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O que é a metodologia Kanban e suas vantagens?

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Antes de mergulhar no que é a metodologia Kanban e explorar suas vantagens e características essenciais, é útil dar um passo para trás e se concentrar por um momento em um conceito relacionado: Agile.

De acordo com a Agile Alliance, que é uma organização global sem fins lucrativos, comprometida em apoiar as pessoas que exploram e aplicam os valores, princípios e práticas Agile, Agile é essencialmente uma mentalidade projetada para ajudar as equipes de desenvolvimento de software a criar e responder às mudanças. Esta estrutura é definida e conduzida por um conjunto de 4 valores centrais e 12 princípios centrais.

Os 4 Valores Fundamentais do Agile

  1. Os indivíduos e as interações são valorizados em relação aos processos e ferramentas.
  2. O software funcional é valorizado em relação à documentação abrangente.
  3. A colaboração do cliente é valorizada em relação à negociação do contrato.
  4. Responder às mudanças vale mais do que seguir um plano.

Os 12 princípios básicos do Agile

  1. A maior prioridade é satisfazer os clientes por meio da entrega antecipada e contínua de software valioso.
  2. Os requisitos de mudança – mesmo aqueles em estágios posteriores de desenvolvimento – são bem-vindos, uma vez que o objetivo é aproveitar e explorar a mudança para aumentar a vantagem competitiva de cada cliente.
  3. O objetivo é entregar software funcional com freqüência e, em alguns casos, dentro de algumas semanas. Escalas de tempo mais curtas são preferíveis a escalas de tempo maiores.
  4. As partes interessadas e desenvolvedores de negócios não devem trabalhar isoladamente, mas, em vez disso, colaborar regularmente durante todo o projeto.
  5. Os indivíduos que trabalham em projetos devem ter o apoio, a motivação, a confiança e o ambiente de que precisam para realizar o trabalho.
  6. É geralmente aceito que o método mais eficaz e eficiente de transmitir informações com e dentro de uma equipe de desenvolvimento é a conversa face a face (que pode ser facilitada por meio de videoconferências quando a co-localização não for geograficamente possível, financeiramente viável ou não permitido por motivos de saúde pública).
  7. A principal medida de progresso é o software em funcionamento.
  8. Todos os processos e fluxos de trabalho devem apoiar o desenvolvimento sustentável e todas as partes interessadas, incluindo desenvolvedores, patrocinadores e usuários finais, devem se esforçar para manter um ritmo constante ao longo do tempo.
  9. Tanto o processo quanto o produto são aprimorados por um bom design e atenção contínua à excelência técnica.
  10. A simplicidade é essencial e é definida como a arte de maximizar a quantidade de trabalho que não precisa ser feito.
  11. As equipes auto-organizadas estão melhor equipadas para criar as melhores arquiteturas, requisitos e projetos.
  12. Em intervalos regulares, as equipes devem analisar como podem se tornar mais eficientes e eficazes.
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Esses valores e princípios se referem a “desenvolvedores” e “software”, porque o Agile foi introduzido para orientar e melhorar os projetos de desenvolvimento de software. No entanto, ao longo dos anos, o Agile se expandiu muito além do espaço de TI e agora é usado por equipes de marketing, desenvolvimento de produtos, serviços profissionais e muitos outros.

Agora que destacamos os fundamentos do Agile, podemos mudar de marcha e responder à pergunta: o que é a metodologia Kanban?

A História da Metodologia Agile Kanban

Kanban – que é uma palavra japonesa que se traduz em inglês como “cartão que você pode ver” – foi introduzido pela Toyota na década de 1940 para dar suporte ao gerenciamento de estoque just-in-time. A abordagem usava cartões físicos simples para identificar etapas distintas em um processo, para que as equipes pudessem ver de forma rápida e fácil que trabalho estava em andamento, o que foi concluído e o que ainda precisava ser feito.

Nas décadas seguintes, Kanban se expandiu para o campo geral de gerenciamento de projetos e, no início do século 21, estava firmemente estabelecido e amplamente utilizado como metodologia ágil. Enquanto os primeiros adeptos e evangelistas do Kanban o usavam no campo de desenvolvimento de software, o Kanban agora é efetivamente usado em uma variedade de campos e casos de uso – é por isso que um número crescente de organizações está perguntando ao que estamos respondendo atualmente: o que é Kanban metodologia?

Metodologia de gerenciamento de projeto Kanban

Como uma metodologia de gerenciamento de projeto, Kanban é construído em um conjunto de seis elementos principais: visualização de fluxos de trabalho, limites de trabalho em andamento, gerenciamento de fluxos de trabalho, diretrizes de processo, ciclos de feedback e melhoria contínua. Compreender esses elementos ajuda muito a entender os fundamentos do que é a metodologia Kanban.

