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Plano de comunicação de gerenciamento de projetos – tudo o que você precisa saber

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Indiscutivelmente, o gerenciamento de projetos será uma tarefa impossível se você não tiver um gerente de projeto hábil, um número adequado de executivos, as ferramentas certas etc. à sua disposição.

Esse pode ser o caso das startups, considerando seus problemas relacionados ao orçamento. Mas a pergunta que vem à mente é:

Por que os projetos de negócios das organizações globais enfrentam dificuldades, especialmente quando todas as bases são cobertas? ‘

Bem, você pode culpar a falta de comunicação eficaz por isso!

De acordo com o relatório publicado na internet, 37% dos projetos falham devido a objetivos e marcos indefinidos do projeto. Outro revelou que 50% dos projetos fracassados ​​tinham um orçamento de mais de um milhão de dólares.

Agora, é provável que você entenda por que ter um plano de comunicação de gerenciamento de projetos em vigor não é uma opção opcional para as empresas. Hoje, vou explicar partes do plano de comunicação do projeto, então aperte o cinto:
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O que é um plano de comunicação do projeto?

Um plano de comunicação do projeto é um plano que você segue para manter um diálogo significativo com clientes, equipes e outras partes interessadas. Possui todas as informações sobre como as pessoas envolvidas no projeto transmitem os detalhes necessários, quem é responsável por qual tarefa e quais autoridades devem ser repetidas nas comunicações do projeto.
Por que você deve fazer um plano de comunicação do projeto?

Você pode ter idéias brilhantes, mas, se não conseguir transmiti-las, suas idéias não o levarão a lugar algum.– Lee Iacocca

Como sabemos, um plano de projeto perfeito aumenta as chances de sucesso. Mas, pergunte a si mesmo: ‘Será executado perfeitamente em meio ao caos que ocorreu devido à falta de comunicação?’

Sua consciência deve estar dando uma resposta negativa a isso. O plano do seu projeto perde sua eficácia quando não há retorno e retorno de informações pertinentes.

Nesse momento, um plano de comunicação de gerenciamento de projetos bem desenvolvido vem à tona, pois:

  • Incentiva as partes interessadas a cumprir os prazos esperados
  • Aumenta a visibilidade de cada projeto
  • Cria oportunidades para compartilhar feedback sobre o progresso do projeto
  • Promete reuniões significativas da equipe
  • Garante que todo executivo de projeto obedeça às diretrizes de trabalho

Como criar um plano de comunicação do projeto

O objetivo do plano de comunicação do projeto deve estar claro agora. Portanto, é hora de dar um passo à frente e aprender a desenvolver um plano de comunicação do projeto.

Etapas para criar um plano de comunicação do projeto

1. Identifique as necessidades de comunicação do projeto

Você tem diferentes tipos de projetos para lidar, portanto, seu plano de comunicação também deve ser diferente.

Anote fatores como o tamanho do projeto, sua natureza, os requisitos dos clientes etc. no papel, pois são os ingredientes cruciais que ajudarão você a desenvolver perfeitamente um plano de comunicação do projeto.

Em resumo, identifique as necessidades de comunicação do seu projeto e aja de acordo para criar um plano ideal para sua equipe.

2. Tenha objetivos claros de comunicação

A principal desvantagem de não ter um plano de comunicação do projeto é que você nunca será capaz de manter o ritmo do processo de desenvolvimento. Isso pode realmente afetar suas chances de cumprir os prazos ou influenciar negativamente o relacionamento com os clientes.

Enviar inúmeros e-mails ou realizar reuniões de equipe desnecessariamente também não ajudará sua causa.

Portanto, crie um plano baseado em objetivos claros de comunicação. Isso ajudará você a transmitir todas as informações importantes para as pessoas certas e no momento certo.

3. Escolha um método de comunicação

Para desenvolver um plano de comunicação de gerenciamento de projetos perfeito, você deve se concentrar nas maneiras necessárias para compartilhar informações relevantes.

Você pode considerar estes métodos de comunicação: “Aplicativos de colaboração”, “Apresentações formais”, “Relatórios de status” e “Videoconferência”.

