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Organização de gerenciamento de projetos: o básico

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A definição clássica de uma organização é “um corpo de pessoas com um propósito específico”. No entanto, a maneira como esse “corpo de pessoas” é configurado e composto impacta diretamente – às vezes para melhor, às vezes para pior – como, quando e se o “propósito particular” é cumprido. Em outras palavras, para entender uma organização, precisamos compreender e avaliar sua estrutura subjacente.

Estrutura da Organização de Gerenciamento de Projetos

Abaixo está uma visão geral de quatro tipos comuns de estrutura de organização de gerenciamento de programa: funcional, matricial, projetizada e composta.

Estrutura Organizacional Funcional

Em uma estrutura organizacional funcional (também conhecida como estrutura organizacional convencional e tradicional), o poder de tomada de decisão cabe aos gerentes funcionais. Como tal, departamentos, divisões, equipes e grupos de trabalho são organizados pelo tipo de trabalho que está sendo feito (por exemplo, engenharia, P&D, vendas, serviços profissionais, etc.).

Os gerentes de projeto têm pouca ou nenhuma autoridade e, como tal, trabalhar em projetos normalmente é uma atividade de meio período, e não de período integral. Por exemplo, um indivíduo pode ser designado para servir como gerente de projeto em uma determinada iniciativa, durante a qual ela se reporta a um gerente funcional que controla a alocação de orçamento, alocação de recursos, etc. Uma vez que o projeto termina, o indivíduo retorna ao seu papel normal (funcional).

Estrutura Organizacional Projectizada

Em uma estrutura organizacional projetizada, os gerentes de projeto recebem um alto grau de poder (e, em alguns casos, autoridade total e completa) para tomar várias decisões relacionadas à alocação de orçamento, alocação de recursos, programação e assim por diante. Uma vez que essas organizações são fundamentalmente projetadas para operar projetos, os gerentes de projeto não têm uma função funcional à qual voltam entre as iniciativas. Eles trabalham de projeto para projeto e muitas vezes podem liderar vários projetos menores ao mesmo tempo.

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Estrutura Matricial Organizacional

Uma estrutura organizacional matricial é uma mistura de funcional e projetizada. Nessa configuração – que é o tipo de estrutura mais comum – os gerentes funcionais e os gerentes de projeto têm certo grau de poder e autonomia. Para o primeiro, a autoridade se move verticalmente (para cima e para baixo no organograma). Para o último, a autoridade se move verticalmente (entre departamentos e equipes).

Os funcionários que trabalham em uma estrutura organizacional matricial podem se reportar a vários gerentes. Por exemplo, um eletricista que normalmente trabalha 40 horas por semana pode ser designado para gastar 10 horas por semana em um projeto de construção. Durante essas 10 horas, ela se reporta ao gerente de projeto. Nas outras 30 horas, ela se reporta a seu gerente funcional.

Geralmente, existem três subtipos de estruturas organizacionais matriciais: forte, fraca e equilibrada:

  • Forte: Os gerentes de projeto têm mais autoridade do que os gerentes funcionais.
  • Fraco: Os gerentes funcionais têm mais autoridade do que os gerentes de projeto.
  • Equilibrado: Tanto os gerentes de projeto quanto os gerentes funcionais têm níveis de autoridade iguais (ou semelhantes).

Embora uma estrutura organizacional matricial equilibrada possa parecer ideal e democrática, pode ser bastante desafiador fazer com que essa abordagem funcione de maneira eficiente. Isso ocorre porque, invariavelmente, surgirão questões que beneficiarão um tipo de administrador em detrimento de outro.

Voltando ao exemplo acima, imagine que o gerente do projeto de construção deseja que o eletricista gaste 20 horas por semana no projeto, em vez de dez. Embora essa solicitação possa ser perfeitamente legítima e justificada – digamos, o construtor aumentou o prazo em três meses e, como tal, o cronograma deve ser acelerado – o gerente funcional pode se opor a essa solicitação.

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Para evitar conflitos contínuos no organograma do projeto de construção, tanto o gerente funcional quanto o gerente de projeto devem ter protocolos e processos claros para a tomada de decisões. Em alguns casos, isso pode envolver o encaminhamento de certos assuntos para um executivo (ou equipe executiva) para uma decisão final.

