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O que as melhores práticas significam para você?

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Prática recomendada escrita nas nuvens

Eu acho que as melhores práticas – no que se refere ao gerenciamento de projetos – podem ser praticamente qualquer coisa que faça sentido, faça o trabalho com eficiência, mantenha seus projetos no caminho certo e seus clientes satisfeitos. Dito isto, nem tudo se aplica. Dar a cada cliente os cartões-presente da Starbucks é um bom gesto, mas na verdade não se enquadra nas “melhores práticas”.

Puro e simples, existem alguns conceitos fundamentais sobre como melhor proceder em uma atividade. Os conceitos levam a um resultado final melhor quando a maioria ou todos são colocados em prática da maneira certa. Eles diferem de atividade para atividade, mas estão lá. O gerenciamento de projetos não é exceção.

Mas, olhando especificamente apenas para o gerenciamento de projetos – quais são essas práticas recomendadas de PM, em geral?

Quando lideramos projetos e equipes técnicas qualificadas, que tarefas e ações consistentes realizamos para que nossos projetos tenham o maior sucesso e produtividade possível?

Provavelmente, existem quase tantas práticas recomendadas quanto os gerentes de projeto no mundo. No entanto, existem definitivamente algumas práticas de gerenciamento de projetos ‘básicas’ que a maioria concorda que se encaixam no projeto.

Embora essa não seja de forma alguma minha lista completa, aqui está minha opinião sobre algumas das melhores práticas importantes de gerenciamento de projetos:

Comunicação eficaz e eficiente

A comunicação é fundamental em qualquer compromisso. É a responsabilidade nº 1 do gerente de projetos.

A comunicação – quando praticada de maneira eficaz e eficiente em um projeto – garante que todos os membros da equipe e o cliente saibam o status do projeto o tempo todo. Eles sabem o que é esperado deles. Eles conhecem os requisitos, questões e riscos envolvidos.

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Incluindo o tempo de planejamento adequado na programação

O planejamento inicial é a chave para documentar os requisitos adequados para cada compromisso.

É fácil fazer um projeto parecer melhor no papel para atender aos desejos dos clientes e da gerência executiva, se o planejamento for compactado para corresponder a um prazo mais curto do projeto e a um orçamento menor. No entanto, isso não satisfará ninguém a longo prazo.

Um projeto sem planejamento inicial suficiente quase sempre está fadado ao fracasso em pelo menos uma das principais áreas de fatores de sucesso: tempo, orçamento ou satisfação.

Gerenciamento sólido de orçamento

Nas organizações do tipo matriz, a maioria dos gerentes de projeto está supervisionando várias equipes de projeto que incluem vários profissionais qualificados que também estão trabalhando em vários compromissos diferentes.

A chave é ser o gerente de projeto que mais se importa com seu orçamento.

Se os membros da sua equipe de projeto souberem que você se importa e você estiver acompanhando o orçamento do projeto de perto, seu projeto não será aquele que receberá horas “estranhas”.

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Vamos ser sinceros – todos nós já estivemos lá. Você trabalhou uma semana de trabalho de mais de 50 horas em vários projetos e é sexta-feira à tarde e hora de organizar suas horas e enviar detalhes sobre o que você trabalhou durante a semana. A maior parte podemos explicar com precisão. Mas sempre há aquelas 5 a 6 horas em que você sabe que trabalhou, mas que não parecem se encaixar nas atividades em que trabalhou.

Tem que ir a algum lugar … para onde vai?

Se você é como a maioria dos membros da equipe, adota o seu melhor palpite OU cobra em um projeto no qual sabe que pode cobrá-lo sem obter reação do gerente de projeto. Garanto que, se você estiver observando o orçamento do seu projeto e sua equipe souber, você não receberá essas horas extras extra no seu projeto.

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Da mesma forma, um orçamento monitorado de perto raramente fica muito fora de controle sem que o gerente do projeto saiba disso. E corrigir uma superação do orçamento de 5% é muito mais fácil do que corrigir uma explosão de orçamento de 40%. Pode significar a diferença entre sucesso e falha total do projeto.

Good Scope Management

O controle de alterações é crítico quando você está executando projetos para seus clientes internos ou externos. É preciso um gerente de projeto teimoso e bem organizado para gerenciar o escopo do projeto e tomar uma posição firme quando a linha na areia é empurrada.

Não tenha medo de gritar ‘fora do escopo!’ e para documentar as alterações solicitadas pelo cliente, que não se enquadram nos requisitos acordados do projeto. Se você mantiver um controle firme do escopo do projeto, documentar as alterações e negociar bem com o cliente, geralmente poderá obter um duplo sucesso.

Você pode obter maior receita do projeto através do controle de alterações. E você pode satisfazer os clientes satisfazendo suas necessidades e as verdadeiras necessidades de seus usuários finais, fornecendo uma solução viável.

Atenção contínua a riscos e problemas

Bons gerentes de projeto organizam suas equipes e clientes no início do projeto para se concentrar na identificação de riscos potenciais. Então, durante todo o trabalho, eles continuam liderando a equipe na prática de atividades de prevenção e mitigação de riscos.

Junto com isso, também é fundamental gerenciar todos os problemas continuamente. Isso significa atribuí-los aos membros da equipe (do lado da equipe de entrega e do cliente), assim como todas as tarefas do projeto. Em seguida, revise-os e revise-os continuamente.

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Idealmente, essas atividades contínuas de revisão de questões e riscos tornam-se parte das reuniões semanais de status do projeto. Dessa forma, eles ficam na frente de todos e são monitorados de perto e rotineiramente.

Sumário

Essas são apenas cinco atividades fundamentais de “melhores práticas” que todos os gerentes de projeto devem usar em seus compromissos. Existem outros óbvios que não mencionei: produzir relatórios semanais de status, realizar reuniões semanais do projeto e revisar o cronograma do projeto regularmente. Essas também são práticas recomendadas e precisam acontecer, mas a maioria está ciente disso.

E os nossos leitores? O que você considera suas melhores práticas de gerenciamento de projetos? Sua organização define especificamente alguns? Por favor, compartilhe e discuta…

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