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Organizando sua desordem de tarefas usando a matriz de Eisenhower

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Dwight D. Eisenhower, Comandante Supremo das Forças Aliadas durante a Segunda Guerra Mundial e Presidente dos Estados Unidos de 1953 a 1961, era conhecido por sua implacável capacidade de tomada de decisões e solução de problemas sob extrema pressão. Sua reputação o precede principalmente porque ele fez uma distinção clara entre “eficiência” (fazer as coisas certas) e “eficácia” (fazer as coisas certas). Seus insights deram origem à Matriz de Eisenhower – uma estrutura eficiente para tomada de decisões, priorização e gerenciamento de tarefas.

O que é a matriz de Eisenhower?

A matriz de Eisenhower, também conhecida como matriz de decisão de Eisenhower ou caixa “Urgente-importante”, é uma estrutura fácil e intuitiva que estabelece o equilíbrio entre o que é urgente e o que é importante.

Se você se concentrar apenas no urgente – o “deve fazer”, o “fazer ou morrer” – você estará sob um estresse considerável que pode levar a esgotamento. Se você se concentrar apenas no que é importante – o “querer fazer” – ignorando seus deveres, os prazos perdidos e as tarefas não resolvidas se acumulam e acabam deixando você com ansiedade, culpa e vergonha.

DICA: Cuidado com a “armadilha do apelo”, pensar que uma tarefa é importante porque você gosta dela. A codificação por cores de suas notas pode esperar até que você termine de escrever o artigo de pesquisa.

O princípio da importância urgente traz clareza de propósito ao estabelecer seus valores essenciais, progredir em seus objetivos e levar uma vida menos estressante. É um método prático para categorização de tarefas, que o ajuda a formar a base para estruturar e organizar seu mundo.

Pense na matriz de Eisenhower como uma lista visual de tarefas, organizada como uma caixa de priorização em quatro quadrantes: FAZER, PROGRAMAR, DELEGAR e EXCLUIR. Vejamos cada um, separadamente, e como eles funcionam no Paymo.

Matriz de decisão de Eisenhower

Q1 – urgente e importante

Tarefas que você deve FAZER.

Lista de tarefas Paymo

Comece o dia trabalhando nas tarefas do primeiro trimestre. Aumente seus níveis de produtividade, empregando o Método de comer sapo. As tarefas do primeiro trimestre não podem ser delegadas e devem ser realizadas o mais rápido possível – agora. Eles têm consequências terríveis se você não cumprir o prazo. Concedido, existem diferentes níveis de “urgente” – gerenciamento de crise (por exemplo, “mediar a hostilidade entre X e Y”, “check-up médico para protuberância no pescoço”, “consertar tubo rompido”) e gerenciamento de tarefas (por exemplo, “terminar a apresentação para a reunião com o cliente”, “exame GMAT amanhã”) . Certifique-se de primeiro lidar com suas tarefas de gerenciamento de crises.

Q2 – importante, mas não urgente

Tarefas que você deve AGENDAR para mais tarde.

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Lista de tarefas Paymo

Uma maneira segura de progredir em seus objetivos pessoais e profissionais é granularidade. Quanto mais detalhada for sua tarefa, mais provável será que você realmente a cumpra. Portanto, transforme suas tarefas chunky Q2 em bits acionáveis ​​consideráveis ​​(por exemplo, transforme “terminar 5000w draft” em subtarefas – “(1) terminar contorno; (2) encontrar referências” etc.). Use as subtarefas em Paymo para esta finalidade exata:

Subtarefas em Paymo

Outra estratégia é definir prazos autoimpostos às suas tarefas do segundo trimestre como um mecanismo de ligação para fazer com que você progrida. Ainda assim, você teria que testar essa estratégia primeiro, uma vez que os prazos autoimpostos nem sempre são eficazes, pois estudos mostram, principalmente devido ao fraco autocontrole e nossa tendência de empurrar prazos flexíveis.

Q3 – urgente, mas não importante

Tarefas que você deve DELEGAR.

