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Práticas recomendadas para usar o Clarizen Vá para gerenciar equipes de TI remotas

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Nas últimas semanas, organizações de todas as formas e tamanhos foram forçadas a fazer a transição parcial ou total de suas operações comerciais para serem conduzidas remotamente. Para a maioria das empresas, essa foi uma transição drástica que teve que ser feita de maneira rápida e eficiente, e o desafio de executar essa transição geralmente caiu sobre os ombros da equipe de TI de cada organização. Aqui, compartilharemos um exemplo de como uma equipe de TI conseguiu fazer a transição não apenas das operações de seu próprio departamento para gerenciar o trabalho remotamente, mas também das operações de toda a organização.

Desempenho sob pressão

Quando chegou o anúncio de que a empresa fecharia temporariamente todos os escritórios em todo o mundo e migraria sua força de trabalho para trabalhar em casa, a equipe de TI imediatamente abriu um espaço de trabalho dedicado no Clarizen Go. Eles queriam coordenar a miríade de tarefas e projetos associados a esta “Iniciativa de Trabalho Remoto” em um só lugar. Isso não apenas organizaria melhor a equipe, como também ajudaria em retrospectiva, pois a liderança avaliou o impacto da pandemia de COVID-19 nos negócios.

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A “Iniciativa de Trabalho Remoto” foi projetada para automatizar as solicitações de entrada relacionadas à migração de operações de várias fontes, como ServiceNow, MS Teams, email e muito mais. Esse processo de backlog de tarefas também ajudou a otimizar a atribuição de cada solicitação a membros específicos da distribuição da equipe de TI, de forma adequada e uniforme, conforme necessário. Dessa forma, cada tarefa pode ser monitorada e concluída com mais eficiência.

O gerente de TI pode revisar rapidamente cada nova solicitação, adicionar informações importantes como datas de vencimento, classificações e classificações de importância e, por fim, atribuir a tarefa ao membro da equipe de TI apropriado para conclusão. A empresa teve apenas 1 semana para ter toda a sua força de trabalho pronta para operações remotas. Eles conseguiram cumprir esse prazo, tendo uma clara visibilidade do status das solicitações e onde se posicionavam contra os principais marcos e um prazo apertado. Fazendo ajustes nos recursos para acomodar cada solicitação.

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Sem descanso para os cansados

A equipe de TI não apenas foi responsável por permitir uma transição suave para toda a base de funcionários da organização, mas também permaneceu responsável por todos os projetos existentes que eles tinham em processo, escalações de nível 2 e outro trabalho diário diário essencial para os negócios .

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Antes de usarem o Clarizen Go como sua plataforma de comando central, a equipe de TI gerenciava suas escaladas de Nível 2 em reuniões presenciais e em um quadro branco no escritório. Esses métodos se baseavam no fato de que os negócios seriam conduzidos em um escritório central e, portanto, eram indisponíveis para eles enquanto trabalhavam remotamente. Portanto, a equipe de TI usou a integração do Clarizen Go Zoom para colaborar em tempo real em escalações de alta prioridade, capturar todas as gravações de reuniões do Zoom e associá-las à tarefa apropriada no Clarizen Go.

Como uma empresa emergente de tecnologia de comércio eletrônico, a equipe de TI também desempenha um papel importante na manutenção diária do site da empresa. É necessária uma colaboração entre departamentos pesada e constante para garantir que o site funcione em níveis ideais 24/7/365. Como seus colegas de outras equipes continuaram a operar de forma independente em outros ambientes isolados, a equipe de TI conseguiu centralizar os principais blocos de trabalho no Clarizen. Entre todas as equipes para preparar a lista de pendências, planejar sprints e garantir que o trabalho mais crítico fosse concluído durante cada sprint .

Embora essas táticas e processos tenham sido implementados por uma TI em uma empresa de tecnologia, também são oportunidades de aprendizado para outros departamentos e indústrias. Ao analisar os exemplos individuais acima como um todo, ele mostra como uma equipe ágil e preparada pode ser bem-sucedida diante de desafios imprevistos, enquanto cumpre seus compromissos diários.

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Depois que todos voltarmos ao funcionamento normal dos negócios e as portas da sede se abrirem novamente. Certifique-se de encontrar e agradecer aos representantes de TI pelo trabalho árduo na configuração da organização para uma transição bem-sucedida para o trabalho remoto, mantendo-se atualizado com as próprias tarefas.

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