Meus Projetos

Plano de gestão de recursos: o que é, por que é importante e como fazer da maneira certa

cupom com desconto - o melhor site de cupom de desconto cupomcomdesconto.com.br


Clarizen Blog

Entre os aspectos mais importantes – e, na verdade, também os mais desafiadores – do gerenciamento de projetos e programas está o desenvolvimento, a execução e a otimização de um plano de gerenciamento de recursos.

O que é um Plano de Gerenciamento de Recursos?

Um plano de gerenciamento de recursos é normalmente composto de vários documentos e aborda os seguintes objetivos principais:

  • Centralizar e agilizar o recebimento da demanda.
  • Otimizando a capacidade de recursos do portfólio de programas e projetos.
  • Garantir que as pessoas certas estejam trabalhando nos projetos certos, no momento certo e com o custo certo.
  • Realocação de recursos devido a mudanças internas e externas e como resultado de mudanças de estratégias e prioridades.

Processo de Gestão de Recursos Empresariais

Não existe “um tamanho serve para todos”Abordagem para gerenciar recursos. Devido a uma variedade de detalhes, o que é viável e funcional em uma empresa pode não se aplicar a outra. No entanto, geralmente, como base, muitas organizações adotam o processo de gerenciamento de recursos endossado pelo Project Management Institute em seu Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (PMBOK® Guia – Sexta Edição, 2017). Existem seis processos de plano de gerenciamento de recursos nesta área de conhecimento: Planejar o gerenciamento de recursos, Estimar os recursos da atividade, Adquirir recursos, Desenvolver equipe, Gerenciar equipe e Controlar recursos. Cada um deles é brevemente discutido abaixo.

  • Planejar o gerenciamento de recursos: Identificar as funções e responsabilidades de todos os recursos. Freqüentemente, isso é capturado por uma estrutura de divisão organizacional ou uma matriz RACI.
  • Estimar os recursos da atividade: Identificar os recursos humanos e físicos (por exemplo, tecnologia, equipamento, etc.) que são necessários para realizar o programa ou projeto.
  • Adquirir recursos: Fornece orientação sobre como obter os recursos necessários para realizar o programa ou projeto.
  • Desenvolver equipe: Garantir que os membros da equipe sejam devidamente treinados e trabalhem de forma coesa e colaborativa. A importância disso não pode ser exagerada, especialmente em organizações de TI complexas, focadas no cliente e voltadas para prazos. Por esse motivo, desenvolver um plano de gerenciamento de recursos de TI robusto – em vez de um plano superficial que se torna ignorado ou obsoleto em semanas, ou mesmo dias após a criação – é inteligente e estratégico.
  • Gerenciar Equipe: Identificar como os membros da equipe devem ser categorizados, integrados, gerenciados e, eventualmente, liberados ou realocados. Esse processo também inclui métodos e estratégias para reconhecer e recompensar os funcionários. Conforme aconselhado pela Gallup: “O reconhecimento no local de trabalho motiva, proporciona uma sensação de realização e faz os funcionários se sentirem valorizados por seu trabalho. O reconhecimento não só aumenta o envolvimento individual dos funcionários, mas também aumenta a produtividade e a lealdade para com a empresa, levando a uma maior retenção. ”
  • Recursos de controle: Assegurar que os recursos físicos atribuídos ao programa ou projeto estejam disponíveis conforme planejado. Esse processo também envolve a comparação da utilização real dos recursos com a utilização projetada e o desenvolvimento de um estatuto da equipe (discutido na próxima seção).
READ  10 frases poderosas para melhorar sua liderança

Estatuto da Equipe

Um estatuto da equipe destaca os valores essenciais e as diretrizes operacionais da equipe, juntamente com a identificação de tipos de comportamento inaceitáveis ​​- como linguagem abusiva ou bullying, atrasos ou ausências inexplicáveis, falha em seguir as regras de segurança da informação adequadas e assim por diante. Idealmente, o estatuto da equipe é desenvolvido por todos os membros da equipe, cada um com a oportunidade de contribuir e compartilhar suas opiniões. Algumas organizações também têm membros da equipe assinando o estatuto da equipe, que é mais um gesto simbólico (embora significativo) do que uma afirmação oficial ou legal.

cupom com desconto - o melhor site de cupom de desconto cupomcomdesconto.com.br

Práticas recomendadas do plano de gestão de recursos

Organizações de todos os tamanhos – de grandes empresas a empresas menores – são incentivadas a adotar as seguintes práticas recomendadas para o gerenciamento de recursos:

  • Consulte várias fontes e partes interessadas para estimar com precisão a disponibilidade e o custo dos recursos. Meramente “adivinhar” pode levar a surpresas indesejáveis, como recursos-chave indisponíveis ou com alto custo. Clique aqui para obter uma amostra do plano de gerenciamento de recursos.
  • Use uma ferramenta como uma matriz RACI para identificar recursos. RACI é uma sigla que significa: responsável (quem tem a propriedade de uma tarefa), responsável (quem tem autoridade para tomar decisões sobre as tarefas), consultado (quem deve ser consultado para realizar as tarefas) e informado (quem deve ser informado conforme as tarefas estão sendo realizadas).
  • Analise e otimize fluxos de trabalho para tornar os membros da equipe o mais eficientes possível. Estabeleça uma abordagem padrão e uniforme para priorizar o trabalho.
  • Certifique-se de que os membros da equipe não fiquem sobrecarregados e oprimidos enquanto correm de uma tarefa para outra. Como os psicólogos apontaram, não existe multitarefa. Entender onde, quando e como utilizar melhor os recursos pode ser a diferença entre um membro da equipe engajado e aquele que está indo para a saída.
  • Torne os relatórios de tempo simples, rápidos e padronizados usando planilhas de horas, que rastreiam minutos, horas e / ou dias reais de trabalho em itens de trabalho individuais. Depois que a aprovação é concedida, o tempo é refletido no programa ou projeto associado e a conclusão atualizada (expressa como uma porcentagem) é exibida em itens de trabalho individuais.
  • Falando em tempo: lembre-se de contabilizar o tempo não relacionado ao programa ou projeto, como férias, folga remunerada e assim por diante.
  • Use um software de gerenciamento de recursos que permita aos tomadores de decisão (ou seja, gerentes de recursos ou qualquer outro membro autorizado da equipe) definir as atribuições de recursos no nível do projeto durante o projeto ou programa, bem como ajustar a carga de atribuição por período. Isso ajuda os tomadores de decisão a identificar onde eles precisam contratar ou retreinar recursos e também facilita o processo de decisão de aprovação.

Aumente a agilidade de seus negócios com o software de gerenciamento de projetos da Clarizen

Uma palavra final

É importante ter em mente que o desenvolvimento de um plano de gerenciamento de recursos não é um evento único estático que ocorre antes do lançamento de uma iniciativa. É um esforço contínuo e fundamental para ajudar os programas e projetos a se manterem dentro do cronograma e do orçamento, manter os membros da equipe engajados e produtivos e atingir todas as metas de negócios esperadas.

cupom com desconto - o melhor site de cupom de desconto cupomcomdesconto.com.br

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *