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O que é gerenciamento de tempo do projeto e seus principais processos

Project time management
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Gerenciamento de tempo do projeto

O gerenciamento do tempo do projeto refere-se a habilidades, ferramentas e técnicas que as empresas usam para gerenciar o tempo enquanto trabalham nas atividades do projeto.

‘Tempo’ e ‘Entregáveis’ são os dois principais fatores que você precisa cuidar durante o ciclo de vida do projeto. Isso ocorre porque os clientes avaliam o sucesso ou o fracasso considerando o prazo em que você entregou as entregas do projeto.

Gerenciar o tempo durante o processo de desenvolvimento do projeto não passa de um santo graal para as empresas. O fato que fará seu queixo cair é – 80% das organizações lutam em todo o ciclo de vida do projeto porque eles gastam pelo menos metade do tempo em retrabalhos. Para tais organizações, um pingo de tempo é tão importante quanto agarrar um canudo para um homem que está se afogando.

Até agora, você já descobriu por que o gerenciamento de tempo no gerenciamento de projetos é importante, certo? Vamos discutir outros aspectos cruciais:

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Quais são os principais processos no gerenciamento de tempo do projeto?

O gerenciamento do tempo do projeto compreende sete processos nos quais seis pertencem ao grupo de processos de planejamento do projeto, enquanto o restante faz parte do grupo de processos de monitoramento e controle do projeto. Vamos nos aprofundar:

1. Planeje o gerenciamento do cronograma

Nesse processo, você se concentra em todas as políticas, procedimentos e documentação cruciais para que sua equipe de projeto possa obter orientações sobre o gerenciamento do cronograma facilmente.

2. Definir atividades do projeto

Definir atividades do projeto é significativo, porque se sua equipe está ciente do que precisa ser feito durante o ciclo de vida do projeto, é oportuno entregas do projeto estará muito nos cartões.

3. Defina as atividades do projeto em uma sequência

Existem tantas atividades que você precisa realizar durante o processo de desenvolvimento do projeto, e é muito crucial priorizá-los para uma execução perfeita. Em resumo, defina a ordem das atividades do projeto para sua equipe, para evitar um caos desnecessário.

4. Estimar recursos vitais para as atividades do projeto

Todos os recursos indispensáveis ​​devem estar no seu arsenal para concluir um projeto dentro dos prazos. Desde a força de trabalho diligente até o software de gerenciamento de projetos incomparável, você precisa de tudo para garantir o sucesso do projeto.

5. Estimativa da duração da atividade

Toda atividade de projeto apresenta desafios, que você espera que os membros da sua equipe combatam usando seus conhecimentos. Mas você precisa definir o tempo de duração de cada atividade do projeto, para que os membros da equipe dêem o melhor de si e os prazos sejam controlados.

6. Desenvolver cronograma

Ter um cronograma de projeto adequado é significativo para corresponder às expectativas do cliente. Significa zerar a ordem das atividades, janelas de tempo, recursos e datas definidas e finais de forma proativa. Além disso, lembre-se do fator de risco ao desenvolver um cronograma, pois ele ameaça plano de projetoO sucesso é tão frequente.

7. Cronograma de controle

Depois de mapear o cronograma do projeto, você precisa manter o fluxo de trabalho de maneira a suportar a linha de base. Basicamente, controle o cronograma do seu projeto de maneira apropriada.

Agora, você está familiarizado com os processos de gerenciamento de tempo do projeto, portanto é hora de responder à pergunta mais importante.

Melhores estratégias de gerenciamento de tempo para gerentes de projeto

Estratégias de gerenciamento de tempo para gerentes de projeto

Como já dissemos, o gerenciamento de tempo é um dos principais desafios que você enfrenta durante o ciclo de desenvolvimento do projeto. No entanto, isso não pode ser usado como desculpa contra atrasos, pois os clientes pagaram por entregas em tempo hábil. Portanto, domine a arte de gerenciar o tempo e mantenha sua credibilidade a longo prazo, consequentemente.

Vamos descobrir estratégias de gerenciamento de tempo impecáveis ​​para facilitar a vida dos gerentes de projeto, então vamos começar:

1. Implante uma ferramenta inimitável de gerenciamento de projetos

Usando o ferramentas corretas de gerenciamento de projetos e equipamento é a chave para tornar sua jornada de gerenciamento de tempo do projeto mais suave. Indiscutivelmente, você encontra situações esperadas e inesperadas durante o ciclo de vida do projeto, o que dificulta a entrega de resultados oportunos.

A melhor maneira de lidar com os requisitos de projeto em constante mudança é implantar uma ferramenta inimitável de gerenciamento de projetos. Isso pode eliminar seus pontos negativos em relação ao progresso do projeto e permitir que você economize uma quantidade significativa de tempo.

Você pode tentar Projeto ProProfs, Software PM ganhando reconhecimento de todos os cantos do mundo. Aqui estão alguns dos recursos impressionantes que podem ajudá-lo no gerenciamento de tempo do projeto:

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  • Rastreamento de tempo
  • Painel intuitivo
  • Gráficos de gantt
  • Gerenciamento de tarefas recorrentes

2. Defina prioridades claras

O gerenciamento de projetos tem tudo a ver estabelecendo prioridades corretamente para que o fluxo de trabalho não atrapalhe a nenhum custo. Observe que as coisas podem sair do seu controle desde que as tarefas do projeto se acumulem. Portanto, torne suas tarefas de projeto gerenciáveis, dividindo-as em segmentos menores para uma distribuição perfeita.

