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O que é o Framework de Gerenciamento de Projetos? E seus benefícios

What Is Project Management Framework
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O que é a estrutura de gerenciamento de projetos

Ultimamente, o Gerenciamento de Projetos ganhou força crescente no setor, e com razão. Graças à Estrutura de Gerenciamento de Projetos, os Gerentes de Projeto podem planejar projetos de forma sistemática e estratégica, cumprir prazos e, o mais importante, não apenas atender, mas superar as expectativas do cliente.

Em palavras simples, uma Estrutura de Gerenciamento de Projetos refere-se a uma conjunto de métodos, procedimentos e regras que se relacionam e cobrem todo o ciclo de vida do projeto. Essencialmente, uma Estrutura de Gerenciamento de Projetos define o estatuto de um projeto, escopoe finalidade, especificando e delineando os processos, etapas e ações necessárias para executar o projeto desde o início até a entrega. Assim, uma Estrutura de Gerenciamento de Projetos inclui uma série de processos e métodos interconectados.

Uma Estrutura de Gerenciamento de Projetos abrange as fases micro e macro do ciclo de vida do PM. Como todos os processos, tarefas, funções e listas de verificação estão integrados em uma estrutura bem estruturada, a estrutura PM fornece maior controle aos gerentes de projeto administrar, monitorar e executar projetos com sucesso. Os gerentes de projeto usam uma estrutura de gerenciamento de projetos para planejar, programar, implementar, monitorar, e encerre as cinco principais fases do ciclo de vida do Gerenciamento de Projetos, incluindo:

Estrutura de Gerenciamento de Projetos

  • Iniciação – A primeira fase da estrutura do PM é o início do projeto. Nesse estágio, os gerentes de projeto, juntamente com os outros envolvidos relevantes no projeto, avaliam e determinam o valor e a viabilidade do projeto. As duas principais ferramentas usadas pelos gerentes de projeto nesse estágio são o Business Case Document e o Feasibility Study.
  • Planejamento – O planejamento do projeto O estágio começa assim que a fase de iniciação é aprovada por todas as partes interessadas envolvidas em um projeto. É aqui que o gerente de projeto planeja os detalhes do projeto, incluindo seu escopo, cronograma, orçamento, recursos e riscos.
  • Execução – Como o nome sugere, a fase de execução é Onde os planos são postos à prova. Nesta etapa, toda a equipe de gerenciamento de projetos visa garantir que todos os resultados necessários são criados e concluídos no tempo devido. Esta etapa envolve reuniões freqüentes da equipe discutir o progresso do projeto, atualizações de desenvolvimento e relatórios de desempenho.
  • Controle de desempenho – A quarta fase gira em torno do monitoramento e controle dos resultados de desempenho da execução do projeto. Nesta fase, o PM, juntamente com a equipe, mede a progressão e o desempenho do projeto garantindo que tudo progrida de acordo com o plano. Os KPIs usados ​​nesta fase incluem objetivos do projeto, entregas de qualidade, monitoramento de custos e desempenho geral do projeto.
  • Terminação – O projeto chega à fase de fechamento quando todas as entregas são entregues ao cliente / cliente. Depois que o cliente / cliente validou e finalizou o projeto como concluído, o PM realiza uma reunião final de encerramento com a equipe e as partes interessadas para discutir a experiência e fechar as contas do projeto.

Benefícios do uso de uma estrutura de gerenciamento de projetos

Benefícios da Estrutura de Gerenciamento de Projetos

Uma Estrutura de Gerenciamento de Projetos pode traga cinco grandes benefícios para a mesa, redefinindo completamente como os projetos são manipulados, executados e entregues. Os cinco principais benefícios de uma estrutura de gerenciamento de projetos são:

  1. Consistência – Um dos benefícios mais significativos da estrutura de gerenciamento de projetos é conferir consistência ao planejamento e execução do projeto. Como uma Estrutura de Gerenciamento de Projetos enfatiza estritamente o planejamento detalhado do projeto, a abordagem geral é consistente e bem definido. A consistência ajuda ainda a trazer precisão e clareza ao projeto.
  2. Clareza – Nos estágios iniciais propriamente ditos, uma estrutura de gerenciamento de projetos define e explica o escopo do projeto para todos os envolvidos no projeto. Isso não deixa espaço para confusão e ambiguidade como resultado do qual o projeto continua progredindo de acordo com o plano. Como os membros da equipe sabem exatamente o que precisam fazer em cada estágio, os resultados finais são muito mais coerentes e aprimorados.
  3. Colaboração – Uma estrutura de PM envolve prontamente todas as partes interessadas em um projeto logo no início até o projeto atingir a fase final de término. Naturalmente, incentiva colaboração entre os membros da equipe de PM e das partes interessadas. Como resultado, todos os envolvidos no projeto optam por uma abordagem coesa e colaborativa. Isso não apenas ajuda a finalizar o projeto no ritmo desejado, mas também melhora significativamente a qualidade do produto final.
  4. Continuidade – Como tudo é bem definido e planejado antecipadamente, uma Estrutura de Gerenciamento de Projetos trata de continuidade e eficiência. Graças à integração do planejamento, os projetos podem passar da fase de iniciação até o ponto de término. Além disso, a estrutura do PM facilita uma transição suave entre participantes novos e experientes. Embora melhore a curva de aprendizado de novos membros da equipe de PM, fortalece o conhecimento de membros experientess.

    Assim, quando um projeto é concluído e um novo projeto está prestes a começar, os membros da equipe podem participar do novo projeto sem problemas, uma vez que a estrutura principal permanece a mesma.

