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O que é o ciclo de vida do projeto e quais são suas fases

What is Project Life Cycle and its Phases
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O que é o Ciclo de Vida do Projeto e suas Fases

O que você acha da liderança e gestão?

Como gerentes de projeto e até mesmo como membros da equipe de um projeto, todos sabemos que liderança e gerenciamento são um campo por si só, mesmo referido como campo científico.

Agora, não seria correto dizer que todo gerente de projeto e todo membro de uma equipe que trabalha em um determinado projeto têm o mesmo objetivo, que é executar suas tarefas com sucesso e obter os resultados esperados? Mas enquanto muitas pessoas pensam que estão aptas a serem líderes de grandes grupos, há coisas sobre as quais elas precisam ser instruídas primeiro se pretendem ser gerentes de sucesso.

É preciso mais do que uma pessoa autoritária e carismática para liderar um grande projeto com sucesso, e há muitas coisas sobre as quais você precisa aprender para se tornar um ótimo gerente de projetos.

Dito isto, abordaremos um dos campos importantes da administração. Você provavelmente já ouviu falar sobre o ciclo de vida do projeto e aqui veremos mais de perto este tópico.

O que é o Ciclo de Vida do Projeto

O ciclo de vida do projeto, também conhecido como ciclo de vida do gerenciamento de projetos, refere-se a todas as fases e à lista de ações necessárias para cumprir com êxito todos os objetivos e demandas do projeto.

O principal sobre o qual estamos falando aqui se refere a projetos de todos os tamanhos e é uma série de ações que devem ser definidas se você quiser abordar seu trabalho como profissional.

Desde investimentos menores a projetos multimilionários, é necessário planos específicos e rigorosos que todos da equipe devem seguir.

Quão importante é ver o Ciclo de Vida do Projeto com relação aos registros financeiros. Estima-se que para cada US $ 1 bilhão investidos em projetos nos EUA, US $ 122 milhões foram desperdiçados devido ao fraco desempenho do projeto. É exatamente por isso que você precisa definir tudo, em primeiro lugar, se estiver pensando em atingir as metas que tem em mente.

Agora, as conversas sobre o ciclo de vida do projeto não são tão simples e exigem pesquisas e definições mais aprofundadas. Se você leu artigos ou literatura sobre ciência de gerenciamento, há uma grande chance de encontrar tópicos referentes aos modelos de ciclo de vida do projeto e fases do ciclo de vida do projeto. Tudo pode ser apresentado a grosso modo com um diagrama do ciclo de vida do projeto que você pode encontrar abaixo (entraremos em detalhes em um segundo).

Mais adiante neste guia, veremos como abordar esses tópicos específicos e explicar cada uma das fases e etapas. Lembre-se de que esses princípios são aplicados a qualquer projeto de qualquer campo profissional atualmente.

Quais são as fases do ciclo de vida do projeto

Como você pode ver no gráfico mostrado acima, todo projeto tem suas fases aproximadamente definidas. Como um gestor de projeto, cabe a você decidir quando cada uma das fases será iniciada e quais ações devem ser tomadas a cada momento.

Você pode ver claramente que existem quatro fases definidas em cada projeto – fase de início, fase de planejamento, fase de implementação (ou execução) e fase de fechamento. Vamos cobrir um por um e ver o que eles são.

Fases do ciclo de vida do projeto

Fase de Iniciação

Na fase de iniciação, todos os objetivos e regras básicos são definidos. Como equipe, você deveria estar ciente da necessidade de tal projeto em primeiro lugar. Essa necessidade pode ser um produto, serviço ou um determinado problema que você precisa resolver.

Na fase de iniciação, você encontrará maneiras diferentes de atender a essas necessidades e estabelecer regras sobre como resolver todos os problemas em potencial no cumprimento das metas desejadas.

Portanto, cabe a você, como líder do projeto, “vender” essas idéias, apresentando-as aos seus superiores ou investidores. Isso requer pesquisas e estudos completos, identificando o escopo e desenvolvendo um caso de negócios.

