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Por que a gerência precisa de habilidades de comunicação escrita

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Desde escrever propostas complexas até formular um e-mail básico – os gerentes gastam muito tempo digitando atrás de um teclado. Mas quão perfeitas são as habilidades de comunicação escrita dos gerentes realmente precisa ser? É suficiente ser apenas ‘ok’ ou ‘mediano’?

A resposta curta é não. Gerentes devo têm habilidades perfeitas de comunicação escrita para serem eficazes em suas funções de gestão. Com mais de 3.000 gravadores remotos para gerenciar em O Painel de Conteúdo, aprendemos uma ou duas coisas ao longo dos anos sobre como nos comunicar de maneira eficaz com uma equipe quase exclusivamente por métodos escritos.

Aqui está uma análise mais aprofundada de por que grandes habilidades de escrita são tão importantes e o que os gerentes podem fazer para melhorar ativamente sua comunicação escrita no trabalho.

5 razões pelas quais a administração precisa de habilidades perfeitas de comunicação escrita

1. Eles enviam e recebem MUITOS e-mails

Simplificando, os gerentes enviam e recebem uma tonelada de e-mails ao longo do dia no trabalho – é apenas uma parte do trabalho. Na verdade, em média, funcionários de escritório recebem cerca de 120 e-mails por dia e enviam uma média de 40 e-mails por dia. E para muitos gerentes, esse número é muito maior.

Ter boas habilidades de comunicação escrita não apenas ajuda os gerentes a processar esse alto volume de informações, mas também podem responder a e-mails importantes de maneira oportuna e eficiente.

2. Eles podem demonstrar profissionalismo básico

Uma boa redação não apenas demonstra que você tem um nível básico de profissionalismo, mas é um sinal de respeito pelos outros – tanto dentro quanto fora da sua organização.

Em alguns casos, seu nível de profissionalismo escrito pode até mesmo colocar em jogo os resultados financeiros de sua empresa. Por exemplo, uma proposta ou relatório escrito no tom errado pode fazer ou quebrar um acordo comercial. Portanto, é imperativo que gerentes reconhecem esta responsabilidade e são capazes de escrever e formular esses documentos corretamente, no tom certo e de uma forma que informe ou persuadirá adequadamente o leitor.

3. Pode ajudá-los a manter boas práticas de manutenção de registros

De análises de desempenho de funcionários a relatórios financeiros – os gerentes têm muitos documentos para controlar. Os gerentes com fortes habilidades de comunicação escrita não só são capazes de documentar informações importantes de forma eficiente e regular, mas também são capazes de analisar e compreender registros do passado. Eles podem usar esse conhecimento para tomar boas decisões para sua equipe e para a empresa como um todo.

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4. Isso mostra que eles podem processar idéias e pensamentos complexos

Grandes escritores têm a habilidade de não apenas processar pensamentos complexos, mas podem comunicar esses pensamentos claramente para outras pessoas. Essa é uma habilidade que a maioria dos gerentes deve ter para realizar seu trabalho com eficácia. Sem a capacidade de escrever bem, os gerentes podem ter dificuldade em explicar suas ideias de uma forma que os membros da equipe possam entender.

5. Eles podem persuadir e influenciar outros

Um dos principais motivos pelos quais os gerentes precisam de boas habilidades de comunicação escrita é persuadir outras pessoas. Seja para convencer um investidor a patrocinar um projeto ou para motivar um fornecedor a concordar com um preço mais baixo – os gerentes geralmente se encontram em uma posição em que precisam usar a arte da influência por meio de relatórios escritos, e-mails e às vezes até cartas manuscritas. Para bons escritores, isso é fácil. No entanto, os maus escritores podem ter dificuldade em formar argumentos convincentes.

Desenvolvendo habilidades de comunicação escrita: 10 dicas para gerentes

1. Leia mais … e mais um pouco

Uma das maneiras mais fáceis de se tornar um escritor melhor no trabalho é simplesmente ler o máximo possível. Ler uma variedade de conteúdo regularmente não apenas expõe você a novas ideias e tendências, mas também pode ajudá-lo a ter uma ideia de como é uma boa escrita.

