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Por que o gerenciamento de projetos é bom para os negócios

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É hora de morder a bala e contratar um gerente de projeto real. Você sabe. Talvez os membros da sua equipe saibam disso. Mas outros simplesmente não vêem a necessidade de colocar uma pessoa dedicada nesse papel.

Pode ser frustrante sentir-se como a voz solitária defendendo o papel do gerenciamento de projetos em sua organização. Estamos aqui para ajudá-lo a defender seu caso.

Talvez você seja um designer ou desenvolvedor que tenha participado do gerenciamento de projetos e esteja lutando para permanecer no topo dos projetos enquanto ainda oferece um excelente trabalho no prazo. Ou talvez você tenha descoberto um amor pelo gerenciamento de projetos e queira fazer a transição para uma função de gerente de tempo integral. Você pode até ser proprietário de uma empresa que se acostumou a fazer tudo, mas percebe que está ficando mais difícil manter os projetos sob controle à medida que sua equipe e seus negócios crescem.

Qualquer que seja a sua situação, estamos colocando tudo em cima da mesa para ajudá-lo a entender – e até explicar – o valor de um bom gerenciamento de projetos e quando um gerente de projetos é necessário para ajudar seus negócios a crescer.

Entendendo o valor comercial do gerenciamento de projetos

Vamos começar com o básico de como o gerenciamento de projetos beneficia seus negócios.

O custo é um grande bloqueador que você deve encontrar ao defender a adição de um gerente de projeto à sua equipe. Mas é importante considerar o maior valor que um gerente de projetos agrega à sua organização e ponderar os benefícios de longo prazo em relação a quaisquer custos iniciais.

Os gerentes de projeto cuidam de tantas tarefas intangíveis que muitas pessoas não entendem completamente seu valor. Ao defender a contratação de um gerente de projeto, coloque-o em termos que os executivos entendam. Posicione seu argumento de maneira a alinhar os benefícios do gerenciamento de projetos aos valores de seu líder e / ou organização.

Por exemplo, você pode apontar que o gerenciamento de projetos atende a importantes objetivos de negócios como estes:

  • Atingir metas e prazos
  • Manter o orçamento
  • Melhorando a lucratividade do projeto
  • Protegendo o moral da equipe
  • Ganhar a confiança do cliente
  • Manter as comunicações críticas fluindo
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Certamente, contratar um gerente de projeto significará dinheiro gasto em salário e benefícios. Mas empresas de sucesso são executadas em projetos de sucesso. Ter uma pessoa dedicada na equipe para empurrá-lo para a vitória vale totalmente a pena a longo prazo.

Precisa de mais evidências para fazer backup do seu caso? Essas 7 estatísticas mostram quão poderoso o gerenciamento de projetos pode ser.

Por que o gerenciamento de projetos merece ser um papel dedicado

O gerenciamento de projetos geralmente é acumulado nas tarefas existentes de um membro da equipe. Isso pode funcionar bem por um tempo, mas não é uma solução a longo prazo. Especialmente se a pessoa que gerencia projetos ao lado não se inscreveu no trabalho quando foi contratada.

Aqui estão três razões pelas quais um gerente de projeto dedicado vale a pena:

Maior motivação e moral

A verdade é que algumas pessoas nem gostam de gerentes de projeto, muito menos querem estar 1. Definir expectativas claras em relação aos papéis é fundamental porque leva a um melhor moral e motivação. Valorizar as pessoas por sua experiência e dar-lhes espaço para florescer em seus pontos fortes não apenas as torna melhores funcionários, como também são melhores no que fazem.

Melhor uso dos recursos

Também é importante levar em consideração o custo da atenção dividida. Pense em um designer ou desenvolvedor que seja o gerente de projetos e considere se você está realmente usando esse recurso da melhor maneira possível. Se eles estão alternando entre as tarefas o dia todo, provavelmente não serão tão eficazes ou eficientes em nenhuma das funções. Colocar um especialista no cargo de gerente geral leva a melhores resultados focados para sua equipe e projetos.

Estratégia e visão unificadas

Muitas pessoas vêem os gerentes de projeto como mestres de tarefas administrativas. Mas um bom gerente de projetos é um recurso estratégico que garante que as metas do projeto se alinhem aos objetivos gerais de negócios. Quando o gerenciamento de projetos é disperso entre os diferentes membros da equipe em toda a empresa, o quadro geral se perde no processo.

Assina que é hora de contratar um gerente de projeto

Não importa onde você trabalhe, se estiver operando projetos com prazos e orçamentos, precisará de alguém para gerenciá-los. Obviamente, entendemos que adicionar um novo membro da equipe à folha de pagamento é uma grande decisão.

Então, como você sabe que atingiu o ponto de inflexão? Esses sinais são um bom indicador de que é hora de contratar um gerente de projeto:

  • Os projetos continuam superando o orçamento.
  • Sua equipe perde os prazos porque os projetos nunca foram considerados e / ou estimados adequadamente.
  • Os projetos são entregues no prazo, mas não atendem às metas ou aos resultados pretendidos.
  • Não há processo claro e simplificado.
  • Sua equipe está lotada e estressada.
  • Clientes e / ou partes interessadas estão frustrados com o nível de percepção que obtêm dos projetos.
  • Como ninguém cria ou atualiza planos, não há visibilidade de quando o trabalho será concluído.
  • Há muita falta de comunicação e / ou confusão sobre quem está fazendo o que quando.
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Que tipo de gerente de projeto você deve contratar?