Tarefa urgente, mas não importante

Ocupado não significa envolvimento. Se você não for intencional com seu tempo e energia, você se verá no círculo vicioso de marcar tarefas que não agregam valor ao seu trabalho ou crescimento pessoal. As tarefas Q3 são aquelas que você precisa realizar, mas não deseja. Portanto, atribua ou delegue-os a um colega, treine um subordinado (levando em consideração a regra 30x) ou contrate um assistente virtual para fazer isso. Se essas opções não forem viáveis, tente reformular as tarefas Q3 para aprimorar uma nova habilidade. Ou cronometrar tarefas Q3 durante as horas menos produtivas do dia.

De todas as coisas ridículas, a mais ridícula me parece estar ocupado – ser um homem que é rápido com sua comida e seu trabalho … O que, eu me pergunto, essas pessoas ocupadas fazem? – Søren Kierkegaard

Q4 – nem urgente nem importante

Tarefas que você deve EXCLUIR.

tarefas nem urgentes nem importantes

Nem toda procrastinação é má. Em vez de assistir a vídeos do Youtube ou gastar tempo no Quora ou Reddit, escolha uma tarefa fácil ou confortável de seu segundo ou quarto trimestre. Progrida trabalhando em algo menos urgente e um pouco menos importante. Se você quer procrastinar, vá em frente! Mas trabalhe naquela ideia em que você estava pensando antes de adormecer – aquele romance que você sempre quis escrever, aquele vídeo que você queria fazer, seu novo negócio ou ideia de aplicativo. Este tipo de procrastinação é chamado de “procrastinação estruturada”.

DICA: Quando você quiser “procrastinar”(“ Adiando o trabalho que você deveria fazer ao trabalhar em outra coisa ”), combine uma tarefa servil (por exemplo, fazer a papelada) com algo agradável (por exemplo, ouvir seu podcast favorito) para realizar essa tarefa. Agrupar atividades altamente prazerosas com atividades desagradáveis ​​é uma estratégia chamada “pacote de tentação”.

Permita que seu cérebro desfoque. Eu estabeleço uma regra clara sobre o que faz minha lista de distrações do quarto trimestre: tocar violão, fazer ginástica, tirar uma soneca, sair para uma caminhada, preparar uma xícara de chá adequada, fazer esboços, praticar minhas habilidades de escrita à mão, aprender vocabulário em português, e assim por diante. O que esses exemplos têm em comum é que são ativos por natureza. Tudo isso permite que meu cérebro processe as informações e divague em um estado relaxado, ao mesmo tempo em que garante que não coloque meu cérebro no banco de trás. Não faça zumbis assistindo ao seu programa favorito. Nem preciso dizer que um tipo ruim de distração.

Como fazer sua própria matriz de Eisenhower em Paymo

Vamos criar nossa própria matriz Eisenhower em Paymo usando Marie Kondoestá arrumando magia.

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Para o registro, Marie Kondo é uma especialista em arrumação japonesa e autora de best-sellers conhecida por sua organização e métodos de organização próximos ao minimalismo, encorajando seus clientes a manter apenas as coisas que “despertam alegria”. Semelhante à estrutura de Marie, comprometa-se a usar a matriz de priorização por pelo menos um mês. Imagine sua carga de trabalho ideal ou lista de tarefas ao se concentrar nas tarefas que “despertam a alegria” e descarte aquelas que o paralisam de ansiedade.

A melhor maneira de escolher o que guardar e o que jogar fora é pegar cada item nas mãos e perguntar: “Isso desperta alegria?” Se isso acontecer, fique com ele. Se não, descarte-o. Este não é apenas o parâmetro mais simples, mas também o mais preciso para julgar. – Marie Kondo

Etapa 1: elabore sua lista de tarefas semanais

Faça um despejo cerebral inicial, listando todas as tarefas que você deve concluir durante o mês, da mesma forma que despejaria tudo o que precisa ser classificado em uma pilha enorme no meio de sua área de trabalho. Essa pilha é chamada de “lista mestre”. A carga de trabalho pode parecer assustadora – então, primeiro escolha suas tarefas para a semana.

Lista de tarefas Eisenhower Matrix

Etapa 2: iniciar o processo de descarte

Vamos começar a limpar a desordem de tarefas. Aqui estão meus dois princípios orientadores para decisões de manter / jogar:

“Menos é mais”. Se você está reprogramando algumas tarefas há meses e não consegue encontrar tempo ou energia para trabalhar nelas, veja se as tarefas realmente valem a pena. Os interesses das pessoas mudam com o tempo, então talvez essa tarefa não esteja mais alinhada com seus valores ou objetivos. Pergunte a si mesmo: “Eu realmente preciso fazer isso?”. Se você tem medo de tarefas servis, veja se pode delegá-las ou atribuí-las a um subordinado, um assistente pessoal, ou se pode ensinar alguém a fazê-las.

