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O que é controle de custos do projeto?

Finanças ágeis em projetos: gerenciamento de custos e compras
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O que é controle de custos do projeto? 1

Um blog que analisa todos os aspectos das finanças de projetos e programas, desde orçamentos, estimativas e contabilidade até aumento de salário e gerenciamento de contratos.

Escrito por Elizabeth Harrin de GirlsGuideToPM.com.

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controle de custos do projetoEsta pergunta: O que é controle de custos do projeto? surge bastante. Não sei exatamente por que, mas acho que isso tem a ver com os gerentes de projeto que desejam garantir que estão adotando medidas adequadas para monitorar e controlar os gastos. Afinal, não é o nosso dinheiro. Somos responsáveis ​​por garantir que sejam gastos de maneira a apoiar os objetivos do projeto e seja responsável fiscalmente. Pode parecer pedir muito.

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Na minha experiência, é realmente mais fácil gerenciar grandes somas de dinheiro do que gerenciar quantidades menores. Com um orçamento pequeno, cada dólar conta. Quanto maior o orçamento, mais fácil é gerenciar, porque você tem liberdade para tomar decisões dentro dos seus limites de controle e tolerância, como aprovar US $ 50 a mais por algo ou lidar com uma fatura 10% a mais do que o esperado. Ter responsabilidade financeira é uma boa maneira de ajudar a gerenciar barreiras e fazer as coisas em um projeto.

OK, então o que queremos dizer com controle de custos? Geralmente, estamos falando de processos relacionados a:

  • Planejamento de orçamento
  • Estimando custos
  • Orçamento
  • Financiamento e financiamento, ou seja, encontrar o dinheiro de algum lugar, solicitar subsídios, garantir apoio financeiro etc.
  • Gerenciamento de custos, ou seja, o esforço operacional diário de aumentar os pedidos de compra dos valores corretos, receber e combinar faturas, rastrear itens de linha dos gastos do projeto e garantir que o que você está gastando não seja mais do que você pensou que faria.

Tudo isso ajuda a garantir que o projeto possa ser concluído dentro do orçamento aprovado.

Uma das maiores áreas de foco para o controle de custos é o rastreamento do orçamento.

O que você acompanha em um orçamento?

Digamos que você começou o trabalho. O que você deve acompanhar no projeto?

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Você pode acompanhar:

  • Despesa prevista: O que você está prevendo gastar para o resto do projeto
  • Despesas reais: O que você está realmente gastando.

O gasto real em si é um termo um tanto vago, porque geralmente é usado para abranger três outros termos:

  1. Gastos comprometidos: dinheiro que você definitivamente se comprometeu a gastar. Por exemplo, você levantou um pedido de compra ou fez um pedido firme de serviços ou mercadorias.
  2. Provisões: onde o trabalho foi concluído (ou parcialmente concluído), mas você ainda não pagou por isso ou ainda não pagou todo.
  3. Reais: é isso que normalmente pensamos como “despesa real”. É dinheiro fora da porta, saindo da conta bancária, para liquidar uma fatura ou pagar por algo. O dinheiro foi gasto fisicamente.

4 tipos de despesas do projeto

Acompanhamento de KPIs de orçamento

Outra parte do controle de custos é garantir que todos os relatórios financeiros do projeto sejam concluídos. Normalmente, o custo é um fator importante para decidir se o projeto está ou não em andamento – eu certamente achei que os executivos estão muito interessados ​​no desempenho de custos dos projetos, especialmente nos orçamentos maiores. Eles querem saber que o dinheiro está sendo gasto da maneira que esperam e que temos o suficiente para chegar ao fim.

O custo normalmente é um indicador de desempenho importante, mas você pode achar que vale a pena rastrear outros KPIs relacionados ao orçamento. Em um programa, você pode acompanhar o retorno do investimento de projetos concluídos, por exemplo.

Quem o controle de custos do projeto?

O gerente do projeto geralmente é totalmente responsável pelo gerenciamento do orçamento do projeto, mas você também pode ter uma pessoa de Finanças anexada ao projeto (eu já tive isso uma vez – ele foi ótimo). Dependendo do tamanho do projeto e do orçamento, você poderá ter alguém da equipe sênior do projeto liderando o rastreamento de custos.

Sua equipe de finanças corporativas também estará envolvida, mesmo que grande parte do dia-a-dia do processamento de faturas, etc. chegue até você. Eles podem confiar em você para aprovar as faturas (porque você está em melhor posição para confirmar que o trabalho está concluído), mas processarão os pagamentos nos sistemas operacionais e verificarão se foram lançados corretamente no centro de custo certo para fins contábeis.

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Verificando a viabilidade

Outra parte do controle de custos acontece quando o projeto é formalmente revisado. A revisão acontece de qualquer maneira, e o custo faz parte da discussão e parte da decisão sobre se o projeto ainda é viável.

Um dos fatores a serem levados em consideração são os custos irrecuperáveis ​​- custos que não podem ser recuperados porque já foram gastos ou comprometidos, incluindo custos que seriam incorridos se você cancelasse um contrato ou similar.

No entanto, os executivos às vezes examinam os custos irrecuperáveis ​​e pensam que devem continuar o projeto porque já gastaram dinheiro com ele, mesmo que todos os outros sinais indiquem que o projeto está sendo interrompido. A verificação de viabilidade precisa levar isso em conta: mas por que jogar um bom dinheiro depois do mal? Se você não conseguir salvar o projeto, não gaste mais nele apenas para fazê-lo. Isso continuaria sendo um desperdício de recursos.

O papel do gerente de projeto é contribuir para esse tipo de discussão com fatos completos e uma abordagem baseada na perspicácia comercial, para que a equipe acabe tomando a decisão certa para o futuro do projeto.

Planejando riscos

Finalmente, o controle de custos também envolve o planejamento de riscos financeiros – de fato, o planejamento de qualquer tipo de risco.

Lidar com riscos custa dinheiro, porque você deseja que algum tipo de orçamento pague por ações de gerenciamento de riscos, como atenuar o possível problema. Riscos e problemas podem significar pagar por coisas que você não esperava financiar.

Quanto mais planejamento de orçamento de risco você puder realizar, mais preparado estará e menor será a probabilidade de seu orçamento geral sofrer. Você terá mais tempo e dinheiro para lidar com os problemas porque planejou.

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Publicado em: 20 de dezembro de 2019 08:59 |
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