Estrutura Organizacional Composta

Uma estrutura organizacional composta combina todos os três tipos discutidos acima: funcional, projetizada e híbrida.

À primeira vista, este tipo de configuração pode parecer excessivamente – senão impossivelmente – complexo e pouco prático. No entanto, essa combinação não significa que os gerentes de projeto tenham graus flutuantes de autoridade no mesmo projeto (ou seja, na segunda-feira eles têm poder total e na terça não têm poder). Tal configuração seria verdadeiramente caótica!

Em vez disso, em uma estrutura organizacional composta, os gerentes de projeto recebem diferentes níveis de autoridade em vários projetos. Por exemplo:

  • Em “Projeto A”Eles podem ter autoridade total (como é o caso em organizações projetizadas).
  • Em “Projeto B”Eles podem ter pouca autoridade e servir mais como coordenadores ou facilitadores de projetos (como é o caso em organizações funcionais).
  • Em “Projeto C”Eles podem compartilhar autoridade com um gerente funcional (como é o caso em organizações matriciais).

Devido à natureza complexa de uma estrutura organizacional composta, essa abordagem raramente é usada por organizações de pequeno ou médio porte. Em vez disso, é adotado por algumas grandes empresas e agências governamentais que se concentram em vários setores da mesma indústria. O Google é frequentemente citado como um exemplo de estrutura organizacional composta (com ênfase significativa em uma estrutura organizacional matricial).

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Organização e Gerenciamento do Projeto

O diagrama a seguir ilustra a quantidade relativa de autoridade que os gerentes de projeto têm em cada tipo de estrutura, com o nível de autoridade aumentando da esquerda para a direita:

Organização de gerenciamento de projetos: o básico 4

Fonte: PMI: Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK)


Uma palavra sobre PMOs

Os escritórios de gerenciamento de projetos (PMOs) podem existir em todos os tipos de estruturas organizacionais. No entanto, os PMOs têm mais autoridade e controle em organizações projetizadas e menos em organizações funcionais (nesse caso, o PMO normalmente desempenha uma função de apoio em vez de uma função de controle ou direção).

Fatores na escolha de uma estrutura organizacional

Conforme destacado pelo Project Management Institute (PMI), que é uma das associações de gerenciamento de projetos mais importantes do mundo, há uma variedade de fatores que devem ser levados em consideração ao escolher uma estrutura organizacional. Estes incluem (mas não estão limitados a):

  • Extensão do alinhamento com os objetivos organizacionais
  • Capacidades de especialização
  • Capacidades de delegação
  • Amplitude de controle, eficácia e eficiência
  • Linhas claras para escalar decisões
  • Comunicações (por exemplo, políticas, visão, status do trabalho)
  • Âmbito de autoridade
  • Atribuição de responsabilidade
  • Atribuição de responsabilidade
  • Simplicidade e adaptabilidade de design
  • Eficiência de desempenho
  • Considerações de custo,
  • Locais físicos (co-localizados, regionais e / ou virtuais)

Software de organização de gerenciamento de projetos

Independentemente da estrutura, um bom software de organização de gerenciamento de projetos é essencial para manter as iniciativas dentro do cronograma e do orçamento. Os principais recursos e funções incluem:

  • Acesso baseado em nuvem
  • Fluxos de trabalho configuráveis
  • Colaboração no contexto
  • Processos de negócios automatizados
  • Visibilidade em tempo real
  • UI flexível
  • Relatórios e painéis dinâmicos
  • Integração com outros sistemas e ferramentas do ambiente (ex: CRM, ERP, repositório de arquivos, chat, gerenciamento de tarefas, apresentação, etc.).

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Ao avaliar várias soluções de software de organização de gerenciamento de projetos, também é importante prestar atenção a aspectos como prontidão para uso imediato, facilidade de integração e segurança da informação (transmissão de dados e dados em repouso). E, claro, é aconselhável se concentrar em avaliações de clientes, análises de analistas e prêmios

O resultado final da organização de gerenciamento de projetos

Uma estrutura de gerenciamento de projetos não é estática e fixa. Em vez disso, é dinâmico e adaptável. Organizações que combinam estabilidade fundamental com agilidade responsiva são normalmente aquelas que chegam ao topo de seu mercado, definem o ritmo e lideram o caminho.

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