Procure reservar alguns minutos no início e no final de cada dia de trabalho para ler algo que o desafie. Quer seja um artigo de um líder de negócios no Medium ou uma coluna em uma publicação do setor, o importante é pelo menos ler alguma coisa novo a cada dia. Com o tempo, você perceberá rapidamente que, à medida que lê mais textos de outras pessoas, sua própria escrita melhora.

2. Pense primeiro nos seus leitores

Lembre-se, o objetivo da escrita é muitas vezes transmitir uma informação ou uma ideia para alguém. Antes de escrever qualquer parte do conteúdo, como um memorando, relatório ou proposta, sempre considere:

  • A quem se destina a mensagem
  • O que eles precisam saber
  • Por que eles precisam saber e
  • O contexto de sua função e departamento

Além disso, você deve sempre manter seu tom de voz em mente. Por exemplo, um texto escrito para sua equipe com tom formal pode parecer frio e hostil. Pelo contrário, uma proposta despreocupada demais para o seu chefe pode emitir vibrações pouco profissionais. Para evitar mal-entendidos, sempre certifique-se de que o tom de sua mensagem escrita corresponda ao público que a está recebendo.

3. Reserve um momento para anotar suas idéias

Antes de digitar qualquer coisa no computador, reserve um momento para anotar algumas de suas idéias em um pedaço de papel. Muitas vezes, isso pode ajudá-lo a esclarecer e organizar seus pensamentos e pode até mesmo inspirá-lo com novas ideias nas quais você ainda nem pensou.

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Embora possa não ser prático fazer isso para cada e-mail que você enviar, ainda é um exercício útil nos casos em que você precisa escrever algo mais elaborado ou particularmente sensível. Por exemplo, ao escrever um e-mail delicado para um colega, um relatório para seu chefe, ou um boletim informativo mensal para sua equipe.

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4. Menos é mais

Nunca se esqueça de que seus colegas de trabalho consomem muito conteúdo escrito durante o dia de trabalho. Para tornar sua vida mais fácil, tente adotar uma abordagem “menos é mais” ao escrever e-mails profissionais e documentos para eles. Isso significa:

  • Apenas escrevendo o mínimo absoluto do que você precisa escrever
  • Não incluindo quaisquer detalhes desnecessários e
  • Manter as frases o mais curtas possível

Embora possa ser uma transição difícil no início, uma abordagem ‘menos é mais’ para escrever, na verdade, torna as coisas mais fáceis para você, já que você estará escrevendo menos palavras. Não só isso, mas também é muito mais fácil para seus leitores digerir e entender rapidamente o que você está tentando comunicar a eles.

5. Leia o que você escreveu em voz alta

Isso pode parecer uma dica boba – mas pode fazer uma grande diferença! Depois de escrever um e-mail ou proposta, vá a algum lugar privado e leia em voz alta para si mesmo. Você vai perceber rapidamente quais frases da sua escrita parecem naturais e quais frases parecem desajeitadas, fora do lugar ou simplesmente gramaticalmente incorretas. Se você não se sentir confortável com a leitura em voz alta, pode sempre tentar usar um aplicativo de texto para fala ou leitor de voz para ler o que você está escrevendo.

Novamente, você não terá que fazer isso para cada escrito que você envia, mas vale a pena fazer para e-mails e relatórios importantes.

6. Fique longe de chavões e jargões

Uma boa escrita é uma escrita clara, e isso significa que você deve tentar fique longe de usar jargões ou palavras da moda que seus leitores podem não entender. Além disso, você deve evitar o uso de palavras complexas que apenas indivíduos em seu departamento conheceriam.

Por exemplo, se você trabalha como gerente no departamento financeiro, o departamento de marketing pode não entender o significado de certas palavras usado em finanças e contabilidade. Ao escrever para eles, tente ter isso em mente, ou pelo menos inclua uma definição para eles ao transmitir qualquer informação técnica.