Quando você estiver pronto para formalizar a função de gerente de projeto, precisará decidir se a vaga é de período integral ou de contrato.

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Lembre-se de que mesmo os gerentes de projeto mais experientes precisam de tempo de aceleração. Esteja preparado para dedicar algum tempo a seu novo gerente de projetos, para que ele possa conhecer os processos de sua organização e como sua equipe funciona melhor.

Aqui estão algumas coisas a considerar ao decidir que tipo de gerente de projeto será o mais adequado para sua equipe e projetos.

Contratação de um gerente de projeto de contrato

A contratação de um gerente de projeto não precisa ser um empreendimento do tipo tudo ou nada. Se você não estiver pronto para se comprometer com uma contratação em período integral, faça um teste, contratando um gerente de projeto em regime de meio período ou contrato. Isso permitirá que você veja como um gerente de projeto dedicado se encaixa na sua organização e avança os projetos.

Aqui estão alguns cenários quando a contratação de um gerente de projeto de contrato faz sentido:

  • Você tem apenas alguns projetos e precisa de ajuda para gerenciar agendas intensivas.
  • Você já experimentou alguns problemas e percebe que precisa implementar algumas práticas recomendadas de gerenciamento de projetos.
  • Você deseja mergulhar no gerenciamento de projetos para ver como seria formular e formalizar processos para a empresa.
  • Você tem uma equipe estabelecida de gerentes de projeto e os negócios continuam crescendo, mas não tem certeza de que está pronto para obter um recurso em tempo integral.

Uma nota de cautela: um gerente de projeto de meio período não se encaixa se ele estiver gerenciando apenas uma parte de seus projetos (a menos que faça parte integrante da sua equipe atual de PM). Seu objetivo deve ser fornecer uma experiência holística de gerenciamento de projetos de maneira geral.

Contratar um gerente de projeto em período integral

O outro lado disso é o gerente de projeto em tempo integral. A contratação de um gerente de tempo integral dependerá da quantidade de trabalho que precisa ser gerenciado, principalmente se sua equipe cumprir muitos prazos apertados.

Essa opção faz sentido se você identificou problemas e deseja contratar um especialista para ajudá-lo a melhorar a entrega do projeto – isso significa aumentar os lucros, otimizar processos, melhorar o moral ou todos os itens acima.

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Assim como qualquer novo contratado, lembre-se, é um investimento. Nenhum gerente de projeto resolverá seus problemas imediatamente. Reserve um tempo para definir claramente a função e preparar um plano para a integração, para que você possa configurar toda a equipe para colaboração e sucesso.

Não importa que tipo de gerente de projeto você contrate, verifique se ele é um membro ativo da equipe coletiva do projeto. Isso significa que eles devem contribuir positivamente para o projeto e se comunicar regularmente com sua equipe e clientes sobre o que foi feito e o que está por vir.

Para leitura adicional: Como contratar o melhor gerente de projetos para sua organização

O que um bom gerente de projeto faz?

Sejamos honestos: quando os projetos são executados sem problemas, ninguém percebe todo o trabalho nos bastidores para manter as coisas no caminho certo.

Então, vamos nos aprofundar nos detalhes do dia a dia que um bom gerente de projetos supervisiona. Isso ajudará você a abrir um diálogo sobre as tarefas ou funções que um gerente de projeto normalmente executa, para que todos estejam na mesma página sobre o que esperar.

A função de gerente de projetos pode parecer diferente entre setores, empresas e até escritórios, mas geralmente você pode resumir as funções de um gerente de projetos a esses pontos básicos:

  • Facilitar a comunicação da equipe e do cliente
  • Gerenciando orçamento e escopo
  • Planejamento de projetos e processo de manutenção
  • Avaliando riscos e mitigando problemas

Algumas pessoas podem adicionar tarefas a esta lista. Talvez os gerentes de projetos também estimam projetos e criem planos de pessoal. Isso é ótimo – o papel vai variar. Mas desde que você tenha comunicado o que acha que um gerente de projeto faz – e todos concordam em como a função será definida em sua organização – você estará pronto para avançar com a contratação.

Saiba mais sobre os benefícios de um gerente de projeto

Pronto para colocar o valor do gerenciamento de projetos para trabalhar para sua equipe? Confira Uma introdução à liderança do projeto para obter orientações ainda mais detalhadas.

Essa classe gratuita sob demanda se aprofunda ainda mais nas características que você deseja procurar em um bom gerente de projetos. Você aprenderá como:

  • Defina claramente a função do gerente de projetos
  • Identificar equívocos comuns sobre gerenciamento de projetos
  • Compreender as habilidades e qualidades necessárias para liderar bem os projetos

Você também receberá uma amostra da descrição do trabalho do gerente de projeto – além de um guia para download para contratação de gerentes de projeto – para ajudá-lo a encontrar a pessoa certa para o trabalho.

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