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Visualizando Fluxos de Trabalho
Embora muito tenha mudado e evoluído em relação ao Kanban desde sua introdução na década de 1940, ele permanece fundamentalmente enraizado na visualização de fluxos de trabalho (ou seja, como o trabalho faz a transição de um estágio distinto para o seguinte). Hoje em dia, a maioria das organizações – e todas as grandes empresas – usa painéis virtuais / online, que são muito mais acessíveis para equipes (co-localizadas e remotas) e podem ser atualizados automaticamente para evitar problemas de controle de versão.

Cada quadro é dividido em estágios (por exemplo, A fazer, fazer, em revisão, aprovado, publicado) e é preenchido por tarefas que contêm informações básicas, como uma breve descrição, quem é responsável, duração estimada e o que é necessário para fazer a transição para o próximo estágio. Algumas soluções também oferecem suporte a dados adicionais ricos e relevantes do quadro Kanban, como listas de verificação, arquivos e conversas no contexto (ou seja, os membros da equipe se comunicam usando um quadro de discussão exclusivamente vinculado a uma tarefa específica).

Limites de trabalho em andamento
Limites de trabalho em andamento (WIP) são restrições que impedem que o trabalho avance para o próximo estágio, se isso criar um gargalo. Obviamente, os limites de WIP só oferecem benefícios se forem otimizados. Se os limites de WIP forem muito baixos, os trabalhadores ficarão ociosos e a produtividade será prejudicada. Se os limites de WIP forem muito altos, eles não terão sentido. Organizações que usam a metodologia ágil Kanban normalmente precisam experimentar, a fim de calibrar os níveis de WIP corretos para vários estágios de trabalho.

Gerenciando fluxos de trabalho
Os gerentes de projeto precisam monitorar constantemente os fluxos de trabalho e fazer ajustes com base em uma variedade de fatores, como gargalos de WIP ou excesso de capacidade (conforme discutido acima), mudanças nos requisitos do cliente e assim por diante. Os gerentes de projeto também são responsáveis ​​por manter suas equipes motivadas e engajadas.

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Diretrizes de Processo
Diretrizes claras e consistentes são essenciais para o funcionamento do processo Kanban. Todos os membros da equipe precisam entender e aceitar o que significa para o trabalho ser (por exemplo) “completo” ou “em revisão”. Para evitar confusão, conflito e caos, muitas organizações também usam listas de verificação que ajudam a determinar quando o trabalho pode – ou não – ser levado para o próximo estágio.

Feedback Loops
O sucesso ou o fracasso da metodologia de gerenciamento de projetos Kanban é frequentemente um conto – ou uma história de terror – sobre ciclos de feedback. Loops de feedback eficientes, organizados e contínuos são absolutamente essenciais para Kanban, uma vez que os planos futuros estão diretamente relacionados ao progresso atual e às questões previstas (tanto positivas quanto negativas). Lembre-se de que um dos 12 princípios do Agile é uma preferência por escalas de tempo mais curtas versus escalas de tempo mais longas.

Melhoria continua
As equipes que usam Kanban devem refletir periodicamente sobre “o que é bom, o que é ruim e o que é feio” e usar essas lições aprendidas para fazer melhorias; pequenos e grandes. Essas percepções também devem ser compartilhadas por toda a organização. Esta é uma mudança significativa em relação ao gerenciamento de projetos convencional, em que uma análise das lições aprendidas normalmente acontece apenas no final de um projeto. Com Kanban, esse esforço precisa ser contínuo.

Vantagens da Metodologia Kanban

Existem várias vantagens principais da metodologia Kanban:

  • Maior flexibilidade, pois o trabalho não é impulsionado pelo tempo, mas sim pela capacidade da equipe (consulte a discussão acima sobre os limites do WIP).
  • Maior visibilidade, pois qualquer pessoa pode ver um quadro e ver claramente o que está sendo feito – e o que não está.
  • Gargalos reduzidos, o que é uma grande vitória para clientes e membros da equipe.
  • Maior eficiência, pois os gerentes de projeto (e outros membros da equipe executiva) podem analisar a rapidez ou lentidão com que as tarefas conduzem o processo e fazer os ajustes necessários – estabelecendo as melhores práticas para o que está funcionando e consertando o que não está.
  • Clientes mais felizes, que se beneficiam de prazos de entrega mais curtos.

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The Bottom Line on Kanban Project Management

O que é metodologia Kanban? Bem, não é uma varinha mágica ou uma bala de prata que transforma instantaneamente o fracasso em sucesso. No entanto, quando é desenvolvido, implantado, gerenciado e otimizado de forma eficaz, Kanban pode aumentar de forma significativa e sustentável o número de projetos que chegam à linha de chegada no prazo, no orçamento e tendo alcançado todos os objetivos de negócios exigidos.

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