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Processo e fases de gerenciamento de projetos e como implementá-lo

Project Management Process and Phases
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Processo de Gerenciamento de Projetos e Fases

Gerenciamento de projetos é a arte de coordenar recursos e direcionar grupos de trabalho para executar componentes de trabalho, para que cada grupo entregue componentes que possam ser vinculados a uma entrega saudável (escopo de trabalho contratado) dentro do cronograma e do orçamento.

Instituto de Gerenciamento de Projetos

Em termos simples, o processo de Gerenciamento de Projetos é a arte de gerenciar todos os componentes de um projeto, do início ao encerramento, usando uma metodologia científica estruturada. De acordo com o guia do PMBOK, considerado a Bíblia para os gerentes de projeto, o gerenciamento de projetos é feito cientificamente, gerenciando os documentos do projeto por meio de 49 processos agrupados em cinco fases do projeto.

Vamos aprender sobre todo o processo enquanto discutimos 5 etapas de gerenciamento de projeto de um ciclo de vida do projeto.

1. Iniciando

A iniciação é a primeira fase do gerenciamento de projetos, e trata-se de medir o valor, os benefícios e a viabilidade do projeto. As principais ferramentas usadas na iniciação são o documento de caso de negócios e o plano de gerenciamento de benefícios.

O business case fornece uma imagem de alto nível sobre o que é o projeto e por que precisamos dele.

O plano de gerenciamento de benefícios fala sobre como e quando os benefícios do projeto podem ser colhidos.

Esses dois documentos são criados e analisados ​​pelo patrocinador e pelo gerente do projeto, juntamente com outras partes interessadas para decidir se o projeto é necessário ou não.

Os processos nesta fase são:

  1. Desenvolver o termo de abertura do projeto
  2. Identifique as partes interessadas

Se o projeto for viável, será criado um novo documento denominado termo de abertura do projeto, que incluirá todas as informações do caso de negócios e o plano de gerenciamento de benefícios. O termo de abertura do projeto serve como uma aprovação para o projeto e autoriza o uso de recursos corporativos para o projeto.

As partes interessadas também são identificadas nesta fase. A maior parte desse processo ocorre sem a equipe do projeto, ou seja, apenas o patrocinador, o gerente do projeto e poucas partes interessadas se envolvem.

2. Planejamento

Fase de planejamento

Depois que o projeto for aprovado na fase de iniciação, a próxima coisa a fazer é o planejamento. Os gerentes de projeto se reúnem com a equipe para planejar o nível de detalhe apropriado. Um gerente de projeto faz a maior parte de seu trabalho em planejamento e, dos 49 processos descritos no guia PMBOK, 24 processos estão em planejamento.

Esse processo faz o planejamento de diferentes partes e componentes do projeto, reunindo todos eles de forma iterativa planejando o projeto. O planejamento inclui a criação de estratégias para gerenciar, escopo, cronograma, custo, qualidade, recursos, riscos, comunicações, compras e também fazer um plano para o engajamento das partes interessadas.

O planejamento do projeto se concentra no desenvolvimento de um roteiro que a equipe deve seguir estabelecendo objetivos e marcos. Os objetivos do projeto devem ser:

  • INTELIGENTE. (específico, mensurável, atingível, realista, oportuno)
  • CLARO. (colaborativo, limitado, emocional, apreciável, refinável).

O seu plano de projeto deve incluir estes:

  • Escopo: No início, um total escopo do projeto plano de gerenciamento é criado. Em seguida, é usado para coletar requisitos dos clientes e definir o escopo. O escopo é dividido em produtos menores, chamados pacotes de trabalho, e eles são alinhados em uma hierarquia chamada TrabalhoDemolirEstrutura (EAP).
  • Cronograma: Depois de definir o escopo e decompô-lo em pacotes de trabalho, as atividades são definidas para cada pacote de trabalho. As atividades são sequenciadas e a duração necessária para cada atividade é estimada. Depois disso, é desenvolvido um cronograma completo para o projeto.
  • Custo: É feita uma estratégia de gerenciamento de custos, após a qual o custo de cada pacote de trabalho é estimado. As estimativas são resumidas e algumas reservas são adicionadas a ele para criar o orçamento do projeto.
  • Qualidade: É elaborada uma estratégia para gerenciar a qualidade, que precisa ser seguida durante a execução do projeto.
  • Recurso: É feita uma estratégia geral de gerenciamento de recursos. Os recursos físicos e humanos são estimados para cada atividade definida para os pacotes de trabalho.
  • Comunicações: De acordo com o instituto de gerenciamento de projetos, um gerente de projetos gasta 90% de seu tempo produtivo se comunicando. Então, aqui, é criado um plano de como as comunicações devem ser enviadas.
  • Risco: Isso é parte integrante do planejamento. Os riscos são identificados depois de criar uma estratégia de gerenciamento de riscos. Os riscos são então avaliados e priorizados em relação um ao outro. Nem todos os riscos justificam uma resposta. Pode haver riscos que podem não afetar muito o projeto e esses riscos são ignorados. Após a avaliação de risco relativo (também conhecida como avaliação qualitativa de risco), os riscos podem ser avaliados com base nos valores reais de custo ou impacto. O filtro de segundo nível não é um processo obrigatório e pode ser ignorado a critério do gerente de projeto. Depois que os riscos são priorizados, os planos de resposta para cada risco são identificados e documentados.
  • Compras: A maioria dos projetos envolve a compra de materiais ou serviços de fora. O planejamento de compras envolve a análise de fazer ou comprar para decidir se deve adquirir ou fazer internamente. Além disso, o tipo de contrato, os termos e condições, as penalidades por violação também são planejadas, discutidas e finalizadas.
  • Engajamento das partes interessadas: Qualquer pessoa que tenha interesse ou influência no projeto pode ser chamada de parte interessada. Mas nem todas as partes interessadas precisam se envolver igualmente. Por exemplo, uma parte interessada com alta potência e uma forte influência no projeto deve ser gerenciada com cuidado. Pode haver partes interessadas negativas que não são a favor do projeto e precisam ser gerenciadas adequadamente.

