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O papel da IA ​​no gerenciamento de projetos

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“À medida que mais e mais inteligência artificial está entrando no mundo, mais e mais inteligência emocional deve entrar na liderança.” – Amit Ray

Estamos em 2020 e não há dúvida de que a inteligência artificial – ou IA, como é comumente conhecida – está avançando em todas as áreas, indústrias e setores possíveis, incluindo gerenciamento de projetos. Na verdade, não seria errado dizer que a automação e o gerenciamento de projetos andam de mãos dadas no ambiente competitivo “sempre ativo” de hoje. Não acredita em nós? Considere os seguintes dados que certamente farão você pensar:

  • De acordo com Gartner, “Em 2030, até 80% do trabalho de rotina – o que representa a maior parte das horas humanas gastas nas disciplinas de PPM de hoje, pode ser eliminado como resultado da colaboração entre humanos e máquinas inteligentes.”
  • Pesquisas adicionais do Project Management Institute afirmam que 81% dos entrevistados relataram que sua organização está sendo afetada por tecnologias de IA ”.

Claramente, a aplicação de IA no gerenciamento de projetos está aumentando. Mas antes de entendermos como a IA está impactando o último, vamos ao básico e entender o que entendemos por IA de gerenciamento de projetos.

O que a IA de gerenciamento de projetos envolve

Em primeiro lugar, vamos entender o que significa IA. Na prática, a IA é composta por um processo de duas partes.

A primeira etapa envolve uma pessoa treinando a ferramenta de IA com a “inteligência” ou conhecimento central relevante. A segunda etapa envolve a ferramenta de IA para aplicar as ditas informações e algoritmos lógicos ‘alimentados’ em seu sistema para peneirar montanhas de dados, analisar e interpretar eventos, automatizar processos e decisões importantes e, finalmente, implementar as ações necessárias.

Em outras palavras, a IA de gerenciamento de projetos, quando reduzida à sua essência, pode ser pensada como um assistente virtual para gerentes de projetos que podem auxiliá-los na condução das tarefas e cronogramas de gerenciamento de projetos do dia a dia, sem intervenção humana. É aqui que está o uso de ferramentas intuitivas, como chatbots entra em jogo.

A ideia central é automatizar as tarefas principais enquanto analisa o desempenho do projeto para medir a produtividade. Com base nos insights, os gerentes de projeto podem alavancar insights críticos e fazer alterações / sugestões, focar na resolução de problemas e implementar decisões rápidas que podem, em última instância, melhorar os resultados para os projetos, bem como para os membros da equipe.

Resumindo, para aproveitar totalmente o potencial da IA ​​no gerenciamento de projetos, os líderes de gerenciamento de projetos precisam combinar a eficiência dos bots com algoritmos inteligentes. Alguns exemplos da vida real incluem estratégias, que pode auxiliar no entendimento de estimativas e orçamentos, além de realizar o gerenciamento de sprints. Então, é claro, há Memorando, que fornece toda a ajuda necessária na gestão do conhecimento da equipe. Embora estes sejam limitados em suas capacidades e mais específicos em sua área de foco, ferramentas de gerenciamento de projeto estão evoluindo continuamente para assumir tarefas mais complexas, oferecer insights sobre métricas importantes (pense: desempenho, qualidade, esforço, para citar alguns) e, finalmente, expandindo o escopo do gerenciamento de projetos como o conhecemos.

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Os 3 principais benefícios da IA ​​em gerenciamento de projetos

1. A capacidade de automatizar uma tarefa repetitiva

Conforme pesquisa por Gartner, A previsão é que a IA gere US $ 2,9 trilhões em valor comercial e compense cerca de 6,2 bilhões de horas de produtividade do trabalhador até 2021.

Pergunte a qualquer gerente de projeto qual é o seu maior problema e, nove entre dez vezes, você obterá esta resposta: tarefas administrativas. Compreensivelmente. É aqui que a IA pode literalmente assumir e reduzir algumas das cargas de trabalho repetitivas. Isso libera mais tempo para seus gerentes de projeto, que podem então redirecionar suas energias para fazer um trabalho complexo e mais criativo que requer habilidades humanas, empatia e julgamento. Naturalmente, isso ajuda os gerentes de projeto a agregar verdadeiro valor ao projeto no que diz respeito a áreas críticas como estratégia de negócios, inovação de produtos, motivação, entre outras.