Etapas que você precisa executar durante a fase de início do projeto:

  • Realização de um estudo de viabilidade: Se concentre no problema principal e verifique se o seu projeto pode resolvê-lo ou não.
  • Escopo de identificação: Determinar a profundidade e a amplitude do projeto
  • Identificando entregas: Defina o que entregas do projeto você precisa entregar
  • Identificando as partes interessadas no projeto: Identifique os interessados ​​preocupados com o progresso do projeto
  • Desenvolvendo um caso de negócios: Desenvolva um caso de negócios para comparar possíveis custos e benefícios, se você avançar com o projeto
  • Desenvolvendo uma declaração de trabalho: Anote o objetivos do projeto, produtos e escopo que você precisa realizar durante o processo de desenvolvimento

Fase de planejamento

Quando toda a imagem relacionada ao projeto é clara para você, seguir em frente é fundamental. Durante esta fase do ciclo de vida do gerenciamento de projetos, você dissecar projeto em tarefas cada vez menores até que você saiba pelo que cada membro da equipe será responsável e quando será necessário cumprir seus prazos. Você também precisará definir a estrutura e a hierarquia corretas.

Etapas que você precisa executar durante a fase de planejamento do projeto:

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  • Crie um plano de projeto: Quando o projeto é aprovado e iniciado, é hora da próxima fase, que envolve todo o planejamento. Aqui é onde você define todas as etapas e operações para os executivos do seu projeto.
  • Crie diagramas de fluxo de trabalho: Um diagrama de fluxo de trabalho bem definido é extremamente importante, pois cada membro da equipe entende completamente seu papel nesta fase e você também deve ajudá-lo se tiver alguma dúvida sobre isso.
  • Estime o orçamento para criar um plano financeiro: É aqui que você precisará organizar o orçamento e definir todos os custos potenciais. Você deve ter uma idéia clara sobre seus fundos para criar um plano financeiro apropriado.
  • Reunindo recursos: Para tornar sua jornada de desenvolvimento do projeto incrível, você deve trazer recursos indispensáveis ​​à sua disposição, para que cada membro da equipe possa concluir suas tarefas com rapidez e adequação.
  • Antecipe riscos para eliminar obstáculos de qualidade: Esforce-se para descobrir possíveis problemas em seu projeto para mitigá-los para entregas pontuais.
  • Realize uma reunião inicial: Faça uma reunião inicial com os membros da sua equipe e discuta todas as regras, explique tarefas priorizadas e atribua responsabilidades do trabalho da maneira mais adequada.

Fase de Execução

E aqui vem a parte suculenta – a execução. Essa é a fase mais longa e mais importante em que todo o trabalho será realizado. Além disso, você precisa ter em mente que tudo antes de ser definido de maneira apropriada. É importante, pois você não gostaria de lidar com reuniões desnecessárias e cansativas quando há muito trabalho a fazer.

Além disso, evitará confusão e caos, o que geralmente leva ao fim do projeto.

Além disso, verifique o andamento do trabalho atual para saber se você está no caminho certo ou não.

Você também deve estar lá para perceber que, se alguém da sua equipe está com dificuldades para cumprir suas tarefas, e também analisar se você distribuiu os recursos adequadamente ou não.

Na fase de execução, você deve organizar o fluxo de trabalho, criar tarefas ao longo do caminho e dar um resumo à sua equipe sobre as mudanças que possam ocorrer.

Todos estes Tarefas e responsabilidades sempre deve ser feito dentro do orçamento. Definitivamente, as coisas acontecerão ao longo do caminho, e você estará lá para perceber possíveis problemas antes que eles saiam do controle e prejudiquem todo o projeto e seus objetivos. Haverá muito rastreamento envolvido aqui, então você definitivamente vai querer ter um software confiável de gerenciamento de projetos à sua disposição, como ProProfs.