Não leve esse fator de ânimo leve, porque seu método de comunicação depende do tipo de informação que você deseja transmitir. Por exemplo, você não precisa realizar uma reunião formal para compartilhar as atualizações do projeto, pois o envio de relatórios de status será suficiente.

4. Defina a frequência de comunicação

Ao criar um plano de comunicação do projeto, você deve definir quantas vezes uma troca de informações deve ocorrer. Isso ocorre porque definir uma frequência de comunicação inapta pode causar problemas desnecessários a você e ao seu projeto.

Além disso, solicitar atualizações regularmente pode enviar um sinal errado à sua força de trabalho de que você não confia nelas. Isso poderia trazer negatividade ao ambiente de trabalho, o que dificulta ainda mais o processo de desenvolvimento do projeto.

Idealmente, você deve comunicar sua agenda em segundas, para que sua equipe de projeto possa trabalhar da maneira preferida ao longo da semana.

5. Identifique as partes interessadas

Identificar as partes interessadas é uma etapa muito importante da criação de um plano de comunicação ideal para o gerenciamento de projetos. Isso ocorre porque os gerentes de projeto já têm muito em mente, portanto, deixar a parte da comunicação apenas para eles pode ser problemático.

Essa pode ser a razão pela qual ter líderes de equipe hábeis é crucial para tornar os projetos bem-sucedidos. Eles podem lidar com o máximo de comunicações do projeto, para que os gerentes possam intervir quando a situação for crítica.

Juntando tudo, liste as partes interessadas com as quais você irá coordenar até a entrega bem-sucedida do projeto e mencione como elas se comunicariam com outras equipes.

Como você saberia que seu plano de comunicação do projeto não é bom o suficiente?

Conheça o seu plano de comunicação do projeto

Se você estiver criando um plano de comunicação de gerenciamento de projetos pela primeira vez, deve estar ansioso para saber se o seu plano criado funcionará ou não. Aqui estão os três principais fatores que informarão a eficácia do seu plano:

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1. Confusão inesperada

O objetivo de um plano de comunicação do projeto é mostrar uma imagem clara para as equipes, não produzir o caos. Sua equipe do projeto ficará confusa se o seu plano não for completo e fácil de entender.

Portanto, limpe os detalhes supérfluos do seu plano para permitir que sua equipe se comunique efetivamente durante todo o ciclo de vida do projeto.

2. Não revelando expectativas

Se o seu plano não está falando sobre suas expectativas, será bom para nada. Isso ocorre porque, se sua equipe de projeto não tem uma idéia sobre sua visão, é improvável que ela funcione da maneira esperada.

Portanto, certifique-se de definir funções e responsabilidades de maneira idônea, pois essa é a chave para revelar suas expectativas em primeiro lugar.

3. Inconsistência nas operações

O objetivo comum de mapear as coisas é trazer consistência no processo de desenvolvimento do projeto. Portanto, se você vê alguns executivos de projeto concluindo suas tarefas antes do tempo previsto, mesmo no trote, e outros estão ficando para trás com persistência, significa que você não dividiu o trabalho de maneira uniforme.

Portanto, refine seu plano de comunicação para erradicar brechas ocultas e, consequentemente, trazer consistência nas operações de trabalho.

Como usar um plano de comunicação do projeto

Bem, você já aprendeu como criar um plano de comunicação do projeto, então vamos entender o processo de execução.

Distribua seu plano de comunicação de gerenciamento de projetos em sua equipe, para que todos o usem e compartilhem atualizações através dos diferentes métodos mencionados acima. Isso evitará o problema de percorrer tópicos de e-mail confusos ou ir até o espaço de trabalho dos executivos para uma atualização.

Leia os detalhes a seguir corretamente para saber como garantir que o objetivo do plano de comunicação do projeto seja atendido:

1. Não se afogue nos detalhes

Para tornar seus projetos bem-sucedidos, é importante garantir que sua equipe cumpra seu plano de comunicação. Porém, a obrigação de compartilhar todos os pequenos detalhes pode causar problemas desnecessários. É porque quando você se comunica demais e com muita frequência, as chances de ser ignorado aumentam.

Portanto, mude seu foco para a clareza das minúcias, e isso abrirá o caminho para um diálogo significativo, com certeza.

