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Obtendo a aprovação do projeto

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Conceito de grande idéia de lâmpada

Antes de começar a produzir gráficos de Gantt e gráficos de nivelamento de recursos para um projeto, é necessário aprová-lo. Se a aprovação vem do cliente que paga pelo projeto ou do patrocinador executivo, representa um primeiro marco vital que não acontecerá sem algum trabalho nos bastidores.

É vital gastar tempo suficiente na preparação para a aprovação do projeto. Por quê? Quando o projeto começar, você estabelecerá as bases que ajudarão o projeto a ter sucesso a longo prazo. Sem esse trabalho em segundo plano, o projeto não decolará muito rápido nem será muito longe.

Publicando a “grande idéia”

Todo projeto deve ter uma “grande idéia” para conduzi-lo. Como gerente de projeto, você deve entender essa ideia. Mais importante, você deve poder falar sobre isso e divulgá-lo aos indivíduos e grupos responsáveis ​​pela aprovação dos fundos e recursos do projeto.

Essa “grande idéia” pode ser um novo banco de dados e interface da Web complicado que leva centenas de páginas para ser descrito. Pode ser tão simples quanto atualizar os servidores no data center. Seja o que for, como gerente de projeto, você deve ser capaz de afirmar de forma concisa qual é a idéia e como ela beneficiará a organização a que se destina.

À medida que você avança para obter a aprovação do projeto, a “grande idéia” é o gancho que garantirá o interesse das partes interessadas em descobrir mais sobre o projeto.

Analisando os benefícios

Como mencionado acima, o projeto deve trazer benefícios para a organização. Como esse trabalho vai ganhar dinheiro, aumentar a participação de mercado ou melhorar a vida das pessoas em todo o planeta. Se um projeto não puder oferecer benefícios sólidos, enfrentará muitas perguntas sobre o motivo pelo qual deve ser considerado.

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Portanto, você precisa gastar algum tempo analisando a “grande idéia” e determinando quais são os benefícios positivos que advêm dessa idéia. Em outras palavras, você precisa fazer sua lição de casa para definir e medir esses benefícios.

Você deve saber quais são as estimativas para os benefícios e o retorno do investimento. Embora você possa precisar de uma história direta para discutir os benefícios, também deve ter a documentação e a pesquisa disponíveis quando necessário.

Criando um roteiro

Com uma “grande ideia” e algumas razões sólidas para a execução do projeto (incluindo os benefícios positivos para a organização), é hora de criar um roteiro para o projeto. O roteiro não precisa ser um plano de projeto detalhado. De fato, neste momento, não deve ser muito detalhado.

O roteiro precisa ter o esboço de alto nível do que será necessário para obter a aprovação do projeto e o término do projeto. Esse roteiro pode incluir os marcos do plano do projeto e as datas ou períodos relacionados. Também deve incluir a lista das principais tarefas durante cada fase do projeto e os portões da fase que determinam como o projeto está progredindo.

Como é isso no papel. Por fim, o roteiro deve fornecer uma imagem de uma página do projeto do início ao fim.

Fazendo o passo

Depois de juntar tudo, faça a proposta do projeto. Pode ser uma reunião formal com tomadores de decisão. Pode ser uma discussão casual no cubículo de alguém sobre o projeto. No entanto, o tom é baixo, se você fez o trabalho para estabelecer as bases, é muito mais provável que tenha sucesso.

Você esboçou a “grande idéia”. Você analisou e documentou os benefícios.

Você criou o roteiro de alto nível. Agora, com toda essa base para apoiá-lo, você pode apresentar o projeto com mais facilidade – e com mais eficiência – a fim de obter o apoio das pessoas apropriadas que podem tomar decisões e dedicar recursos ao projeto.

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