Etapas que você precisa executar durante a fase de execução do projeto:

  • Crie subtarefas para manter o fluxo de trabalho: Divida tarefas complexas em pequenos segmentos para um fluxo de trabalho ininterrupto.
  • Delegar tarefas: Haverá momentos em que tarefas de alta prioridade desejarão sua atenção total; portanto, delegá-las aos executivos de projeto certos para o manuseio adequado.
  • Comunique-se para manter a transparência: Converse com membros da sua equipe, clientes e superiores para fornecer atualizações regulares para uma transparência cristalina.
  • Execute o processo de controle de qualidade: Manter a qualidade durante todo o processo de desenvolvimento do projeto é extremamente importante; portanto, execute o processo de controle de qualidade periodicamente para manter as coisas sob controle.
  • Gerenciar orçamento: Fique de olho nas suas despesas para ficar longe das consequências da superação do orçamento.

Fase de encerramento

Depois de concluir todas as tarefas desejadas, atingir as metas e resolver os problemas que ocorreram durante o desenvolvimento do projeto, é hora de você traçar a linha, resumir as coisas e determinar a taxa de sucesso do seu grande projeto.

Alguns podem pensar que o trabalho aqui é feito para sempre, mas há certas tarefas a serem realizadas após a fase de execução.

Etapas que você precisa executar durante a fase de encerramento do projeto:

  • Analisando o desempenho do projeto: Analise o desempenho de cada tarefa, pois o desempenho do seu projeto determinará a longevidade dos relacionamentos com os clientes.
  • Avalie o desempenho da equipe: Examine o desempenho da equipe do projeto, verificando as metas alcançadas, a qualidade do trabalho e a pontualidade.
  • Documente tudo o que aprendeu: Faça um relatório que possua todos os detalhes sobre as etapas e tarefas envolvidas durante o ciclo de vida do projeto.
  • Aloque os recursos restantes: Finalize os relatórios financeiros, levando em consideração todas as despesas adicionais. Caso restem recursos, aloque-os para a conclusão de projetos futuros.

Somente após a fase de fechamento, você poderá comemorar e relaxar. E não se preocupe durante a fase de fechamento, pois a experiência que você teve durante o desenvolvimento do projeto provavelmente será útil no futuro.

Conclusão

Como já dissemos, conhecer todas as fases do ciclo de vida do projeto é essencial para se tornar um gerente e líder de sucesso. Independentemente do campo em que você está trabalhando; regras permanecem as mesmas.

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Se você é um gerente de projeto inexperiente, há muito trabalho, estudo e pesquisa à sua frente. Mas, além de obter informações pertinentes por meios on-line e off-line, também é uma ótima idéia conversar com colegas experientes sobre seu trabalho e como eles lidam com os desafios que surgiram durante o estágio inicial.


Perguntas frequentes

Vamos responder agora a algumas das perguntas mais populares sobre esse tópico.

P. Qual é o ciclo de vida tradicional do projeto?

O ciclo de vida do projeto tradicional refere-se ao ciclo de vida que descrevemos acima. É uma série de eventos que ocorrem em todos os projetos. Leia um conjunto de regras que definem todas as fases de um projeto de qualquer tipo. O ciclo de vida do projeto é dividido em quatro fases do ciclo de vida do projeto – iniciação, planejamento, execução e encerramento.

P. Quais são os principais elementos do gerenciamento de projetos?

Os elementos do gerenciamento de projetos incluem uma variedade de tópicos e disciplinas. Os elementos-chave são planejamento, requisitos, escopo, custos, tempo, recursos, comunicação, logística, qualidade, compras, integração, risco, controle de mudanças, ética e governança.

P. Qual é a fase mais importante do ciclo de vida do gerenciamento de projetos?

Cada fase do ciclo de vida do projeto deve ser respeitada com o mesmo cuidado. É como uma cadeia de eventos em que o próximo não pode ocorrer se o anterior não tiver sido realizado com sucesso e a tempo. No entanto, alguns argumentam que a execução é a mais importante – já que todo o trabalho real e a maioria dos recursos são gastos durante essa fase.

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