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  5. Comunicação – O gerente de projeto, a equipe de gerenciamento de projetos e as partes interessadas estão todos envolvidos em um projeto, e a linha de comunicação sempre permanece aberta entre eles. Cada estágio da estrutura do PM envolve todos eles trabalhando em estreita colaboração para determinar o escopo e o objetivo do projeto e também todos os processos incluídos no mesmo. Quanto maior o quociente de comunicação entre todas as partes interessadas, mais suave é o fluxo de trabalho do projeto.

Como escolher uma estrutura de gerenciamento de projetos?

Quando se trata de escolher uma Estrutura de Gerenciamento de Projetos, pode ficar esmagador como as escolhas são muitas. No entanto, não precisa ser uma decisão estressante. Veja como você pode escolher a Estrutura de Gerenciamento de Projetos correta para o seu projeto:

1. Avalie o escopo e o tamanho do projeto em questão

O tamanho e o escopo de um projeto são dois dos principais determinantes de sua escolha de uma estrutura PM. Um projeto pode ser enorme, exigindo equipes multifuncionais para trabalhar neles e pode durar vários anos, ou pode ser um projeto pequeno, exigindo cerca de três a quatro pessoas trabalhando nele por um curto período.

Embora projetos grandes e mais complexos exijam um cronograma estendido e uma abordagem elaborada ao planejamento do projeto, Estruturas de PM como Agile são mais adequados para esses projetos. Por outro lado, projetos menores com requisitos menos complicados podem se dar bem com metodologias rígidas como a metodologia cascata, pois não será necessário alterar os requisitos de negócios em grande parte.

2. Faça uma lista de possíveis estruturas de gerenciamento de projetos

Depois de identificar o escopo e o tamanho do seu projeto, não mergulhe diretamente na escolha estrita de uma estrutura de gerenciamento de projetos. Em vez disso, faça uma lista restrita de todas as estruturas possíveis de PM que pode gel bem com seu projeto. Agora, coloque-os um contra o outro e avalie seus prós e contras. O objetivo é encontrar a estrutura de PM que pode melhor se adequa às necessidades do seu projeto. Seu objetivo é alcançar os melhores resultados possíveis, minimizando os riscos.

3. Adquira o buy-in da sua equipe

Embora você tenha encontrado “o único” (ainda falando sobre a estrutura de gerenciamento de projetos) do seu projeto, não pode ter certeza de que todos os seus colegas de equipe apoiarão totalmente sua escolha. este é geralmente devido a diferentes perspectivas e pontos de vista individuais. No entanto, como um líder capaz, é seu trabalho ouvir os pontos de vista dos membros da sua equipe e, em seguida, aceite a sua escolha. Se você não adquirir participação da sua equipe, escusado será dizer que haverá conflitos na equipe e, portanto, o projeto não progredirá sem problemas.

4. Verifique sua escolha.

Depois que você e seus colegas de equipe concordarem com a estrutura do PM, você deverá verificar a viabilidade de sua escolha. Para fazer isso, você pode começar comparando a taxa de sucesso da estrutura de MP avaliando o desempenho e os resultados de projetos anteriores entregues através da mesma estrutura.

À medida que o projeto avança, peça feedback à sua equipe para ver se a estrutura do PM está ajudando a aumentar sua eficiência e se é improvisaçãoqualidade do produto. Por fim, você deve realizar um teste de auto-avaliação como gerente de projeto para verificar se a estrutura do PM permite gerenciar a equipe e as partes interessadas com eficiência.

Se você seguir estas etapas, o processo de escolha de uma estrutura de PM ficará muito mais fácil.


Perguntas frequentes

P. O que é uma Estrutura de Entrega de Projetos?

Resposta: Uma Estrutura de Entrega de Projetos refere-se a um sistema estruturado projetado para promover as práticas recomendadas para gerenciamento de projetos e para hospedar toda a gama de documentos, modelos e instruções associados. Nesse sentido, ele funciona como um centro de informações do projeto que pode ser adaptado para atender às necessidades requisitos específicos de um projeto.

P. Qual é a estrutura do PMI?

Resposta: O PMI ou o Project Management Institute desenvolveu uma estrutura que contém diretrizes para profissionais de gerenciamento de projetos. A estrutura do PMI envolve um conjunto bem definido de técnicas, ferramentas, processos, regras e metodologias que promovem melhores práticas em gerenciamento de projetos. Hoje, a estrutura do PMI é globalmente reconhecida como a estrutura padrão do PMI e é amplamente utilizado em todo o mundo.

P. Qual é a diferença entre uma estrutura e uma metodologia?

Enquanto uma estrutura se refere a uma estrutura básica subjacente a um sistema ou conceito, uma metodologia refere-se a um conjunto de princípios, práticas e até ferramentas que são usadas para atingir um objetivo específico. Portanto, uma estrutura fornece essencialmente uma estrutura ou estrutura para compilar um conjunto de idéias, conceitos e princípios. Por outro lado, uma metodologia é uma maneira mais prescritiva de colocar essas idéias em prática.

P. Scrum é uma estrutura ou metodologia?

Scrum é um princípio da metodologia Agile aplicada a projetos complexos com requisitos dinâmicos. Embora o Scrum seja amplamente visto e conhecido como uma metodologia, na verdade é uma estrutura para o desenvolvimento Agile. O que torna o Scrum único é a flexibilidade que permite os clientes alterar os requisitos do projeto em qualquer estágio do projeto, algo que não é possível nas abordagens tradicionais.

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