2. Resultados precisos devido à análise preditiva habilitada para IA

Pesquisa por McKinsey oferece dados reveladores. Diz que aproximadamente apenas 30% dos projetos são entregues no prazo. ”

A análise preditiva habilitada para IA é a arte (e a ciência) de analisar projetos anteriores e outros pontos de dados para entender as armadilhas (pense: restrições de tempo e orçamento etc.), bem como os sucessos. Em termos mais simples, a ferramenta de IA pode prever corretamente o futuro de um projeto e aumentar a visibilidade do projeto para equipes e gerentes de projeto. A ideia é rastrear riscos potenciais e aprimorar a tomada de decisões para que o projeto não saia dos trilhos. Em outras palavras, a pesquisa indica que o uso de um modelo de análise preditiva pode dar origem a um desenvolvimento de qualidade e dentro do prazo, com defeitos por linha de código demonstrando uma redução de quase 30% – 40%.

Vejamos um exemplo para entender melhor isso. Digamos que você implementou uma ferramenta de gerenciamento de projetos de IA em seu código-fonte. Esta ferramenta de IA pode capturar quaisquer modificações feitas no código-fonte em tempo real. Isso não é tudo. A ferramenta também pode vincular essas iterações aos recursos corretos e às tarefas que foram executadas para que os erros possam ser detectados no início do processo. Em outras palavras, o sistema de IA pode vincular bugs relatados à linha de código específica, consultar a pessoa que o codificou e exibir as tarefas relacionadas ao código. Para encurtar a história, usando informações em tempo real, a IA pode oferecer percepções acionáveis ​​sobre o desempenho da equipe e até mesmo fazer previsões confiáveis ​​para evitar acidentes futuros.

3. Programação de recursos otimizada com IA: um sistema poderoso e orientado para o valor

Uma das maiores vantagens da IA ​​de gerenciamento de projetos é que ela pode oferecer conselhos significativos. Confuso? Veja como isso funciona: digamos que você precise reatribuir a tarefa devido à indisponibilidade de recursos. A ferramenta de gerenciamento de projetos de IA pode fazer isso por você. Como você pode imaginar, isso não prejudica a produção do trabalho em termos de velocidade ou qualidade. Além disso, os sistemas de IA evoluídos podem conduzir as decisões levando em consideração as capacidades e talentos de cada membro da equipe com relação a tecnologias variadas e áreas de foco em jogo. Basicamente, nenhum tempo é perdido, pois a ferramenta mantém o controle das programações de recursos e faz alterações com base em como o seu projeto está indo até o minuto. Além disso, a IA pode realizar uma variedade de tarefas, como:

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  • Analise o tipo de recurso com base nos requisitos do projeto e da tarefa e mapeie um fluxo de trabalho personalizado.
  • Realize testes de garantia de qualidade.
  • Extraia dados históricos para calcular elementos críticos, como a duração da tarefa.
  • Selecione membros precisos da equipe para uma tarefa, consultando um banco de dados que destaca suas habilidades físicas e pessoais.
  • Reveja as programações de trabalho e folga dos membros da equipe.
  • Compare individual produtividade do membro da equipe olhando seus relatórios semanais.

Principal lição: Mesmo que, no início, o gerenciamento de projetos pareça um trabalho manual que requer intervenção humana e inteligência humana, há partes e práticas no fluxo de trabalho de gerenciamento de projetos que podem ser automatizadas e otimizadas para entregar superior produtividade e a produção, também por uma fração do custo (em termos de tempo gasto, dinheiro e recursos envolvidos, entre outras coisas).

4 maneiras estratégicas pelas quais a IA está contribuindo para o gerenciamento de projetos

1. O Chatbot com tecnologia de IA pode otimizar as funcionalidades de gerenciamento de projetos

“Em 2020, mais de 50% das médias e grandes empresas terão implantado chatbots de produtos. Graças à sua capacidade de usar o processamento de linguagem natural para mapear uma entrada falada ou escrita para uma intenção, os chatbots estão entrando rapidamente no local de trabalho. ” – Gartner

Os chatbots estão aqui para ficar. E quem contesta isso está vivendo sob uma rocha. Os chatbots com tecnologia de IA estão ajudando na delegação e no monitoramento de tarefas, otimizando as principais funcionalidades de gerenciamento de projetos. Isso inclui tarefas lineares, como atualização de planilhas de tarefas, criação de lembretes, elaboração de relatórios de projeto, bem como tarefas mais avançadas, como oferecer conselhos proativos com base em dados em tempo real, procurar possíveis gargalos e prever o sucesso / falha do projeto. Isso não é tudo.

Os chatbots AI promovem a colaboração de equipe aprimorada e podem ajudar a agendar reuniões de equipe. O bot leva em consideração o cronograma de projeto de cada membro da equipe e determina horários livres comuns para reservar um horário viável para reuniões. Ajustando – e abordando – perfeitamente todos os problemas potenciais, chatbots otimizam o fluxo de trabalho e torná-lo livre de atrito. Desnecessário dizer que a IA de gerenciamento de projetos tem um impacto inegável no desempenho da equipe e do projeto.

