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Plano de Gerenciamento de Riscos – Um Guia Definitivo

Risk Management Plan-Ultimate Guide
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Plano de Gerenciamento de Riscos - Guia Definitivo

A vida é cheia de surpresas. Mesmo se você contabilizar meticulosamente cada centavo do seu projeto, os riscos se apresentarão e você sentirá que o seu projeto está com o tapete arrancado. Infelizmente, nenhum de nós tem superpotências e não podemos prever o futuro. Mas com este guia de gerenciamento de riscos, podemos ajudá-lo a se preparar para ele.

Negócio arriscado: O que é um plano de gerenciamento de riscos?

Um plano de gerenciamento de riscos é implementado pelos gerentes de projeto para reduzir o risco no projeto. O objetivo é minimizar os impactos negativos sobre seu roteiro, prazos do projeto e orçamentos. Isso pode ocorrer na forma de qualquer evento não planejado que pode afetar qualquer área do projeto, da equipe à tecnologia.

De acordo com um Estudo de 2015, apenas 15% dos projetos cumprem o prazo e apenas 30% estão dentro do orçamento. Se você quiser bater as estatísticas, ter um plano de gerenciamento de riscos em prática pode ajudá-lo.

Como criar um plano de gerenciamento de riscos

Agora que você sabe o que é um plano de gerenciamento de riscos, provavelmente está pensando em “Como implantar um plano de gerenciamento de riscos para o meu projeto?”

Embora cada projeto e empresa seja um pouco diferente, existem algumas etapas simples que todas as empresas podem seguir ao desenvolver um plano de gerenciamento de riscos:

1. Identificando seus riscos

Análise de risco de gerenciamento de projetos: 5 etapas a seguir

Reúna todas as partes interessadas em seu projeto. Gerenciando partes interessadas é fundamental, pois as estatísticas do Workamajig mostram que 29% dos projetos falham devido à falta de comunicação.

Depois de ter todas as partes interessadas em uma sala, use esta oportunidade para se comunicar onde riscos podem ocorrer abertamente no projeto. Você pode usar relatórios comerciais anteriores, documentos de projeto ou enviar um questionário aos seus funcionários para ajudá-lo nesse processo. Além de conversar com sua equipe, você também pode considerar pesquisar partes interessadas externas (como clientes) para obter feedback valioso.

Cada pessoa no projeto terá uma perspectiva diferente de onde os riscos podem ocorrer devido ao seu papel e responsabilidade. O uso de todas as partes interessadas ajuda a garantir que todas as bases sejam cobertas e gerencie as expectativas.

2. Analisando Riscos

Todo projeto terá riscos e, com frequência, eles surgem em você. Você precisa estar vigilante durante todo o projeto, para estar pronto para quaisquer riscos quando eles ocorrerem.

Estabeleça o valor de tempo e dinheiro que cada risco pode causar ao seu projeto. Analise os riscos identificados e o impacto que eles terão no seu projeto.

3. Identificando gatilhos

Em equipe ou em grupo, identifique os sinais de alerta para cada risco que você tem. Pense em três gatilhos para cada risco e documente-os. Quando você estiver ciente dos gatilhos, em primeiro lugar, poderá encontrar maneiras de diminuir o problema pela raiz.

4. Encontrando resoluções

Comece a pensar em medidas preventivas a serem adotadas que ajudarão a impedir que seus riscos surjam. Essas medidas podem – ações a serem tomadas nos eventos durante o gerenciamento de riscos e maneiras de melhorar ou aprimorar seu projeto, para que os riscos sejam menos prováveis ​​de serem encontrados.

Por exemplo, para garantir a comunicação ideal da equipe durante todo o projeto, você pode pensar em incluir software de colaboração em equipe dentro do negócio.

5. Desenvolver um plano de ação para resolução

Para usar as idéias coletivas da equipe, você precisará elaborar um plano de ação. Você terá que estabelecer qual será sua resolução de risco. Riscos mais sérios deverão ser resolvidos ou tratados com rapidez e eficiência. Riscos com menores impactos, você pode simplesmente monitorar sem ter um plano de ação.

6. Responsabilização

O pensamento final em seu plano de gerenciamento de riscos deve ser atribuir cada risco a um proprietário. As equipes ou os líderes de equipe assumirão a responsabilidade por seus próprios riscos e serão solicitados a executar a resolução de riscos.

