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Os 5 maiores erros que os novos gerentes de projeto cometem

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Empresário segurando o desenho de uma cara triste

O trabalho de um gerente de projeto não é seguro. Tantas coisas estão acontecendo, tantas pessoas a considerar. Não é de admirar, então, que novos gerentes de projeto cometam muitos erros. Entretanto, essa situação não é necessariamente um ponto de partida para o seu trabalho de gerenciamento de projetos, se você aprender com as coisas que faz de errado sempre. Aqui estão os cinco maiores erros que os novos gerentes de projeto cometem e o que fazer com relação a eles.

1. Escopo muito amplo

Estar no comando de um grande projeto pode ser emocionante. Dá a você uma sensação de importância e prestígio. A desvantagem, no entanto, é que muitos novatos cometem o erro de morder mais do que conseguem mastigar. Eles estão ansiosos para provar a si mesmos e inevitavelmente falham.

O escopo do projeto determina os objetivos e as entregas que você deve atingir até o final do projeto. Em muitos casos, os novos gerentes de projeto sentam-se para considerar as especificidades de um projeto e não permitem a proliferação de fungos, o que os grandes projetos costumam fazer. Em breve, o projeto sairá irremediavelmente de seu controle.

Para evitar esse problema, você precisa reduzir um grande projeto. Identifique os menores objetivos atingíveis e limite sua gestão a eles. Mantenha um controle firme de seus objetivos. Não tenha medo de dizer não às demandas de seu chefe ou cliente – especialmente àquelas que estão fora do escopo do projeto.

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Pode ser assustador, é claro, mas no final, dividir o projeto em partes gerenciáveis ​​e manter seus objetivos garantem o sucesso do projeto. Afinal, sua função é gerenciar um projeto. Você tem que ter certeza de que pode alcançar o sucesso.

2. Demais, muito em breve

Outro erro de estreante é comprometer-se com um prazo apertado, sem levar em consideração atrasos inesperados.

Embora seja possível concluir o projeto dentro do período especificado, ele pressupõe que tudo – e todos – funcionará conforme o esperado. Isso raramente acontece, especialmente quando um projeto envolve muitas pessoas durante um período significativo. A chance de um fornecedor ou funcionário falhar em cumprir o cronograma e causar um efeito dominó é muito alta.

Evite esse tipo de estresse ao roer as unhas (e termine seu projeto a tempo) fatorando uma quantidade razoável de espaço de manobra ao estabelecer um prazo. Acha que um projeto levará um mês? Inclua uma semana extra ou mais, apenas para estar do lado seguro. Estime a duração do projeto corretamente e você impressionará seu chefe ou cliente a longo prazo quando terminar antes do previsto.

3. Demasiado “eu”, não o suficiente “nós”

Ninguém – homem ou mulher – é uma ilha, e isso é especialmente verdade no gerenciamento de projetos.

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Como novo gerente de projeto, você pode esquecer rapidamente que outras pessoas são afetadas pela maneira como você lida com o projeto. Além dos membros de sua equipe, você também tem partes interessadas a considerar. Em muitos casos, os projetos são criados para atender às expectativas específicas das partes interessadas; portanto, é parte integrante do seu planejamento e gerenciamento.

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Se você não sabe o que seus stakeholders esperam – ou pior, quem são eles -, então você está rapidamente indo para o desastre. Você realiza objetivos que não atendem às preocupações de seus stakeholders ou estabelece objetivos contrários às expectativas deles.

Identifique todas as partes interessadas que têm um investimento direto e indireto em seu projeto. Alinhe seus objetivos para atender às expectativas deles. Consulte-os desde o início. Publique atualizações de status para mantê-las informadas. Você pode não conseguir satisfazer completamente todos os seus stakeholders no mesmo grau, mas pelo menos sabe o que está faltando para referência futura.

4. Muito pouca direção

Muitos novos gerentes de projeto falham em seus objetivos porque não estabelecem parâmetros de referência. Transformar idéias em algo tangível requer a criação de um ponto de partida. Com um, você pode determinar como atingir seus objetivos. Se você não sabe onde está, não saberá o que precisa fazer para chegar aonde deseja ir.

Para evitar se perder, estabeleça os requisitos do projeto e mantenha-o sempre à frente da equipe. Consulte-os ao relatar o status do projeto. Discuta se você ainda está indo na direção certa.

5. Pouca gestão de riscos

Muitas coisas podem dar errado com um projeto, não importa o quão cuidadosamente você o planeje.

Os novos gerentes de projeto geralmente ignoram discussões aprofundadas sobre possíveis problemas e obstáculos que podem encontrar ao longo do caminho. Por quê? Talvez porque tenham medo de dar azar ao projeto. Seja qual for o motivo, não ter um plano B, caso você encontre um obstáculo, pode custar muito tempo e dinheiro. Isso pode até comprometer gravemente o sucesso do seu projeto.

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Um grama de prevenção vale um quilo de cura. Discuta todos os cenários possíveis com os membros da sua equipe. Faça planos de ação para cada contingência. Designe um membro da equipe para liderar cada um. Os planos devem ser simples e flexíveis, para que você possa adaptá-los a circunstâncias específicas à medida que elas surgirem. Um plano detalhado de gerenciamento de riscos fará você se sentir mais confiante e mais capaz de lidar com qualquer situação.

Takeaway chave

O gerenciamento de projetos não é tão fácil quanto parece. Até gerentes de projeto experientes podem ter problemas, porque muitos fatores podem afetar o resultado. Os novos gerentes de projeto certamente cometerão grandes erros em suas carreiras. No entanto, o importante é aprender com seus erros para evitar cometer novamente.

E você, nossos leitores? Quaisquer outros erros que você acha que os novos gerentes de projeto tendem a cometer? Vamos discutir.


Sobre o autor

Stacey Marone é escritora freelancer e colaboradora do serviço de dissertação do Scholaradvisor. Em seu tempo livre, ela faz trabalho voluntário e ajuda indivíduos e organizações a obter melhores resultados em liderança e gerenciamento de projetos. Suas paixões envolvem viajar e explorar novos lugares.

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