2. A integração perfeita com IA está reduzindo erros no fluxo do projeto

Você sabia que bots inteligentes podem detectar erros e lacunas que até o olho humano mais treinado pode perder? Na verdade, uma das principais funções de uma IA de gerenciamento de projetos é traçar insights acionáveis ​​em diversas áreas de um projeto – desde a estruturação de dados até identificar padrões, bem como inconsistências no fluxo de trabalho do projeto – e mapear e prever com precisão os riscos potenciais. Isso faz com que a multitarefa pareça fácil e evita erros comuns que todo gerente de projeto enfrenta, como alocação não planejada de recursos, desempenho insuficiente das principais métricas, responsabilidade não planejada de recursos, atrasos no projeto, aumento de custos, etc.

3. A IA está levando ativamente a uma maior produtividade entre os funcionários

Considere o seguinte: em 2021, 70 por cento das empresas serão conectadas para aumentar a produtividade dos funcionários, integrando a IA no local de trabalho.

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É uma regra não dita que a maioria dos gerentes de projeto tem que lidar com montanhas de dados – antes, durante e até mesmo depois de um projeto. Mas e se a IA pudesse lidar com o agrupamento, organização e consumo de ‘dados’? Isso deixaria os recursos humanos com mais tempo, energia, bem como foco para atender a tarefas e processos mais gratificantes que requerem intuição humana. Pense assim – a IA pode lidar com o trabalho monótono, redundante e repetitivo, enquanto os humanos começam a se envolver em pensamento crítico e inovar totalmente à medida que os processos ficam mais suaves e simplificados. Ao combinar a destreza das máquinas e a aptidão humana, os gerentes de projeto podem alavancar o melhor de todos os mundos.

4. A integração com IA está abrindo caminho para a tomada de decisões com base em dados da Laser Sharp

Dados por IBM pinta um quadro positivo ao afirmar que o mercado de tomada de decisões com base em dados deve chegar a US $ 2 trilhões em 2025.

Você sabia que a IA pode ser programada para seguir fluxos de trabalho específicos baseados em regras? Esse tipo de integração de IA no gerenciamento de projetos permite que os líderes de projeto tomem decisões inteligentes rapidamente, pois isso significa que a IA pode se antecipar aos obstáculos e resolver os gargalos rapidamente. Mais importante ainda, permite que eles usem dados em tempo real e tomem decisões informadas com o contexto certo em mente. Essa combinação vencedora abre o caminho para a tomada de decisão proativa que oferece resultados direcionados. Mais importante, permite que os gerentes de projeto vejam como cada projeto e tarefa se alinham com o objetivo geral com maior transparência de dados para que a qualidade permaneça atualizada a todo custo.

Empacotando

A inteligência artificial atingirá os níveis humanos por volta de 2029. Continue até, digamos, 2045, e teremos multiplicado a inteligência, a inteligência da máquina biológica humana de nossa civilização um bilhão de vezes. – Ray Kurzweil

Ao contrário da opinião popular, a IA não pode substituir os humanos, mas pode aumentar o processo de trabalho. Desde o gerenciamento de tarefas do dia-a-dia até o planejamento de resultados futuros, o gerenciamento de projetos AI atua como uma solução de gerenciamento de projetos tudo-em-um que leva em consideração os objetivos de curto e longo prazo. Para finalizar, aqui está um resumo de seus principais benefícios:

  • Automatize tarefas repetitivas
  • Ofereça resultados precisos devido à análise preditiva habilitada para IA
  • Simplifique as funcionalidades de gerenciamento de projetos e resolva os principais problemas diários
  • Reduza erros e lacunas de dados no fluxo do projeto
  • Fornece maior produtividade entre os funcionários
  • Permita que os gerentes de projeto se envolvam com precisão tomada de decisão baseada em dados
  • Otimize o processo de agendamento de recursos

Dito isso, os gerentes de projeto precisam abraçar uma mudança de mentalidade, acima de tudo, e ver a IA como uma parte integrante membro da equipe virtual de sua equipe maior. Com um sistema inteligente e um chatbot inteligente à mão, os gerentes de projeto podem concluir projetos na velocidade da luz com maior precisão, com resultados mais confiáveis ​​e, finalmente, desfrutar de um melhor desempenho da equipe, bem como o resultado. O que você acha?

Dhruv Mehta é um Profissional de Marketing Digital que atua na Acquire e fornece soluções na era digital. Em seu tempo livre, ele adora escrever sobre tecnologia e marketing. Ele é um colaborador frequente do Tweak Your Biz.

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