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O que é PMO, EPMO, PPMO, PgMO e PSO? · Paymo

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Os acrônimos PMO, EPMO, PPMO, PgMO e PSO tocam um sino?

O que você deve saber é que todos eles influenciam o seu projeto até certo ponto, quando usados ​​em uma empresa. Além disso, se você deseja dar vida ao seu projeto, provavelmente precisará de um dos departamentos que abordamos abaixo. E se você respondeu não às primeiras perguntas, vá em frente e leia mais.

Com o tempo, grandes organizações mudam de departamentos simples (como PMOs) para complexos (como EPMOs ou PPMOs). A maneira pela qual uma empresa lida com seus projetos é dinâmica. Você pode modificar processos e estruturas sempre que uma mudança ocorrer interna ou externamente. A chave para alcançar o sucesso do projeto está na capacidade de se adaptar às mudanças e de poder ajustar a estrutura organizacional da sua empresa à medida que avança.

TL; DR: Uma empresa não pode ter nenhum, um, alguns ou todos esses departamentos. Escolher um sobre o outro depende do grau de ajuda que você precisa e da complexidade de seus projetos. Todos eles cumprem um papel diferente e são colocados em um local hierárquico distinto.

De acordo com sua influência e força na hierarquia de uma empresa, esses departamentos de projeto são:

diagrama pmo

PMO – Escritório de Gerenciamento de Projetos

O que é PMO?

Simplesmente, o Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) é um departamento da empresa que tem como objetivo criar padrões de gerenciamento de projetos e garantir que eles sejam seguidos durante a execução do projeto.

O PMO informa aos gerentes de projeto como devem gerenciar cada projeto, definindo padrões e linhas de base de melhores práticas. Eles são os legisladores que garantem a execução dos projetos de acordo com as diretrizes estabelecidas.

Utilizados pela primeira vez em 1800, os escritórios de gerenciamento de projetos passaram de parte dos projetos agrícolas para o que são hoje: parte integrante de todas as organizações baseadas em projetos, independentemente do setor.

Ter um PMO como parte do seu negócio nem sempre é uma necessidade. O aumento do custo e do número de recursos necessários para mantê-los está fazendo as empresas hesitarem em usá-los. De fato, um estudo de 2017 do KMPG sobre desempenho comercial afirma que apenas 56% das organizações participantes usavam PMOs. E seu número está caindo a cada ano. Sem mencionar que apenas 25% foram eficazes quando se tratava de apoiar mudanças.

Você precisa de um PMO? Se você está debatendo a necessidade de um PMO em sua organização, consulte esta lista de benefícios e serviços que Neal Whitten colocou em 2000.

A verdade é que a maioria dos membros do PMO exige treinamento para trabalhar com eficiência. Como os gerentes de projeto, os membros do escritório de gerenciamento de projetos devem adquirir a experiência e o conhecimento certos antes de passar para uma posição de gerente. Eles são responsáveis ​​por quaisquer problemas que ocorram. Além disso, eles assumem o controle total do projeto se o gerente do projeto não tiver mais nada a fazer para corrigir a situação. Comparado a um gerente de projetos que se concentra em projetos individuais, os executivos de gerenciamento de projetos detêm uma autoridade mais alta usada para qualquer grupo de projetos de uma empresa.

Dê uma olhada no contexto em que você encontra esse acrônimo. Às vezes, é usado para o gerente de projetos e o escritório de gerenciamento de programas. No entanto, o significado correto do PMO permanece no Escritório de Gerenciamento de Projetos.

O que um PMO faz?

  • fornece mentoria especializada e treinamento em gerenciamento de projetos para gerentes de projeto
  • define os critérios e métricas necessários para analisar a eficiência dos projetos
  • suporta transparência e comunicação
  • direciona projetos de acordo com as melhores práticas
  • oferece as informações corretas para apoiar a tomada de decisões
  • controla a conformidade com os padrões emitidos
  • gerencia toda a documentação e histórico de projetos
  • rastreia projetos e envia alertas sempre que algo não está indo de acordo com o plano
  • realiza revisões no nível do projeto durante um projeto e após sua conclusão
  • suporta a entrega de um projeto.
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Membros da equipe do PMO:

Diretor / Gerente de PMO – supervisiona a execução de cada projeto para garantir que eles cumpram os requisitos do cliente e os principais objetivos

Gerentes de projeto – encarregados da execução, eles também devem ter o conhecimento certo para aplicar as melhores práticas de gerenciamento de projetos e garantir sua conclusão

Analistas de Projetos – trabalhe em estreita colaboração com os gerentes de projeto, monitore e analise seu trabalho e relate aos diretores e gerentes do PMO para atualizá-los sobre o status de um projeto usando dados documentados precisos

Gerentes de Recursos / Coordenadores de Projetos – fornecer suporte aos gerentes de projeto, coordenando recursos, agendas, reuniões, informações e equipamentos para garantir que eles atendam a todos os requisitos do cliente

Embora seja a estrutura mais usada em uma empresa, o escritório de gerenciamento de projetos não é o único. Negócios complexos que envolvem diversos programas e portfólios requerem departamentos adicionais especializados nesses campos.

