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Modelo e dicas de reunião post-mortem

Modelo e dicas de reunião post-mortem 1
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Se você fez parte de qualquer projeto, sabe que as coisas nem sempre correm conforme o planejado. Mesmo se você tiver terminado dentro do prazo e do orçamento, há uma boa chance de encontrar sempre maneiras melhores de executar projetos.

A melhor maneira de avaliar seu trabalho é realizar uma reunião post mortem do projeto (também chamada de reunião retrospectiva para aqueles que sentem um certo sentimento quando ouvem a palavra post mortem).

Vamos analisar mais de perto o que é uma reunião post-mortem.

O que é uma reunião post mortem do projeto?

Uma reunião post-mortem é uma reunião de equipe que ocorre no final de um projeto em que o grupo examina os desafios e sucessos do empreendimento. Existem algumas maneiras de realizar esta reunião, mas é mais importante manter o foco no objetivo principal: encontrar maneiras melhores de trabalhar juntos.

modelo de relatório de reunião post mortem do projeto

Para começar, faça o download do nosso modelo de relatório gratuito post mortem do projeto do Planilhas Google.

Nesta postagem, forneceremos as ferramentas necessárias para você se preparar, moderar e acompanhar seus próprios post mortem do projeto, incluindo:

Os benefícios das reuniões post mortem do projeto

Muitas equipes estão cientes das reuniões post mortem e entendem o valor, mas geralmente não gastam o tempo necessário para conduzi-las. As desculpas para pular as reuniões post-mortem variam de muito ocupadas, sem orçamento e até mesmo sem entender como executar uma reunião adequadamente.

No centro de tudo isso está a organização. Você deve ter suporte para conduzir essas reuniões. E as empresas precisam investir na melhoria de processos e eficiência. Portanto, converse com sua liderança sobre esses benefícios das reuniões post mortem.

  • Ganhe eficiência: Você descobrirá maneiras melhores de abordar tarefas e projetos.
  • Aumentar o moral: Falar sobre problemas e comemorar vitórias aproximará sua equipe e os animará com o próximo projeto.
  • Trabalhar melhor juntos: Ao ouvir muitas perspectivas, sua equipe se tornará mais empática com a maneira como todas elas funcionam.
  • Aprender com os erros: É hora de inspecionar o que deu errado e encontrar melhores maneiras de abordar os projetos no futuro.
  • Fornecer fechamento: Essa reunião pode ser um passo único para o fechamento oficial dos livros de projetos.
  • Compartilhe informações internamente: Se você compartilhar os resultados da reunião com o restante da sua organização, ajudará a informar as melhores práticas e a criar um diálogo valioso sobre como você trabalha na sua organização (não apenas com sua equipe).
  • Celebre os sucessos: Não é apenas uma reunião marcada para falar sobre as coisas negativas.
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Como preparar um projeto post-mortem

Existem várias maneiras de conduzir uma reunião post-mortem, e algumas são exploradas abaixo. Mas, como você já deve ter percebido, é importante ter um método para abordar a reunião antes de participar. Certamente, reuniões informais são ótimas para resolver problemas. Mas um post-mortem deve ser mais organizado, a fim de aproveitar ao máximo seu tempo já precioso.

Organize sua agenda post-mortem

Antes de entrar em uma reunião post-mortem, verifique se os pontos de discussão mais importantes foram resolvidos. Se você deseja maximizar seu tempo, primeiro você recebe os pensamentos da equipe e depois organiza sua agenda de reuniões.

Na sua agenda de reuniões post mortem, você deve discutir “o que funcionou” e “o que não funcionou” com sua equipe. Manter a discussão em alto nível convidará comentários e pontos de vista sobre diversos tópicos.

A melhor maneira de manter o controle de sua agenda é resolver rapidamente os pontos de discussão, atribuindo uma próxima etapa. As próximas etapas podem ser na forma de discussão adicional, um novo modelo ou uma nova política para sua empresa. Manter anotações ajudará você a analisar e acompanhar todos os itens da agenda.

Faça alguns trabalhos com sua equipe

Opção 1 de preparação post mortem: reunião antes da reunião

Sente-se em uma sessão muito curta de 15 minutos em frente a um quadro branco e peça à sua equipe para listar “o que funcionou” e “o que não funcionou”. Percorra a sala para permitir que todos respondam e registre todas as respostas em um quadro branco.

Esta reunião precisa ser curta e agradável, portanto, apenas liste os itens. Não entre em discussões, você guardará isso para mais tarde.

Opção 2 de preparação post mortem: pesquisa pré-reunião

Se o tempo da sua equipe for muito alto, salve a reunião real para uma discussão real e envie uma pesquisa simples a eles com antecedência. Isso fará com que todos falem com antecedência e permita que você conduza uma discussão útil.

O risco que você corre ao usar uma pesquisa é que sua equipe pode estar muito ocupada para preenchê-la. Portanto, se você seguir esse caminho, esteja pronto para acompanhar as respostas. Ou, melhor ainda, torne a pesquisa curta e simples.

Exemplos de perguntas podem ser tão simples quanto “o que funcionou” e “o que não funcionou”. Ou você pode ir mais fundo pedindo à sua equipe que avalie o desempenho geral da equipe em uma escala de 1 a 10, como este exemplo de pesquisa post mortem de projeto.