Etapas que você precisa executar durante o planejamento do projeto:

  1. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
  2. Planejar o gerenciamento do escopo
  3. Coletar Requisitos
  4. Definir escopo
  5. Criar EAP
  6. Planejar o gerenciamento do cronograma
  7. Planejar gerenciamento de custos
  8. Planejar o gerenciamento da qualidade
  9. Planejar o gerenciamento de recursos
  10. Planejar o gerenciamento de comunicações
  11. Planejar o gerenciamento de riscos
  12. Executar análise qualitativa de riscos
  13. Executar análise quantitativa de riscos
  14. Planejar o gerenciamento de compras
  15. Planejar o envolvimento das partes interessadas

3. Executando

A execução é um componente importante do processo de gerenciamento de projetos.W. isto trata-se de fazer o trabalho do projeto e construir os resultados para o cliente. Um projeto permanece a maior parte do tempo nessa fase.

A execução extrai informações da fase de planejamento, o que significa que a equipe do projeto usa os documentos e planos criados na fase de planejamento para executar as tarefas.

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O gerente de projeto instrui a equipe a executar o trabalho, que foi planejado durante a fase de planejamento, usando suas habilidades de influência e motivação. A equipe também se concentra na coleta, documentação e gerenciamento do conhecimento do projeto em vários documentos.

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A verificação de qualidade também é feita durante a execução para garantir que o trabalho esteja em pé de igualdade com os padrões de qualidade. Como parte da execução, o gerente de projetos adquire recursos físicos e humanos e cria e sincroniza equipes de alto desempenho com os recursos humanos adquiridos.

O gerente de projeto também analisa o desempenho de indivíduos e fornece o feedback necessário ou executa itens de ação para melhorar o desempenho. As comunicações e aquisições são realizadas conforme o plano nesta fase.

Os processos realizados na fase de execução são:

  1. Direcionar e gerenciar o trabalho do projeto
  2. Gerenciar conhecimento do projeto
  3. Gerenciar qualidade
  4. Recursos adquiridos
  5. Equipe de Desenvolvimento
  6. Gerenciar equipe
  7. Gerenciar comunicações
  8. Implementar respostas a riscos
  9. Realizar aquisições
  10. Gerenciar o envolvimento das partes interessadas

4. Monitoramento e controle

Monitoramento e controle

O monitoramento e o controle do trabalho do projeto lidam com o rastreamento, a revisão e a regulação de como o projeto está progredindo, a fim de atender aos objetivos de qualidade e desempenho. Essa fase geralmente se sobrepõe à fase de execução, pois elas devem ser executadas sucessivamente. Em poucas palavras, esta fase consiste em comparar o desempenho real com o desempenho planejado do projeto para identificar variações.

No caso de variações, a causa da variação é analisada e as ações corretivas ou preventivas são tomadas. À medida que as equipes executam as tarefas do projeto, elas devem monitorar seu próprio progresso e executar etapas de melhoria.

O gerente de projeto deve manter uma vigilância estrita restrições triplas (escopo, cronograma e custo) para manter o projeto avançando sem problemas. Os dados de medição de desempenho enviados às partes interessadas provêm desta fase.