7. Não tenha medo de usar títulos, subtítulos e marcadores

A maior parte de sua redação de negócios não será em formato de ensaio. Portanto, sinta-se à vontade para usar quantos títulos, subtítulos e marcadores desejar. Isso torna muito mais fácil para seus leitores compreender e processar as informações que você está tentando comunicar a eles.

Títulos e subtítulos funcionam muito bem como guias em textos mais longos, e os marcadores são úteis quando você precisa organizar suas informações em listas. Você também pode brincar com negrito, itálico e sublinhado para garantir que seus pontos mais críticos sejam destacados e fáceis de encontrar.

8. Escreva com voz ativa

É muito fácil adquirir o hábito de escrever apenas na voz passiva – o que pode tornar sua escrita muito prolixa e complicada. Em vez de, tente se certificar de que sua escrita permanece em uma voz ativa.

Por exemplo, a seguinte frase pode ser escrita de duas maneiras:

  • Voz passiva: “Foi decidido pela equipe passar a reunião semanal para as manhãs de segunda-feira às 10h”.
  • Voz ativa: “A equipe decidiu mudar a reunião semanal para as manhãs de segunda-feira às 10h”.
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Embora sutil, a voz ativa é muito mais fácil para seus leitores entenderem, pois posiciona claramente “a equipe” como o substantivo que está fazendo algo. Em casos com voz passiva, pode ser difícil para os leitores processar o que está acontecendo.

Se você acha que sua escrita é muito prolixa, é provável que esteja escrevendo muito na voz passiva. Para ajudar, tente reorganizar algumas frases e veja onde você pode transformar palavras passivas em palavras ativas – seu público vai agradecer por isso!

9. Deixe claro o que você deseja ou precisa de seus leitores

Com cada texto que você escreve, você deve sempre deixar bem claro o que exatamente você quer ou precisa de seus leitores. Em alguns casos, você pode simplesmente precisar informá-los de algo. No entanto, em outros casos, você pode precisar que eles obedeçam a uma nova política, se inscrevam para treinamento ou respondam a você em um determinado momento.

Não importa o que você precisa que eles façam, é importante que você soletre essas informações claramente e as localize em um local fácil de encontrar no documento ou e-mail. Isso garante que sua escrita tenha um impacto real sobre seus leitores e que eles respondam da maneira que você deseja.

10. Verifique sua gramática

Mesmo os escritores mais experientes cometem erros gramaticais de vez em quando – é simplesmente uma parte do processo de escrita. No entanto, isso não é desculpa para entregar um texto cheio de erros e erros.

Para ter certeza de que sua escrita é a melhor possível, você deve sempre executá-la em um verificador gramatical de última hora. Serviços online como o Grammarly são muito fáceis de usar e muitas vezes podem detectar erros que o Word e o Google Docs podem não perceber.

Dica bônus: faça um curso de redação comercial

Não há nada de errado em participar de um curso de redação empresarial para aprimorar suas habilidades de comunicação escrita. Confira LinkedIn, Coursera e Udemy para explorar suas opções para você e sua equipe. A escrita de ninguém é perfeita e não há nada de errado em reservar algum tempo para tornar a sua escrita melhor.

Principais vantagens

Então, aí está um curso intensivo sobre as habilidades de comunicação escrita mais importantes no local de trabalho. Resumindo, você precisa:

  1. Considere seu relacionamento com o destinatário
  2. Esteja atento ao seu tom de voz
  3. Aproveite o tempo para garantir que está sendo claro
  4. Prova lida em voz alta

Lembre-se apenas desses 4 pontos gerais, e você se tornará um mestre da palavra em pouco tempo.

Jade Bloom é CMO do The Content Panel, um serviço de escrita de conteúdo e blog. Ela adora escrever, praticar snowboard e ficar por dentro das últimas tendências de IA.

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