EPMO – Escritório de Gerenciamento de Projetos / Programas / Portfólio Corporativo

O que é o EPMO?

o PMO da empresa (EPMO) é um departamento colocado no nível executivo da hierarquia de uma empresa usado principalmente por empresas com alcance global.

O EPMO é essencialmente um tipo de escritório de gerenciamento de projetos. É necessário que projetos maiores aprimorem suas técnicas e processos de gerenciamento de projetos. Também garante o alinhamento dos objetivos gerais de negócios com seus projetos, programas e portfólios.

Simplificando, um escritório de gerenciamento de projetos corporativos faz o que um escritório de gerenciamento de projetos não pode. Ele gerencia mais departamentos do PMO ao mesmo tempo para garantir que todos sigam os padrões da empresa. As EPMOs são usadas quando os PMOs restritos falham em corrigir um problema. Esses problemas geralmente ocorrem porque os PMOs simples se concentram nos departamentos, e não no campo geral da empresa que reúne todos eles.

De fato, de acordo com o relatório Pulse of the Profession 2017 do PMI, metade das organizações que possuem um PMO também possui um EPMO. Como resultado, eles viram uma diminuição de 33% na taxa de falhas do projeto. Por quê? Porque as empresas estão começando a preferir escritórios de gerenciamento de projetos corporativos que podem impactar o nível corporativo dos negócios.

Nem todas as empresas, equipes ou projetos precisam de gerenciamento de projetos corporativos. Ainda assim, algumas das razões pelas quais você pode querer usar EPMOs incluem: projetos de alta complexidade, vários projetos ao mesmo tempo, com prazos próximos, mais departamentos e equipes trabalhando nos mesmos projetos, projetos com falha repetida e erros de desenvolvimento frequentes, perdidos ou prazos atrasados, um portfólio em constante crescimento e muito mais.

Apesar dos diferentes graus de envolvimento em projetos, PMOs e EPMOs têm algo em comum: eles se apoiam. As grandes empresas podem achar benéfico usar os dois ao mesmo tempo. Ou seja, se eles puderem se dar ao luxo de ter dois departamentos separados. Se o fizerem, eles podem separar e distribuir funções entre as equipes para garantir que todos os aspectos de um projeto sejam totalmente cobertos. O caminho é fácil: o EPMO escolhe um projeto e o PMO o gerencia até sua conclusão.

Às vezes, você pode encontrar o termo EPM (Enterprise Project Management). Comparado ao EPMO, que representa um departamento, o EPM representa um método colaborativo no qual as empresas gerenciam seus projetos, recursos e trabalho.

O que um EPMO faz?

  • garante que todos os projetos, programas e portfólios estejam alinhados com os padrões, métodos, políticas e estratégia acordada da empresa
  • padroniza métricas, ferramentas, procedimentos e técnicas
  • inicia e controla todos os processos de gerenciamento de projetos
  • monitora o progresso e cria relatórios sobre gerenciamento e sobre os programas da empresa
  • otimiza métodos e entrega da estratégia
  • gerencia talentos de gerenciamento de projetos
  • ajuda a alcançar objetivos
  • toma decisões relacionadas a investimentos e distribuição de recursos em nível empresarial

Membros da equipe da EPMO:

Diretor / Gerente de PMO corporativo – supervisiona a execução de todos os projetos para garantir que eles sigam os requisitos do cliente e os objetivos em nível empresarial

PPMO – Escritório de Gerenciamento de Portfólio de Projetos

O que é PPMO?

Passando para uma escala maior, o Escritório de Gerenciamento de Portfólio de Projetos (PPMO) reúne conselhos e ferramentas de gerenciamento de projetos, programas ou portfólios.

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Por definição, os portfólios são uma coleção de projetos, programas e operações. É por isso que o PPMO é responsável por garantir que todos eles atendam aos objetivos de negócios. Um PPMO pode selecionar, avaliar e priorizar os projetos que entram em um portfólio. Tudo isso sem perder clientes ou projetos na grande quantidade de trabalho.