É importante separar as tarefas urgentes e importantes que você tem em sua lista de tarefas, para obter uma clareza adequada sobre o que você precisa fazer primeiro. Veja como você pode categorizar suas tarefas do projeto:

  • Importante e urgenteConclua estas tarefas primeiro
  • Importante, mas não urgente – Agende essas tarefas para mais tarde
  • Não é importante, mas urgente – Delegar adequadamente essas tarefas
  • Não é importante e não é urgente – Trabalhe nessas tarefas, depois de concluir as cruciais

3. Conclua as tarefas do projeto, uma por uma

O gerenciamento do tempo do projeto é difícil, mas é a chave para um crescimento sem precedentes nos negócios. Portanto, para manter o fator tempo sob controle, as empresas geralmente esperar multitarefa habilidades de suas equipes de projeto. A razão é que eles acham que executar várias tarefas ao mesmo tempo economizará horas notáveis, que serão usadas ainda mais para o trabalho produtivo. E em algum lugar essa mentalidade se encaixa na conta, não é?

No entanto, existe um lado sombrio da multitarefa: “A qualidade fica comprometida, o que leva a retrabalho e consumo desnecessário de tempo”.

Portanto, conclua as tarefas do projeto, uma a uma, para evitar retrabalho demorado.

4. Defina prazos mais curtos

Como gerente de projeto, você deve tranqüilizar as equipes, pelo menos para um ambiente saudável. Mas quando você dedica tempo mais do que suficiente para uma tarefa específica, é provável que os executivos do projeto entrem no modo de repouso, pois é uma tendência humana. Uma vez que eles são transformados em slowpokes, as chances de atrasos aumentarão com certeza e deixarão seu projeto fora dos trilhos.

Portanto, defina prazos mais curtos para que a equipe do projeto mantenha a velocidade real enquanto trabalha.

Nota: Prazos mais curtos não significam estabelecer prazos irrealistas, pois isso só criará diferenças e resultará na rotatividade de funcionários.

5. Aprenda a dizer “não”

A vida dos gerentes de projetos nunca foi fácil, pois eles experimentam a pressão de fornecer resultados esperados o tempo todo. As coisas pioram quando os clientes exigem mudanças nas atividades do projeto, cortesia de seus requisitos de negócios em constante desenvolvimento.

Na maioria das vezes, os gerentes de projeto aceitam alterações exigidas sem solicitar a revisão dos prazos predefinidos. Como conseqüência, toda a equipe fica comprometida e luta para oferecer resultados satisfatórios, o que, por sua vez, leva a retrabalho e perda de tempo.

Para um gerenciamento de tempo perfeito no gerenciamento de projetos, você deve estar ciente dos seus limites de trabalho. E dizer “Não” não é tão ruim quanto parece, mas você deve explicar sua situação aos clientes de maneira adequada para obter uma extensão dos prazos.

Você e seus clientes definitivamente descobrirão algo se você cuidar dessas duas coisas durante a discussão.

  • Indique um motivo válido: Explique quais tarefas importantes você realiza no momento atual e como as alterações solicitadas podem afetar o progresso do projeto.
  • Não minta: Mentir por uma extensão de tempo é antiético e pode afetar muito o relacionamento com os clientes. Portanto, seja aberto sobre por que você precisa de mais tempo para fazer o trabalho.

6. Dê um feedback positivo aos funcionários com melhor desempenho

Por último e provavelmente, a maneira mais fácil de economizar tempo durante o ciclo de vida do projeto é dar um feedback positivo aos funcionários com melhor desempenho. Obviamente, uma equipe de projeto compreende indivíduos com diferentes habilidades e alguns gostam de concluir suas tarefas antes do tempo. Aqui, você precisa identificar esses executivos e dar a devida apreciação.

Seu feedback positivo trará vantagens duplas:

  • O nível de confiança de seus funcionários com melhor desempenho aumentará após serem reconhecidos por seu bom trabalho, para que melhor trabalho seja feito no futuro.
  • Outros executivos do projeto se esforçarão para elevar a fasquia e ganhar sua apreciação, e isso aponta para alta produtividade.

Esses dois aspectos ajudarão você a entregar entregas do projeto antes do prazo estipulado e reforçarão o relacionamento com o cliente.

Em suma, suas poucas palavras positivas podem fazer maravilhas para toda a equipe do projeto e pavimentar o caminho para o gerenciamento contínuo do tempo.

Pensamentos finais:

Escusado será dizer que o tempo é valioso. Mas seu valor no mundo dos negócios é de um nível totalmente diferente, porque se refere a benefícios econômicos. Quanto mais tempo você economiza, mais produtivo se torna.

Recordamos uma citação de Crystal Paine:

Se você quer ser mais produtivo, precisa se tornar um mestre de seus minutos.

As estratégias de que falamos acima permitirão aos gerentes de projeto economizar uma quantidade significativa de tempo.

Caso você ache que perdemos algumas estratégias cruciais, gostaríamos de ouvi-lo na seção de comentários.


Perguntas frequentes

P. Por que o gerenciamento de tempo é importante nos projetos?

O gerenciamento de tempo é importante no gerenciamento de projetos, porque é a única maneira de cumprir os prazos. Além disso, ajuda a manter o relacionamento com os clientes por muito tempo, juntamente com a integridade da sua empresa.

P. O que é um plano de tempo do projeto?

É auto-explicativo. Um plano que você usa para manter o tempo sob controle enquanto trabalha nas atividades do projeto é chamado de plano de tempo do projeto. A importância deste plano não pode ser negligenciada, porque se você não acompanhar a utilização do tempo, não há como cumprir os prazos prometidos.

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