Essa tarefa “desperta alegria”? Terminar uma tarefa libera dopamina, mas a tarefa motiva você a realizá-la apenas por fazê-la? Ou você simplesmente deseja riscar da sua lista de tarefas? Seja honesto – você realmente não quer consertar aquele cortador de grama sozinho, então por que não comprar um novo ou providenciar manutenção? Se produzir desapontamento desnecessário por adiar constantemente, descarte totalmente essa tarefa. Pode não valer a pena o incômodo. Organizar sua lista de tarefas lhe dará paz de espírito.

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Data de vencimento da lista de tarefas da Matriz de Eisenhower

Etapa 3: Organize as tarefas por quadrantes

Depois de definir as datas de vencimento e alternar “Lista de Tarefas” no Paymo, comece a atribuir prioridade – “crítica” para Q1, “alta” para Q2, “normal” para Q3, “baixa” para Q4. Limite cada quadrante a 4-5 tarefas. Subestime o quanto você pode fazer em uma semana e superestime quanto tempo cada tarefa levará. Use o fluxograma abaixo para ajudá-lo com sua rotulagem e manter / lançar decisões:

Árvore de Decisão

Para tarefas Q1, use a priorização relativa atribuindo às suas tarefas um número de prioridade 1-5 (em que 1 é “crítico”) ou a letra AE (para ordem de conclusão).

Lista de tarefas atualizada em Paymo

Para tarefas do segundo trimestre, use a granularidade para torná-las acionáveis. Você também pode definir um prazo auto-imposto. Como não são urgentes, você pode fazê-los nos seus pequenos bolsos de tempo.

Lista de tarefas atualizada em Paymo

Para tarefas Q3, minimize, terceirize ou automatize-as. É normal dizer “não” educadamente a certas tarefas (por exemplo, “fazer um recado para Bob”). Decida trabalhar apenas nas tarefas Q3 depois de terminar Q1 e Q2.

Lista de tarefas atualizada em Paymo

Para as tarefas do quarto trimestre, substitua as tarefas zumbis por outras relaxantes ou criativas. Você também pode reformulá-los para fazer progresso em relação ao segundo trimestre.

Lista de tarefas atualizada em Paymo

DICA: Adapte suas tarefas do quarto trimestre de forma a agregar valor. Em vez de assistir a uma compilação de vídeos de gatos de uma hora, que tal assistir a um tutorial DIY de 20 minutos sobre como construir uma árvore para gatos para seu amigo felino? Em vez de rolar indefinidamente seu feed de mídia social, ligue para um amigo.

Etapa 4: revise sua semana

No final da semana, reflita sobre o que deu certo e o que não deu. Use alguns Métricas – tempo gasto, palavras escritas, taxa média de conclusão de tarefas. Talvez você tenha concluído com sucesso 15/18 tarefas (uma taxa de conclusão de 83,33%), escrito 3500/5000 palavras e gasto 7,5 horas em seu relatório das 6 horas que você planejou inicialmente.

Visão geral do tempo trabalhado

Avaliar tarefas qualitativamente – qual foi o destaque desta semana? Sobre qual tarefa você estava muito otimista? O que não deveria ter entrado na lista e acabou perdendo seu tempo?

Ao fazer as perguntas certas, você pode obter informações sobre seu próprio trabalho e progresso. Você verá padrões e hábitos que pode querer substituir ou reforçar. Refletir sobre sua semana o ajudará a se organizar e planejar melhor para a próxima.

Para uma lista de tarefas completamente limpa

Use a matriz de Eisenhower, uma estrutura fácil e intuitiva para priorizar e categorizar suas tarefas em quatro quadrantes: FAZER, PROGRAMAR, DELEGAR e EXCLUIR. Dessa forma, você estará preparado para o que quer que aconteça e ainda terá algum controle sobre os resultados da tarefa.

O princípio da importância urgente o ajudará a filtrar suas tarefas. Portanto, comece a organizar ou reaproveitar esses incômodos desperdiçadores de tempo e manter o que quer que “desperte alegria”.

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