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Por que o planejamento é importante no gerenciamento de projetos

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Se você já perdeu um prazo, ultrapassou o orçamento ou enfrentou uma equipe ou cliente insatisfeito, sabe como o gerenciamento de projetos pode ser difícil. Não é divertido decepcionar as pessoas.

É por isso que acreditamos que ter um plano é a coisa mais importante que você pode fazer como gerente de projeto – para sua paz de espírito e também de seus colegas de projeto.

Um plano é a sua melhor defesa contra as armadilhas comuns que fazem com que os projetos falhem. Vamos dar uma olhada nos 10 benefícios do planejamento de projetos e por que ter um plano é tão importante no gerenciamento de projetos.

1. Planos minimizam o estresse

Imagine construir armários IKEA com apenas uma imagem da cozinha pronta para passar. Você começaria completamente sobrecarregado e cada movimento errado que fizesse apenas aumentaria seu estresse e frustração. E qualquer outra pessoa que você incluir na construção também sentirá isso.

Você nunca causaria esse tipo de sofrimento em si mesmo, então por que fazer isso com sua equipe e projetos?

Pense em um plano de projeto como o manual de instruções que orienta todos perfeitamente através das etapas para o sucesso – sem necessidade de suposições selvagens. Esse tipo de clareza acalma a confusão e abre caminho para que a paz do projeto se instale.

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2. Planos inspiram confiança

Um bom planejamento de projeto não neutraliza apenas as vibrações negativas do projeto. Isso proporciona um impulso positivo de confiança a todos os envolvidos no projeto.

Você não precisa se perguntar se o progresso está acompanhando o prazo. Sua equipe não precisa adivinhar o que deve enfrentar em seguida. E os líderes e clientes não precisam se preocupar se você tem uma estratégia para entregar o que precisam dentro do prazo e do orçamento.

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Está tudo certo no seu plano!

3. Os planos conduzem a comunicação

Um plano é uma das ferramentas de comunicação mais eficazes que você pode usar para manter todos informados sobre seu projeto. Isso porque ele documenta todos os detalhes importantes sobre o seu projeto – mesmo quando as coisas mudam.

Com o TeamGantt, você não precisa agir como o único intermediário para impulsionar os projetos. Todos têm acesso ao plano e podem acompanhar o andamento e colaborar no trabalho em tempo real.

Ter toda a comunicação do projeto simplificada em torno de um plano centralizado leva a melhor eficiência e menos erros. Isso é algo que todos podem apoiar.

4. Os planos unem e focam as equipes

Fluxos de trabalho ágeis tendem a pular o plano em favor de ir para as tarefas em mãos. Mas um plano não precisa atrapalhar o trabalho do projeto.

Na verdade, um plano reúne sua equipe em torno de uma única visão de projeto para que possam realizar as tarefas com mais rapidez. As prioridades são claras, as expectativas estão alinhadas e todos sabem exatamente o que precisa acontecer para cruzar a linha de chegada no prazo.

Com um plano, sua equipe pode ver facilmente como seu trabalho afeta outras pessoas e impacta o prazo final. Isso fornece um impulso extra de motivação para permanecer no caminho certo e evita que a confusão atrapalhe seu projeto.

5. Os planos criam responsabilidade

Não sei sobre você, mas tenho muitos planos que nunca escrevo ou compartilho com ninguém. Engraçado, esses “planos” parecem nunca ir a lugar nenhum.

Não é uma coincidência. Planos que não são documentados não responsabilizam ninguém.

Quando sua equipe e as partes interessadas podem ser convocadas para tarefas em um plano ao qual todos têm acesso, isso aumenta o risco. Definir claramente as funções e responsabilidades em seu plano levará as pessoas a fazer as coisas no prazo e dentro do padrão. É realmente muito simples.

Aprenda como inspirar uma melhor responsabilidade em sua equipe.

6. Os planos mantêm os prazos dentro do prazo

O Agile pode não funcionar dentro de prazos, mas os stakeholders sim. Se você deseja ganhar boa vontade e confiança, precisa entregar os projetos no prazo.

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É o seguinte: ter um grande encontro para almejar não é o suficiente. Você precisa garantir que está fazendo o progresso certo ao longo do caminho.

É aí que entra um plano.

Um plano divide o cronograma do projeto em etapas mensuráveis ​​para que você possa acompanhar o progresso em relação ao prazo final. Se as coisas começarem a atrasar, você pode intervir cedo e determinar o que precisa ser mudado para corrigir o problema.

Bônus: quando você atribui pessoas a uma tarefa ou marco no TeamGantt, elas são notificadas quando o prazo está chegando, para que você não precise enviar lembretes constantes para mantê-las concentradas.

Obtenha dicas simples para cumprir e gerenciar os prazos de seu projeto.

7. Planos evitam sobrecarga da equipe

No mundo ideal, sua equipe trabalharia apenas em um projeto por vez, tornando mais fácil manter as cargas de trabalho equilibradas. Mas esse tipo de foco no projeto é um luxo na maioria das organizações.

O planejamento do projeto permite mapear um cronograma que leva em consideração toda a carga de trabalho de sua equipe. Dessa forma, você não sobrecarrega ninguém com muitas tarefas ou atribui prazos que eles não podem cumprir.

No TeamGantt, você pode verificar a disponibilidade da equipe nos projetos diretamente no gráfico de gantt. Isso torna mais fácil descobrir quem tem tempo para fazer o trabalho quando você precisa, para que seu projeto tenha uma melhor chance de ser entregue no prazo sem esgotar as pessoas.

8. Os planos eliminam o medo da mudança

Você não pode evitar a mudança do projeto, então você pode muito bem aceitá-la. Apesar dos equívocos comuns, o planejamento oferece a flexibilidade de se adaptar às mudanças com mais facilidade, de forma que você tenha uma chance melhor de atingir as metas do projeto.

Isso ocorre porque um plano contém todos os detalhes importantes do projeto em um só lugar. Quando algo inesperado surge, você pode pesar o impacto potencial no escopo do projeto, tempo e cargas de trabalho e ajustar seu plano para abrir um novo caminho a seguir.

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Quando essas atualizações são documentadas em seu plano, é fácil colocar sua equipe e as partes interessadas a par das mudanças para que todos possam avançar juntos com sucesso.

9. Planos mitigam riscos

Assim como a mudança, o risco é uma parte inerente do trabalho do projeto. Embora não seja possível controlar todos os riscos possíveis, você pode gerenciá-los com um plano de projeto.

Pense no seu plano como um documento vivo que permite que você acompanhe o andamento do projeto à medida que avança. Você pode olhar para o futuro em seu projeto e resolver os problemas antes que se tornem um grande problema.

Por exemplo, um plano permite monitorar o ritmo de trabalho para garantir que você não ultrapasse as horas orçadas mais rápido do que o esperado. Dessa forma, você pode ter discussões importantes sobre escopo ou orçamento no início e evitar surpresas indesejadas (e partes interessadas insatisfeitas) no futuro.

10. Planos aumentam a lucratividade

Muitos fatores podem drenar o lucro dos projetos. Algum desses soa familiar?

  • Mudanças de escopo que passam despercebidas pelo radar e prolongam seu prazo
  • Partes interessadas que fantasiam você quando o progresso depende de sua aprovação
  • Membros da equipe que passam mais tempo tentando descobrir o que devem fazer do que realmente fazer

Com um plano, você tem mais chances de atingir as metas do projeto dentro do prazo e do orçamento. E menos tempo e dinheiro desperdiçados significa mais espaço para o seu negócio realmente crescer.

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