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Modelo e exemplos de agenda de reunião grátis

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Quando você e sua equipe têm trabalho a fazer, as reuniões podem parecer uma grande perda de tempo – especialmente se você sair sem uma sensação clara de realização.

Uma agenda de reunião simples ajuda a manter as reuniões sob controle, definindo expectativas claras sobre o que precisa ser feito em seu tempo limitado juntos. Também garante que cada pessoa que comparece entenda seu papel na mesa, para que venha preparada para a discussão.

Se você deseja que suas reuniões sejam bem-sucedidas, nunca ignore a agenda!

Neste artigo, revisaremos os conceitos básicos de como criar uma agenda de reunião, além de compartilhar um modelo de agenda gratuito com exemplos que você pode usar para reuniões de projetos importantes.

Como escrever uma agenda para uma reunião

Criar uma pauta de reunião pode exigir algum trabalho de sua parte como organizador da reunião. Mas se você fizer a devida diligência antes do tempo, esse trabalho ajudará muito a facilitar uma reunião produtiva.

Siga estas 3 etapas simples para escrever uma agenda para sua próxima reunião:

1. Considere o propósito e as pessoas de sua reunião

Embora seja bom ser flexível sobre suas agendas, sua agenda de reuniões deve comunicar alguns detalhes essenciais. Aqui estão algumas coisas que você precisa deixar claro ao criar uma agenda de reunião:

  • Qual é o objetivo da reunião? Pense sobre o propósito de sua reunião e quaisquer decisões concretas ou itens de ação que precisem surgir dela. Se você não tem um objetivo claro, não há necessidade de reunião.
  • Quem precisa comparecer à reunião? Se alguém de sua lista não contribuir ativamente para a discussão, não precisa comparecer. Convide apenas pessoas que realmente precisam estar presentes para cumprir a meta, para não sair da reunião com conversas ou decisões pendentes.
  • O que os participantes precisam saber ou se preparar? Sua reunião será mais produtiva se as pessoas vierem preparadas. Portanto, dê aos participantes as informações de que precisam para ajudá-lo a cumprir a meta, com tempo para digerir documentos importantes com antecedência. Certifique-se de anotar quem é responsável por liderar ou apresentar cada tópico em sua agenda.
  • Quais são as limitações de seu tempo? Considere como fazer o trabalho no mínimo de tempo sem comprometer a qualidade das decisões. Estabeleça limites sobre o que acontecerá durante seu tempo alocado, delineando os tópicos – e limites de tempo – para sua discussão.
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2. Reúna os elementos em uma agenda de reunião simples

Depois de pensar nessas questões, é hora de criar a agenda da reunião. Aqui está uma lista de elementos básicos que toda agenda de reunião deve incluir:

  • Nome da reunião
  • Data e hora da reunião
  • Local da reunião
  • Lista completa de participantes
  • Objetivo
  • Agenda, incluindo tempo, tópico de discussão e pessoa responsável (se aplicável)
  • Notas para preparação
  • Anexos (se aplicável)

3. Obtenha ideias e contribuições de outras pessoas

A agenda da reunião deve refletir as necessidades e objetivos de todos na mesa. É por isso que é importante levar outras idéias em consideração – especialmente se você estiver agendando uma reunião de projeto longa ou crítica.

Compartilhe um rascunho da agenda da reunião com alguns dos membros da equipe ou clientes potenciais para dar-lhes sugestões sobre o formato da reunião. Você pode usar o recurso de discussão do TeamGantt para colaborar nesses detalhes antes de distribuir a agenda final da reunião aos participantes.

Janela de discussão TeamGantt com um exemplo de agenda de reunião para colaboração em equipe

Use nosso modelo gratuito para criar a agenda da sua próxima reunião

A melhor maneira de esclarecer essas coisas é explicá-las. Por isso, criamos um modelo simples de agenda de reunião para facilitar a comunicação de todos os detalhes importantes antes de sua próxima reunião.

Captura de tela do modelo de agenda de reunião do projeto

Sinta-se à vontade para adaptar este formato de agenda de reunião às suas necessidades. Lembre-se de que quanto mais informações você fornecer, mais claros serão o propósito da reunião e os resultados esperados.

Editando o modelo de agenda da reunião:

Para editar o modelo de agenda da reunião, você precisará salvar uma cópia em seu próprio Google Drive ou computador. Basta clicar Arquivo > Faça uma cópia (ou Arquivo > Baixar como) e você está pronto para começar!

4 exemplos de agenda de reuniões para gerenciamento de projetos

Agora que você tem um formato simples de pauta de reunião para começar, vamos ver como você pode aplicar esse modelo a reuniões de projeto comuns.

Exemplo de agenda de reunião inicial de projeto

As reuniões iniciais estabelecem o caminho para o sucesso do projeto. É onde as expectativas são definidas, as equipes se alinham em torno de metas e resultados e os planos e estratégias tomam forma.