As PPMOs são escolhidas pela liderança executiva de uma empresa. Seu papel principal é atender à alta gerência. As principais prioridades de um escritório de gerenciamento de portfólio de projetos, quando empregadas, incluem a análise dos objetivos da empresa, a observação do número atual de projetos e a possibilidade de trabalhar em novos, e a definição da ordem em que eles devem ser concluídos. Eles também analisam quais recursos estão disponíveis e quais são os obstáculos que impedem seu uso.

Nem todas as organizações têm portfólios ou um número significativo de projetos para trabalhar. Portanto, as empresas que lidam com alguns projetos anualmente podem não encontrar nenhum uso para uma PPMO. Por outro lado, se você estiver carregando portfólios que não está gerenciando, a PPMO pode ajudar a evitar problemas devido à falta de supervisão e melhorar o retorno do investimento.

O que um PPMO faz?

  • toma decisões sobre os deveres que devem ser executados, incluindo o prazo e a entrega
  • reduz o fluxo de trabalho escolhendo cuidadosamente trabalhar apenas com projetos que atendem aos objetivos e necessidades do negócio
  • ajuda a planejar, criar e monitorar um portfólio estratégico de projetos
  • analisa oportunidades com portfólios existentes de acordo com as capacidades de execução
  • estabelece ativos e metas do portfólio dentro dos limites de recursos
  • gerencia riscos e recompensas
  • emite relatórios de progresso consistentes
  • comunica os projetos aprovados e suas prioridades
  • coleta e distribui os dados que precisam ser revisados
  • analisa e melhora o desempenho do portfólio
  • garante que a organização seja capaz de lidar com seus portfólios e aceitar mais projetos
  • oferece orientação, treinamento e avaliações de gerenciamento de portfólio

Membros da equipe do PPMO:

Diretor / Gerente do Escritório de Gerenciamento de Portfólio de Projetos – desenvolve e coordena estratégias de portfólio, lida com questões complexas relacionadas a portfólio e supervisiona outros gerentes de portfólio

Gerentes de portfólio de projetos – liderar vários projetos, programas e portfólios de acordo com os objetivos gerais de uma empresa

PgMO – Escritório de Gerenciamento de Programas

O que é PgMO?

Escritórios de gerenciamento de programas (PgMO) têm funções semelhantes aos escritórios de gerenciamento de projetos, mas estendem sua função de projetos simples para concluir programas e outros aspectos variados dos negócios.

Os PMOs geralmente relatam e fazem parte de um PgMO. Enquanto isso, o último reporta em um nível superior na organização e detém maior autoridade de decisão. Suas funções podem ser semelhantes, mas seu foco é diferente: os Escritórios de Gerenciamento de Programas se concentram no sucesso geral dos programas, não apenas em projetos individuais. Os PgMOs também são mais estratégicos do que os PMOs que lidam apenas com a execução do projeto.

Os PgMOs são grupos de suporte que se envolvem nos assuntos de uma empresa quando seus programas dão errado. Essa equipe é essencial para garantir a conformidade dos programas aos padrões empresariais, locais, nacionais e globais. Isso é feito gerenciando todo o ciclo de vida de um programa.

Um PgMO eficaz pode ser uma fonte sólida de iniciativa para qualquer empresa. Os Diretores de Gerenciamento de Programas são os especialistas no assunto necessários para colocar um programa no caminho certo quando ocorrer uma falha. Por esse motivo, os profissionais de PgMO devem ser flexíveis o suficiente para adaptar sua maneira de trabalhar e seu conhecimento existente às necessidades internas de seus clientes.

Os escritórios de gerenciamento de programas às vezes são chamados de PMOs. No entanto, a abreviação correta é PgMO, enquanto o PMO permanece no Escritório de Gerenciamento de Projetos.

O que um PgMO faz?