O objetivo do seu plano de gerenciamento de riscos deve ser ajudá-lo a identificar e monitorar os riscos enquanto é proativo na prevenção. Ter etapas claras e comunicação aberta em sua equipe é essencial. Se sua equipe não estiver toda disponível para sentar-se em um local ao mesmo tempo, você poderá usar o software de videoconferência para manter todos presentes e informados.

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A configuração de um plano de gerenciamento de riscos também oferece à sua equipe a oportunidade de fazer sugestões para melhorar um projeto. Por exemplo, adicionando ferramentas de produtividade que podem ser vitais para manter um projeto funcionando sem problemas, escopo do projeto pode ser drasticamente melhorado.

No final do dia, como gerente de projeto, você está lá para fornecer à equipe os recursos e instruções necessários para manter o projeto dentro do prazo e do orçamento. Ao definir um plano de gerenciamento de riscos, você pode reunir toda a equipe para que eles tenham uma melhor compreensão de todo o escopo do trabalho, juntamente com sua função individual. Ter um plano em prática o ajudará a bater as estatísticas e garantir um projeto bem-sucedido, com 92% dos CEOs concordando que a compreensão do risco do projeto é importante ou crítica para o sucesso a longo prazo.

Modelos de plano de gerenciamento de riscos que você pode usar para começar

Se você é um gerente de projeto que não desenvolveu um plano de gerenciamento de riscos antes, o exposto acima pode parecer um pouco esmagador. Não se preocupe, existem vários modelos úteis disponíveis para ajudar você a começar. Aqui estão alguns dos nossos favoritos:

Plano de gerenciamento de riscos – Cultura de Segurança

Plano de gerenciamento de riscos Cultura de segurança

Este modelo ajuda a identificar, controlar e monitorar riscos. É personalizável para as suas necessidades comerciais.

Modelo de plano de gerenciamento de riscos – Documentos de gerenciamento de projetos

Modelo de plano de gerenciamento de riscos - Documentos de gerenciamento de projetos

Este modelo detalhado é principalmente texto. Embora os visuais sejam ótimos, eles não são para todos. Se você preferir a palavra escrita, este modelo é para você. Ele fornece instruções claras sobre como preencher cada seção, com exemplos, e pode ser facilmente usado para todos os tipos de empresas. Ele também permite que você troque com rapidez e facilidade a marca e o logotipo deles com o seu.

Modelo de gerenciamento de riscos – SmartSheet

Modelo de gerenciamento de riscos - SmartSheet

Se você é uma pessoa do tipo planilha, este é o modelo para você. Nem todo mundo gosta de trabalhar em um Word Doc e, às vezes, usar uma planilha pode ser a maneira mais eficaz de apresentar informações. Se você estiver adicionando informações numéricas e fazendo cálculos, o uso de uma planilha pode acelerar seu processo. Você pode adicionar e remover seções e torná-lo compatível com seus negócios e projetos.

Modelo de Gerenciamento de Riscos – Governo Australiano

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Modelo de Gerenciamento de Riscos - Governo Australiano

O governo australiano possui um excelente modelo de gerenciamento de riscos. É muito simples de usar, dividindo riscos em probabilidade, impacto e mitigação. É simples de seguir e você pode encontrar facilmente as informações que procura devido à estrutura da tabela. Você pode adicionar código de cores para criar impactos como verde para baixo e vermelho para alto.

Você pode adicionar quantas linhas desejar para todos os riscos do seu projeto. Há também uma tabela mais detalhada na página a seguir, na qual você pode adicionar detalhes adicionais sobre cada risco, sua origem e suas estratégias de tratamento.

Os modelos são um ótimo ponto de partida para a criação de um plano de gerenciamento de riscos. Você pode entender rapidamente as informações necessárias para reunir e usar documentos colaborativos para compartilhar conhecimento com sua equipe.

Pensamentos finais

Planos eficazes de gerenciamento de riscos podem ajudar a mantê-lo dentro do orçamento, obter equipes trabalhando com mais eficiênciae melhore a responsabilidade em seus projetos. Como gerente de projeto, é seu trabalho apagar os incêndios.

No entanto, você precisa de ajuda para isso, ou preferencialmente, para ajudar a implementar procedimentos preventivos, para que os incêndios não iniciem.

Antecipar riscos e ter um plano em prática permitirá que sua equipe trabalhe com mais eficiência e permaneça flexível. Sua vida se tornará muito mais fácil, pois quando surgirem problemas (o que inevitavelmente acontecerão), você já terá uma solução para resolvê-los.

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