisitos do projeto e reduzir as chances de erros.

Além disso, a avaliação do projeto em cada estágio do projeto reduz as chances de aumento do escopo do projeto. Certifique-se de conduzir uma avaliação do projeto durante os estágios pré, contínuo e pós de um projeto para entender os erros e requisitos. Finalmente, crie uma estratégia corretiva de curso após cada projeto para criar um benchmark do projeto para o futuro.

FAQs


P. Por que a avaliação do projeto é importante?

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A avaliação de projetos é a análise das diferentes fases do planejamento e implementação do projeto.

P. Quais são as informações de um plano de avaliação de projeto?

O plano de avaliação do projeto examina os resultados e impactos para criar uma referência e um plano de ação corretiva de curso robusto para o seu negócio.

P. Em geral, qual é o propósito de uma avaliação de projeto?

A avaliação do projeto é o meio de analisar a eficácia do projeto: o projeto atingiu os seus objetivos? Quais são os impactos de curto e longo prazo do projeto?

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