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modelo de pesquisa de equipe post-mortem do projeto

Faça o download da reunião completa post mortem do projeto: pesquisa de equipe e faça uma cópia para personalizá-la para seu projeto e equipe.

Use linhas de base para identificar vitórias e problemas do projeto

As linhas de base permitem capturar um instantâneo rápido de um projeto a qualquer momento. Recomendamos definir uma linha de base no lançamento do projeto, para que você tenha um registro claro de onde seu plano foi iniciado e possa acompanhar as alterações em relação a essa referência.

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As linhas de base são uma ótima ferramenta para encontrar pontos de discussão do projeto em sua reunião post mortem. Procure tarefas que ficaram para trás ou vencem os prazos, para poder dividir os porquês com sua equipe e aprender com seu próprio histórico de projetos.

Sintetizar pontos

Normalmente, você verá temas emergirem nessa primeira reunião ou em sua pesquisa. Escolha esses temas e crie uma apresentação simples para liderar a conversa durante a reunião post mortem.

Crie slides que definam o problema geral e faça o acompanhamento com comentários específicos da sua equipe, quando aplicável. Tendo esses fatos, a equipe se lembra do que foi dito e pode desencadear uma conversa.

É importante lembrar que os slides não são importantes, os pontos de discussão são. Portanto, se a criação de slides parecer um exagero para você, faça anotações.

Como moderar a reunião post-mortem

Se você seguir esse processo, todo o seu trabalho será realizado antes mesmo de você entrar na reunião post-mortem. Você conhece os desafios e reduziu para cerca de uma hora ou 90 minutos em pontos de discussão. Lembre-se de manter esta reunião focada, portanto, siga estas regras simples.

8 regras básicas para reuniões post mortem do projeto

Antes de você entrar, é muito importante lembrar que essas reuniões têm como objetivo discutir abertamente os problemas sem criar um ambiente de trabalho negativo. Há uma linha tênue entre discutir questões e reclamar sobre elas.

Para progredir, você precisa falar livre e abertamente (não negativamente) sobre como melhorar seu processo e, como resultado, seu trabalho. Para garantir que isso aconteça, defina e discuta algumas regras básicas da reunião:

  1. Traga um facilitador para orientar a reunião. Como gerente de projeto, isso não precisa ser você. Se você fazia parte da equipe do projeto, deveria participar da reunião. Se você não conseguir que alguém cumpra esse papel na reunião, faça da facilitação um esforço de equipe.
  2. Mantenha a luz. Esta é uma sessão de aprendizado e deve ser divertida. Comece discutindo os aspectos positivos e comemorando seus sucessos.
  3. Seja construtivo, não destrutivo. Indique o problema e foque na solução. Identifique onde o processo funciona e onde ele quebra.
  4. Não seja pessoal. Não se trata de colocar culpa ou apontar o dedo. Você está aqui para discutir desafios e resolver problemas; portanto, mantenha-o em alto nível. Se um problema era sobre uma pessoa, isso deveria ter sido discutido com o supervisor dessa pessoa.
  5. Cubra todas as suas bases. Descubra o que tornou o projeto simples, difícil, agradável ou miserável.
  6. Seja respeitoso com o ponto de vista do outro. Todos estão em pé de igualdade nesta reunião. Isso significa que ninguém deve dominar a conversa. Dê a cada membro da equipe a chance de compartilhar sua perspectiva.
  7. Faça anotações. Não é importante capturar todos os detalhes, como o problema, a solução, os itens de ação e quem possui cada item de linha. Você também pode acompanhar as novas idéias para que sua equipe tenha um roteiro para a melhoria do processo.
  8. Cumprir o objetivo da reunião. Faça questão de sair com um conjunto de itens de ação e proprietários.
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Certifique-se de que sua reunião post mortem seja um local seguro, onde a equipe possa compartilhar seus sentimentos honestos sem chamar a atenção de outras pessoas.

Mais uma vez, certifique-se de que todos entendam o objetivo da reunião: sair com aprendizados sólidos para aplicar em projetos futuros. Você deve manter a intenção na vanguarda desse processo para obter o que você precisa.

Acompanhamento das reuniões post mortem

Então, o que você faz com todos esses ótimos itens de discussão? O objetivo de capturar itens de ação e proprietários é espalhar as informações e contornar o problema. É um esforço de grupo para implementar mudanças à medida que você assume novos projetos.

Se você trabalha em uma organização maior, encontre uma maneira de compartilhar as discussões, descobertas e itens de ação da reunião com outras pessoas. Uma pessoa pode liderar a moderação de todas as reuniões post mortem e criar fóruns regulares para compartilhar informações relevantes. Quanto mais você socializar as mudanças, melhor sua organização inteira evoluirá seus processos e práticas.

Lembre-se de que é melhor implementar alterações imediatamente, sempre que possível.

Facilite a captura e o compartilhamento de itens de ação baixando nosso modelo gratuito de reunião post mortem do projeto do Planilhas Google.

Adapte o processo post mortem do projeto à sua equipe

Um projeto post-mortem ou processo retrospectivo bem praticado pode ajudar qualquer organização. Obviamente, existem várias maneiras de realizar uma reunião post-mortem, portanto, sinta-se à vontade para adaptar as idéias aqui para criar um processo que funcione para sua equipe.

Respeite os objetivos da reunião. Defina suas próprias regras básicas e, o mais importante, siga-as. Você aprenderá continuamente, melhorando com frequência e se sentindo muito melhor com o trabalho.

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