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Jogar com orçamento ortográfico

Ao iniciar um projeto, é difícil saber quanto vai custar. Os gerentes de projeto são responsabilizados por suas estimativas de orçamento e, com tanta incerteza nos projetos, esse pode ser um dos maiores desafios dos gerentes de projeto.

A capacidade de criar um orçamento preciso é uma habilidade essencial para um gerente de projetos. Pode ser uma tarefa assustadora, especialmente para novos gerentes de projeto; no entanto, depois de criar seu primeiro orçamento, você terá uma abordagem a usar, e ficará mais fácil para projetos futuros.

Noções básicas de orçamento

Existem duas abordagens principais que você pode adotar ao criar um orçamento:

  1. Abordagem de cima para baixo: decidir quanto custará o projeto e dividir o valor entre os pacotes de trabalho.
  2. Abordagem de baixo para cima: estimar o custo total do projeto, custando os pacotes de trabalho de nível mais baixo e acumulando.

Ambas as abordagens têm suas vantagens e desvantagens e, como gerente de projetos, você será confrontado com as duas em algum momento de sua carreira. Vamos dar uma olhada em cada abordagem em mais detalhes:

Abordagem orçamentária de cima para baixo

A decisão é tomada, geralmente pela gerência sênior, sobre quanto o projeto deve custar. Esse valor é dividido entre os pacotes de trabalho. Lembre-se de que essa abordagem é mais do que adivinhar; você precisa explicar como você fará o trabalho dentro do orçamento alocado para cada pacote de trabalho. A experiência anterior de outros projetos contribuirá para validar a alocação de orçamento para pacotes de trabalho. Deve-se perguntar se o orçamento parece realista com base na experiência de projetos anteriores.

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A vantagem da abordagem orçamentária de cima para baixo é que ela se concentra na consecução do projeto dentro do orçamento alocado e leva à eficiência e à redução de práticas desnecessárias.

Uma desvantagem da abordagem orçamentária de cima para baixo é que ela pressupõe que a pessoa que está criando o orçamento tenha conhecimento e experiência suficientes para fazer uma estimativa de custo razoável. Caso contrário, pode ocorrer conflito quando uma pessoa solicitada a executar o projeto recebe um orçamento irrealista insuficiente para entregá-lo. Existe o risco de orçamentos deliberadamente baixos, criados com a crença de que isso incentivará a economia de custos.

Abordagem do orçamento de baixo para cima

A equipe, geralmente envolvendo o responsável pelo orçamento final, identifica as tarefas e atividades necessárias para concluir o projeto. O projeto é baseado nos pacotes de trabalho de nível mais baixo e acumulado para chegar ao custo total do projeto. Os custos diretos e indiretos são calculados para cada pacote de trabalho.

A vantagem da abordagem de orçamento de baixo para cima é sua precisão (desde que você não tenha perdido nenhuma tarefa ou atividade). É bom para o moral da equipe, porque o gerente de projeto envolve a equipe na criação do orçamento. Essa abordagem às vezes é chamada de orçamento participativo por esse motivo.

Uma desvantagem da abordagem orçamentária de baixo para cima é a dificuldade em obter uma lista completa de tarefas e atividades necessárias para concluir o projeto. É fácil perder algumas que serão necessárias e que mais tarde descartarão o orçamento.

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Tipos de custo diferentes

Existem dois tipos de custo que preocupam os gerentes de projeto quando eles criam orçamentos: custos diretos e indiretos.

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Custos diretos

Esses custos são facilmente atribuídos ao projeto e cobrados item a item. Exemplos são:

  • Trabalho (pessoas)
  • Honorários de consultor
  • Matéria prima
  • Licenças de software
  • Viagem

Custos indiretos

Esses custos são para itens que beneficiam mais de um projeto e apenas uma proporção do custo total é cobrada no projeto. Exemplos são:

  • Tarifas telefônicas
  • Escritório (aluguel)
  • Equipamento de escritório
  • Administração Geral
  • Companhia de seguros

Análise de Reserva

Uma reserva ou reserva de contingência é adicionada aos projetos (geralmente uma porcentagem do custo e do tempo total do projeto) para cobrir o risco. Esse fundo é usado ao encontrar eventos inesperados durante o projeto. Você deve ajustar sua reserva de contingência ao nível de risco identificado para o projeto. Um projeto rotineiro e bem praticado terá uma reserva de contingência mais baixa do que um projeto que abre novos caminhos.

Seu orçamento será composto de custos diretos e indiretos, com uma pequena quantia atribuída à reserva para contingências.

Estimando custos

Além das abordagens orçamentárias de cima para baixo e de baixo para cima, existem várias outras técnicas que os gerentes de projeto usam para criar seus orçamentos. Estas são cinco abordagens alternativas usadas para criar estimativas de orçamento:

  1. Opinião especializada: Essa abordagem usa especialistas no assunto (PMEs) para calcular o custo total do projeto. Essa abordagem pode ser útil porque, com a ajuda de conhecimentos e experiências de especialistas, você pode explicar fatores que nem sempre são evidentes para os não especialistas.
  2. Análise de lances do fornecedor: Essa abordagem compara as ofertas de diferentes fornecedores para chegar a uma estimativa de custo para o projeto.
  3. Estimativa análoga: Essa abordagem usa o histórico de projetos semelhantes para criar uma estimativa. Ele analisa quanto custam os projetos passados, levando em consideração as diferenças com o novo projeto.
  4. Estimativa de Três Pontos: Essa abordagem usa a média ponderada de três estimativas – melhor, provável e pior – para obter um maior grau de controle sobre como o valor de uma tarefa ou atividade é calculado.
  5. Estimativa paramétrica: Essa abordagem usa uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis, como linhas de código em um aplicativo de software ou metragem quadrada de um edifício para calcular uma estimativa.
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Monitorando o orçamento

Depois de concluir o orçamento e iniciar o projeto, verifique regularmente os gastos reais em relação à estimativa orçamentária, usando uma planilha, como este Modelo de Análise e Previsão de Orçamento (MS Excel, 15 KB) desenvolvido por Brad Egeland. Isso informará se o projeto está progredindo conforme a ação planejada ou corretiva é necessária.

Pensamentos finais

É melhor entrar um pouco abaixo do orçamento do que acima do orçamento. Seu cliente ficará mais feliz e refletirá bem na sua capacidade de criar um orçamento preciso e cumpri-lo.

Seja qual for a abordagem de orçamento escolhida, gaste tempo para criar seu orçamento, verifique-o com cuidado e revise-o com frequência para garantir que você esteja no caminho certo.

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