Além disso, permaneça direto ao soltar um e-mail para sua equipe. Você pode até criar um modelo de e-mail para lembrá-lo gentilmente dos aspectos mais importantes dos projetos enquanto compartilha novas informações.

2. Use uma ferramenta confiável de gerenciamento de projetos

O uso de uma ferramenta confiável de gerenciamento de projetos como o ProProfs Project é vital para tornar seu plano de comunicação bem-sucedido. Ajuda equipes de diferentes divisões a colaborar em uma única plataforma, o que, por sua vez, mantém distâncias de comunicação.

Existem muitos recursos que ajudarão você a perceber o quão bem você está usando seu plano de comunicação de gerenciamento de projetos, como:

Em suma, se você não deixar pedras sobre pedra enquanto usa o plano de comunicação do projeto, implante o software de gerenciamento de projetos e explore-o em todo o seu potencial.

3. Atualize seu plano de acordo com a situação

Oportunista é um desses fatores que podem criar uma situação desfavorável e comprometer o seu projeto. Portanto, faça mudanças no seu plano de comunicação de acordo com a situação e fique na pista, consequentemente.

É imperativo observar que fazer o feno enquanto o sol brilha é uma opção muito melhor do que pagar o preço por ser inflexível com relação à revisão do seu plano de comunicação.

Além disso, se as solicitações de alteração são válidas e importam muito para os clientes, dizer “Não” é como quebrar a associação e convidar críticas negativas. Manchará a reputação da sua empresa antes de abrir uma cortina.

Tudo considerado, realinhe seu plano de comunicação com as especificações revisadas do projeto.

4. Nunca coloque informações classificadas em risco

Durante o processo de desenvolvimento do projeto, ocorre a necessidade de transmitir tanto o sensível quanto o não sensível. Mas você não pode baixar a guarda enquanto compartilha informações classificadas, como um violação de dados pode colocar em questão a integridade da sua empresa.

Para usar seu plano de comunicação sem colocar em risco as informações classificadas, seu plano deve ter um fluxograma que o guie sobre como compartilhar informações confidenciais e com quem.

Acredite ou não, ele evitará problemas legais em grande parte e aumentará significativamente a credibilidade da sua empresa.

Você está pronto para colmatar as lacunas de comunicação com um plano perfeito?

No mundo dos negócios, o canal de email é o meio de comunicação mais utilizado. Mas esse aspecto também tem um lado sombrio, e às vezes você perde informações cruciais ao passar por uma pilha de emails não lidos. Isso cria confusão e afeta o progresso do trabalho negativamente mais tarde.

De acordo com o relatório de Statista, 293,6 bilhões de e-mails foram trocados somente em 2019, e esse número provavelmente ultrapassará 347,3 bilhões em 2023.

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Aqui estão algumas desvantagens que ajudarão você a entender por que as lacunas de comunicação não devem ser consideradas garantidas quando se trata de tornar os projetos bem-sucedidos:

  • Engajamento limitado dos funcionários
  • Perda de dados
  • Falta de hierarquia de projetos
  • Conflitos de equipe
  • Credibilidade de negócios rebaixada

Por meio desse artigo, falamos sobre o plano de comunicação de gerenciamento de projetos e sua importância, para que você possa otimizar o progresso do trabalho. Espero que você tenha compreendido todas as informações acima mencionadas para tornar seus projetos bem-sucedidos.

Obrigado pela leitura!


Perguntas frequentes

P. Quais são os elementos importantes de um plano de comunicação do projeto?

Os elementos importantes de um plano de comunicação do projeto são:

  • Preferências das partes interessadas
  • Protocolos de comunicação
  • Ideias para transferência de informações
  • Detalhes do Projeto

P. Quais são os 3 processos de comunicação?

Os 3 processos de comunicação são:

  • Planejar comunicações do projeto
  • Gerenciar comunicações do projeto
  • Monitorar as comunicações do projeto

P. O que é uma matriz de comunicação em gerenciamento de projetos?

Uma matriz de comunicação no gerenciamento de projetos é uma representação visual de como as comunicações do projeto ocorrerão durante o processo de desenvolvimento. Os três principais fatores da matriz de comunicação do projeto são:

  • O tipo de comunicação
  • Acionistas
  • A frequência de comunicação
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