  • supervisiona o gerenciamento geral de vários projetos que fazem parte de um único programa maior
  • define papéis e responsabilidades
  • gerencia a colaboração e a distribuição de informações entre projetos relacionados semelhantes e em todo o programa
  • estabelece processos, métodos e ferramentas a serem usados ​​para gerenciamento de programas
  • gerencia os recursos do programa para ajudar as empresas a alcançar seus objetivos
  • planeja, executa e monitora os benefícios de um programa de acordo com expectativas e resultados
  • define métodos de medição e avalia o desempenho do programa de acordo com as métricas escolhidas –
  • gerencia riscos e problemas da perspectiva do programa
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Membros da equipe PgMO:

Diretor / Gerente do Escritório de Gerenciamento de Programas – cria e coordena os planos do programa, lida com questões complexas relacionadas ao programa e supervisiona outros gerentes de programa

Gerentes de programa – liderar vários projetos e programas de acordo com os objetivos de negócios da empresa

PSO – Escritório de Suporte ao Projeto

O que é PSO?

o Escritório de Suporte ao Projeto (PSO) é um departamento de suporte administrativo temporário ou permanente de uma empresa que oferece uma série de serviços de desenvolvimento e supervisão para equipes e gerentes de projeto diariamente.

Os Oficiais de Suporte ao Projeto são essencialmente assistentes e coordenadores. É por isso que eles geralmente trabalham em estreita colaboração com o restante da sua equipe e até com o mesmo escritório. A comunicação adequada e clara entre a equipe e o PSO é vital para que este departamento traga os resultados desejados.

A contratação de uma equipe de PSO pode economizar custos gastos com serviços e especialistas externos que podem ajudá-lo com diferentes tarefas que estão faltando na sua empresa. A principal função do PSO é preencher as lacunas na sua equipe de projeto. Isso o ajudará a obter ótimos resultados no prazo e com menos custos que você gastaria na terceirização.

De fato, os PSOs não têm um papel específico. Suas funções dependem inteiramente das necessidades da empresa. Digamos que você esteja gerenciando dois projetos diferentes ao mesmo tempo. No entanto, os responsáveis ​​não têm treinamento ou experiência formal em gerenciamento de projetos. O Escritório de Suporte ao Projeto traz metodologias oficiais de gerenciamento de projetos para sua equipe e sugere o uso de ferramentas profissionais nesse sentido. Da mesma forma, no caso de colaborações temporárias com PSO, eles podem treinar e preparar sua equipe de projeto para o seu trabalho seguinte, quando não estiverem mais por perto.

O que um PSO faz?

  • fornece suporte para materiais escritos de gerenciamento de projetos, como planos, análises e outros documentos formais
  • cria documentação adicional para fins de pesquisa, aprendizado e legais
  • monitora e controla todos os processos em torno de um projeto
  • desenvolve métodos de comunicação eficazes para a equipe do projeto
  • auxilia os membros da equipe do projeto durante o desenvolvimento e manutenção
  • garante o alinhamento dos objetivos com cada projeto
  • analisa os objetivos de negócios e possíveis obstáculos
  • identifica links e semelhanças entre vários projetos
  • gerencia riscos evitando ou controlando-os
  • treina os gerentes e patrocinadores do projeto (pessoas responsáveis ​​principalmente por um projeto) sobre práticas recomendadas e uso de software relevante
  • fornece as habilidades ausentes para sua equipe, sejam elas técnicas ou administrativas

Membros da equipe PSO:

Líder da equipe de suporte ao projeto – trabalha em estreita colaboração com os coordenadores de projeto / gerentes de recursos e lidera a equipe PSO para garantir a aquisição, distribuição e uso eficazes de recursos

Oficiais de Suporte ao Projeto – auxiliar os gerentes de projeto e preencher as funções ausentes em uma equipe de gerenciamento de projetos, sejam elas técnicas ou não técnicas

É necessário que qualquer organização estabeleça seus próprios departamentos que possam gerenciar efetivamente projetos, programas e portfólios. Isso deve ser feito de acordo com as necessidades de cada empresa e seus projetos. Se você estiver executando um único projeto, o PMO poderá ser suficiente para você. No entanto, se você trabalha frequentemente com um número maior de projetos e clientes, pode considerar um PSO, PgMO, PPMO ou EPMO como uma alternativa ou como suporte secundário.

A verdade é que esses departamentos fazem a mesma coisa importante. Eles correspondem aos objetivos de negócios em mudança aos seus projetos e garantem que você os alcance. A escolha de uma sobre a outra depende da carga de trabalho, frequência do projeto, restrições de tempo, estrutura da empresa, orçamento e número de problemas não resolvidos.

Você precisa reconhecer a importância dessas estruturas para sua empresa e se elas serão de algum benefício para você, dada a gravidade dos problemas com os quais está lidando. Tudo isso garante que você possa entregar mais projetos dentro do prazo e do orçamento.

Deseja saber ainda mais sobre gerenciamento de projetos, consulte estes cursos de gerenciamento de projetos ou outros recursos de treinamento. Você também pode consultar os termos de gerenciamento de projetos mais usados.

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