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Uma coisa que você vai querer decidir ao criar sua agenda é quanto tempo sua reunião inicial deve durar. O tempo pode variar de 1 hora a alguns dias. Na verdade, depende apenas do escopo do seu projeto, das necessidades da sua equipe e de quanto você precisa fazer na reunião.

Por exemplo, se sua equipe trabalhou junta em projetos semelhantes no passado, talvez você não precise de tanto tempo como se estivesse assumindo um trabalho totalmente novo com pessoas que estão apenas começando a se conhecer.

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Quer fazer um brainstorm de ideias e envolver as partes interessadas no estabelecimento de metas e solução? Você pode criar uma agenda de vários dias com mini workshops iniciais.

Este exemplo de pauta de reunião inicial é super simples, mas oferece algumas noções básicas que você pode usar enquanto cria sua própria pauta.

Agenda da reunião inicial do projeto

10h-10h15: Apresentações da equipe

10: 15-10: 45: Revise as metas do projeto e os resultados pretendidos

10: 45-11: 15: Revise o escopo e os orçamentos de tarefas

11: 15-11: 45: Planejamento preliminar e prazos

11: 45-12: 00: Q&A

Exemplo de agenda de reunião standup

As reuniões padrão fornecem à sua equipe um ponto de contato regular para discutir o andamento do projeto. A ideia é ser rápido – geralmente em torno de 15 minutos.

Você pode se encontrar diariamente, semanalmente ou em algum ponto intermediário. Tente encontrar um ritmo que permita que sua equipe fique em sincronia sem perder muito tempo com o trabalho do projeto real.

O formato da agenda da reunião standup é simples. Todos na equipe se revezam para dar uma atualização de 1 a 2 minutos sobre seu trabalho, compartilhando o que fizeram ontem, o que estão fazendo hoje e quaisquer bloqueios ou problemas que estejam no caminho do progresso.

Aqui está um exemplo de agenda de reunião standup seguindo este formato.

Agenda da reunião standup

8h45: Anúncios rápidos

8h47: Atualizações individuais dos membros da equipe (1-2 minutos cada)

  • O que eu fiz ontem
  • O que estou fazendo hoje
  • Quais problemas ou bloqueios me impedem de fazer progresso

8h59: Embrulhar

Sinta-se à vontade para iniciar cada reunião standup com anúncios rápidos de projetos e encerrar com um pouco de diversão para aliviar o clima antes que todos se preparem para fazer o trabalho. Se tópicos paralelos surgirem entre os membros da equipe, marque essas discussões para mais tarde para manter a reunião em andamento.

Exemplo de agenda de reunião de status do projeto

Uma reunião de status fornece um ponto de contato regular para sua equipe e partes interessadas para verificar o andamento e discutir o que está acontecendo. É uma maneira fácil de manter todos conectados – e alinhados – com o plano.

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Recomendamos a produção de um relatório de status semanal para orientar sua reunião. Isso não apenas garante que detalhes importantes sejam documentados e discutidos. Isso também torna a criação de sua agenda de reuniões muito fácil!

Aqui está um exemplo de como você pode pegar os pontos de alto nível de seu relatório de status e transformá-los em uma agenda de reunião:

Agenda da reunião de status do projeto

9h – 9h 05: Bem-vinda

9: 05-9: 25: Resumo do status do projeto

  • O que aconteceu semana passada
  • O que vem a seguir
  • Conclusão do cronograma
  • Status do orçamento

9: 25-9: 40: Próximas etapas e itens de ação

9: 40-9: 55: Riscos e problemas abertos

9: 55-10: 00: Conclusão e próximas etapas

Exemplo de agenda de reunião post-mortem de projeto

Uma reunião post-mortem do projeto reúne sua equipe após a conclusão de um projeto para avaliar o que deu certo e o que deu errado. É uma ótima maneira de identificar lacunas no processo e etapas de ação para melhorar a forma como vocês trabalham juntos para entregar projetos.

Uma típica reunião post-mortem dura de 60 a 90 minutos, dependendo do tamanho de sua equipe e da complexidade do projeto. Coletar feedback de sua equipe antes da reunião e criar uma agenda de reunião bem estruturada garantirá que a discussão permaneça no caminho certo e produtiva.

No exemplo da agenda da reunião a seguir, reservamos um tempo para abordar algumas regras básicas antes de mergulhar nas questões principais sobre as quais queremos refletir como equipe.

Agenda da reunião post-mortem do projeto

2: 00-2: 05: Boas-vindas e visão geral do projeto

2: 05-2: 10: Post-mortem cumprindo as regras básicas

2: 10-2: 25: O que funcionou bem?

2: 25-2: 40: O que precisa ser melhorado?

2: 40-2: 55: Que ações podemos realizar para melhorar o próximo projeto?

2: 55-3: 00: Embrulhar

Mantivemos este exemplo de agenda simples. Mas sinta-se à vontade para obter mais detalhes com base em temas-chave que surgem em pesquisas pré-reunião ou outras questões do projeto que você deseja explorar como uma equipe.

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