Os principais processos desta fase são:

  1. Monitorar e controlar o trabalho do projeto
  2. Executar controle integrado de alterações
  3. Validar escopo
  4. Âmbito de controle
  5. Programação de controle
  6. Controlar custos
  7. Controle de Qualidade
  8. Recursos de controle
  9. Monitorar comunicações
  10. Monitorar riscos
  11. Controlar Compras
  12. Monitorar o envolvimento das partes interessadas

5. Fechamento

O gerente de projeto pode encerrar um projeto quando o entregas finais são apresentados ao cliente e o cliente os validou e assinou. As principais ações realizadas aqui são:

  • Obtendo a assinatura final do cliente
  • Finalizando e fechando contas de projeto
  • Comunicação sobre o fechamento do projeto às partes interessadas
  • Liberando o recurso para o pool compartilhado ou outros projetos

O gerente de projeto também realiza uma reunião de encerramento do projeto em que os membros da equipe e as partes interessadas participam e compartilham suas experiências.

Todas as lições aprendidas são capturadas e finalizadas em um documento e transferidas para o repositório de lições aprendidas da organização. Isso garante que erros semelhantes não sejam repetidos em projetos futuros.

Como implementar um processo de gerenciamento de projetos em sua organização

A implementação do processo de gerenciamento de projetos é extremamente importante para a execução perfeita do projeto, mas a pergunta que vem à mente é: ‘Como isso pode ser feito?’ Bem, aqui estão algumas etapas a seguir para implementar o processo de gerenciamento de projetos de maneira adequada:

  • Confira o tipo de projeto

Confira o tipo de seus projetos existentes realizando pesquisas, pois isso ajudará você a criar estratégias eficazes mais tarde. Meça quanto tempo levará para concluir o projeto, analise se você tem prazos rígidos ou não, descubra o objetivo de cada projeto e assim por diante.

Depois de obter clareza sobre o tipo de projeto, você poderá implementar o processo de MP da maneira mais adequada.

  • Concentre-se em todos os detalhes do projeto

Depois de analisar o tipo do seu projeto, é hora de focar nos detalhes que são importantes para o sucesso. A análise detalhada dos detalhes do projeto o guiará sobre como prosseguir para alcançar os resultados desejados.

Converse com os membros da equipe do projeto sobre quais ferramentas eles desejam durante o processo de desenvolvimento.

  • Identifique áreas de melhoria

Durante o processo de desenvolvimento do projeto, você deixa muitas pontas soltas. Bem, isso é difícil de aceitar, mas essa é a realidade. Geralmente, os gerentes de projeto inexperientes pensam que estão seguindo perfeitamente em cada fase do projeto, mas esquecem que sempre houve espaço para melhorias.

Em vez de lidar com conseqüências irritantes nos estágios posteriores, identifique áreas de melhoria e tome as medidas necessárias para garantir um caminho tranqüilo para sua equipe de projeto. Você pode convidar sua equipe para obter feedback sobre a implementação adequada do processo de gerenciamento de projetos.

  • Executar o processo PM com modelos e ferramentas

Se você executou as três etapas acima mencionadas corretamente, está bem próximo da execução perfeita do processo de gerenciamento de projetos.

Tudo que você precisa fazer é colocar os modelos de projeto em prática e garantir que todas as ferramentas necessárias estejam à sua disposição, pois isso ajudará você a executar todos os projetos com perfeição.

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Conclusão

O gerenciamento de projetos parece simples para o mundo exterior, mas apenas um gerente de projetos entende os meandros delicados de obter um projeto com êxito. De acordo com os padrões do Project Management Institute, um projeto é dividido em cinco fases, e cada fase possui vários processos para realizar as tarefas nessa fase. Esperamos que este artigo tenha detalhado como o gerenciamento de projetos é feito metodicamente usando fases e processos.


Perguntas frequentes:

P. Como você planeja um projeto do início ao fim?

Para a conclusão de qualquer projeto, você deve anotar quais fatores são importantes para cuidar durante o ciclo de vida do projeto. A melhor maneira de fazer o planejamento do projeto é solicitar sugestões dos executivos do projeto, pois eles trabalharão nas atividades do projeto. Portanto, eles podem oferecer insights melhores.

P. Qual é a diferença entre o ciclo de vida do projeto e a fase do projeto?

Ciclo de vida do projeto significa trabalhar em um projeto até que seja concluído, enquanto a fase do projeto é apenas parte do ciclo de vida, como iniciação, planejamento, execução, gerenciamento e fechamento.

P. Quais são as características das fases do projeto?

As quatro principais fases consideradas como características das fases do projeto são:

  • Iniciação
  • Planejamento
  • Execução
  • Encerramento do projeto

P. Quantos processos existem no gerenciamento de projetos?

Existem 7 processos no gerenciamento de projetos:

  • Gerenciamento de fases
  • Planejamento
  • Ao controle
  • Gerenciamento de equipe
  • Comunicação
  • Compras
  • Integração

P. Qual é o processo do projeto?

É auto-explicativo. Um processo que é seguido para concluir determinadas atividades de trabalho relacionadas ao projeto, durante o ciclo de vida do projeto, é chamado de processo do projeto. Os componentes do processo do projeto incluem:

  • Início do projeto
  • Preparação do projeto
  • Planejamento do projeto
  • Implementação de projeto
  • Conclusão do projeto
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