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O que é gerenciamento de projetos? – Clarizen

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No cenário de negócios, talvez nenhum outro conceito tenha passado por tantas mudanças e evolução nos últimos anos quanto o gerenciamento de projetos. Na verdade, com tantas organizações – de pequenas empresas a grandes empresas – executando vários projetos atualmente, a pergunta “o que é gerenciamento de projetos?” pode ser melhor expresso como “o que não é gerenciamento de projetos?”

Ainda assim, apesar da prevalência do gerenciamento de projetos como uma estrutura para tudo, desde o lançamento de um pequeno curso de treinamento até a liderança de uma transformação digital em toda a empresa, existem alguns princípios fundamentais que distinguem o gerenciamento de projetos de outras abordagens para atingir os objetivos de negócios.

Definindo Gerenciamento de Projetos
Uma resposta clássica para “o que é gerenciamento de projetos?” é fornecido pelo Project Management Institute (PMI), que se refere a ele como um combinação de conhecimentos, habilidades, ferramentas, recursos e técnicas que são aplicados por meio de elaboração progressiva como parte de um esforço temporário, a fim de criar um produto, serviço ou resultado único.

Para esclarecer e simplificar as coisas, podemos desempacotar isso olhando para cada um dos elementos que são negrito na definição acima.

Elemento # 1: O gerenciamento de projetos é uma combinação de conhecimentos, habilidades, ferramentas, recursos e técnicas.

A gestão de projetos eficaz, sustentável e bem-sucedida requer uma combinação de capacidades e competências, incluindo (mas não se limitando a):

  • Gestão de integração
  • Gerenciamento do escopo
  • Gerenciamento de tempo
  • Gestão de custos
  • Gestão da Qualidade
  • Gestão de contratos
  • Gestão de Recursos Humanos
  • Gestão de comunicações
  • Gerenciamento de riscos
  • Gerenciamento de partes interessadas

Essencialmente, o principal ponto a ser observado e lembrado é que o gerenciamento de projetos não é uma função única. É um conjunto de funções com disciplinas e características especiais próprias, que são geridas em conjunto de forma a alcançar objetivos de negócio claros e viáveis.

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Elemento 2: O gerenciamento de projetos usa elaboração progressiva.

O segundo elemento é que o gerenciamento de projetos se desenvolve por meio da elaboração progressiva. Isso significa que o plano do projeto é continuamente melhorado e otimizado à medida que informações mais detalhadas e estimativas precisas se tornam disponíveis.

Outra maneira de ver isso – e uma maneira fundamental na qual o gerenciamento de projetos difere do gerenciamento de programas e outras abordagens de trabalho – é que um plano de projeto nunca é “gravado na pedra” quando o trabalho começa. É somente fazendo o trabalho que informações mais úteis e relevantes se tornam disponíveis, que são então usadas para fortalecer o plano.

Elemento # 3: O gerenciamento de projetos lida com empreendimentos temporários.

O terceiro elemento que ajuda a responder à pergunta “o que é gerenciamento de projetos?” é que os projetos são empreendimentos temporários – o que significa que eles têm um ponto inicial e final definitivo, ao contrário dos programas que estão em andamento. No entanto, com isso em mente, alguns projetos importantes passam por vários estágios e fases. Como tal, é um erro presumir que “temporário” deve significar “curto”. Alguns projetos começam e terminam dentro de algumas semanas ou meses, enquanto outros podem durar vários anos.

Elemento # 4: O gerenciamento de projetos visa criar um produto, serviço ou resultado único.

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O quarto e último elemento – e aquele que a maioria dos gerentes de projeto e suas equipes consideram mais empolgante e recompensador – que lança luz sobre “o que é gerenciamento de projetos?” é que os projetos são concebidos para criar um produto, serviço ou resultado único. No entanto, muitos gerentes de projeto (e outras partes interessadas, como a equipe do PMO) sabiamente confiam em modelos, táticas, estratégias e lições aprendidas de outros projetos, a fim de maximizar as chances de sucesso e minimizar os riscos.

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Agora que descompactamos os princípios básicos do gerenciamento de projetos, é útil examinar alguns outros conceitos que fazem parte do conceito geral, incluindo processos de gerenciamento de projetos, software de gerenciamento de projetos e funções e responsabilidades do gerente de projetos.

Processos de Gerenciamento de Projetos
O PMI classifica todas as atividades de gerenciamento de projetos em cinco tipos de processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.

  • Iniciando: processos que são necessários para lançar um novo projeto (ou uma nova fase de um projeto existente)
  • Planejamento: processos que são necessários para definir e planejar o escopo total do projeto.
  • Executando: processos que dizem respeito a como o plano do projeto será executado.
  • Monitoramento e controle: processos que dizem respeito a como o projeto será rastreado, administrado e otimizado.
  • Fechamento: processos que dizem respeito a como um projeto será formalmente concluído e arquivado.

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Nem todas as organizações ou gerentes de projeto assinam a estrutura ou metodologia de gerenciamento de projetos do PMI. No entanto, os processos acima estão normalmente presentes em todos os projetos, embora possam ser categorizados ou denominados de forma diferente.

Software de gerenciamento de projetos
Muito parecido com a pergunta “o que é gerenciamento de projetos?”, A pergunta “o que é um software de gerenciamento de projetos?” não tem uma resposta padrão. O mercado é global e existem inúmeras soluções que variam de legítimas a superficiais. Aqueles que ganham um lugar na primeira categoria são construídos com recursos e funções que:

  • Dirigir produtividade fazendo com que cada minuto de trabalho conte, independentemente de as equipes de projeto estarem localizadas no mesmo escritório ou distribuídas pela cidade, país ou mundo.
  • Dirigir visibilidade iluminando claramente quem, o quê e como o trabalho está sendo feito em toda a organização.
  • Dirigir adaptabilidade permitindo que os gerentes de projeto e suas equipes adotem a mudança e explorem as oportunidades.

Funções de gerente de projeto
O que um gerente de projeto faz? Novamente, não existe uma resposta de trabalho padrão única para essa pergunta. No entanto, a Association for Project Management (APM) oferece uma descrição geral do trabalho: “Um gerente de projeto é responsável pela gestão do dia-a-dia do projeto e deve ser competente no gerenciamento dos seis aspectos de um projeto, ou seja, escopo, cronograma, finanças, risco, qualidade e recursos. Os gerentes de projeto trabalham em projetos específicos que têm resultados definidos, têm limites de tempo e precisam respeitar o orçamento. ”

The Bottom Line e Olhando para o Futuro
O gerenciamento de projetos é uma abordagem dinâmica para atingir os objetivos e prioridades de negócios. E embora o conceito já exista por muitas décadas, ele está em constante adaptação. Como tal, a resposta à pergunta “o que é gerenciamento de projetos?” está sempre evoluindo para ser mais perspicaz, relevante, prático e confiável – e, em última análise, ajuda equipes e organizações a terem sucesso e prosperar.

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