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Práticas recomendadas no uso do Clarizen para equipes de marketing remoto

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Muitos departamentos de marketing e grupos funcionais menores estão no processo de otimizar seus processos para o trabalho remoto. Eles estão em um modo introspectivo, avaliando como eles podem continuar sendo produtivos e permanecer conectados sem um escritório central, salas de conferência ou sala de descanso. A transição para uma força de trabalho mais remota não é um conceito novo, tem sido uma tendência em certos setores e departamentos há anos, mas o COVID-19 certamente acelerou essa tendência.

Assim como qualquer iniciativa de gerenciamento de mudanças, não há uma “data final” específica para esse tipo de exercício. Em vez disso, é uma jornada que inclui uma variedade de abordagens. Experimentar novas tecnologias, aprender novos hábitos de trabalho ou experimentar novas estratégias. Assim como os indivíduos crescem através do aprendizado, o mesmo acontece com empresas e equipes de pessoas.

O Clarizen Go é um sistema baseado em nuvem e, portanto, é adequado para equipes globalmente dispersas e forças de trabalho totalmente remotas. No entanto, existem algumas coisas que as equipes de marketing que você pode fazer com o Clarizen Go se configuram para obter maior produtividade e conectividade durante esse período.

Estabeleça uma nova fundação

O melhor primeiro passo nesse caso é o inverso. Pode parecer óbvio, mas dê um passo atrás e verifique se toda a sua equipe tem acesso ao sistema. Você pode até convidar “Convidados” para sua instância do Clarizen Go. Podem ser outros participantes do projeto fora da equipe de Marketing ou contratados que ajudarão no trabalho.

Considere a possibilidade de configurar seus espaços de trabalho do Clarizen em várias placas, com base no grupo funcional que concluirá as tarefas associadas. No exemplo de vídeo acima, duas equipes estão trabalhando em um boletim de notícias. O espaço de trabalho do boletim informativo é dividido em dois painéis, um para “Conteúdo” e outro para “Produção”. Dividir as placas dessa maneira significa que cada equipe funcional pode se concentrar e acompanhar apenas as tarefas às quais estão designadas. No entanto, mantendo os dois quadros no mesmo espaço de trabalho, os líderes ainda podem ver a agregação de tarefas para todo o projeto.

Aproveite todas as funcionalidades

Os rótulos no Clarizen Go são uma ótima maneira de marcar diferentes tarefas por fluxo de trabalho. Uma equipe de marketing pode marcar suas tarefas com rótulos como Social, Criativo, Eventos e Digital. Pense neles como arquivadores de relatórios, para que os Diretores de cada área possam ver facilmente uma lista de todas as tarefas atribuídas às suas equipes em todos os projetos e, portanto, ver o desempenho de suas equipes.

Precisa acompanhar vários prazos críticos? Sem problemas! Você pode usar o recurso Milestones para identificar facilmente quais tarefas correm o risco de atrasar seu prazo. No exemplo do boletim informativo, existem marcos definidos para a criação do layout, o primeiro rascunho pronto para revisão, aprovação da cópia final e publicação. Todas as tarefas no espaço de trabalho do boletim informativo, nos painéis Conteúdo e publicação, são atribuídas a 1 desses 3 marcos. Aproveitando os marcos, o líder do projeto permanece informado sobre o status do projeto e identifica quais tarefas precisam de mais atenção para cumprir os prazos.

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As listas de verificação de tarefas são uma maneira importante e útil de atribuir subtarefas específicas a indivíduos. Cada Newsletter precisa de um layout, por exemplo, para que haja uma tarefa principal no Content Board para “Design de layout”. Dentro dessa tarefa principal, há uma lista de verificação de subtarefas que precisam ser executadas antes que possamos considerar a tarefa principal do Design de Layout como concluída. Ao marcar um indivíduo para cada subtarefa, as pessoas certas são notificadas sempre que a tarefa principal é alterada, e os membros da equipe podem visualizar todas as tarefas e subtarefas pelas quais são responsáveis ​​em vários projetos e priorizar o trabalho diário em conformidade.

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As forças de trabalho remotas e dispersas globalmente não têm o luxo de trabalhar na mesma sala que seus colegas. Eles não podem simplesmente aparecer na mesa dos membros da equipe ou no escritório do chefe para fazer uma pergunta rápida. No entanto, o Clarizen Go fornece um feed de “Atividades” na exibição da tarefa, que permite que indivíduos designados para tarefas específicas colaborem em um plano de ação para cada tarefa separadamente, progredindo as tarefas até a conclusão.

O recurso Atividade também atua como um sistema de registro para todas as atualizações operacionais relacionadas à tarefa, não apenas capturando todas as mensagens enviadas, mas também quaisquer alterações feitas nos campos da tarefa, como rótulos, atribuições, datas de vencimento e prioridade.

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Integrar com outros sistemas

O Clarizen Go pode ser integrado a outros sistemas amplamente utilizados, como o Salesforce (via Zapier), e diretamente com o Microsoft Teams e o Zoom, compondo os benefícios de maior produtividade e conectividade enquanto as equipes operam remotamente.

Equipes da Microsoft: Essa integração nativa permite que as organizações gerenciem seu trabalho diretamente no MS Teams, executem ações relacionadas à tarefa no MS Team Chat e enviem / recebam notificações para que os colegas nunca percam uma atualização importante.

Ampliação: Essa integração ajuda os funcionários a se manterem atualizados sobre todo o trabalho com atualizações em tempo real, capturas de gravação e comandos no bate-papo. Os colaboradores do projeto podem ser notificados sempre que houver atualizações nas tarefas. Eles podem criar uma nova tarefa do Clarizen Go diretamente do Zoom Chat, criar uma nova reunião do Zoom e associá-la a uma tarefa específica em um espaço de trabalho específico.

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