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Metodologia Ágil de Gerenciamento de Projetos com gráficos de Gantt

Metodologia Ágil de Gerenciamento de Projetos com gráficos de Gantt
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O que é a metodologia Agile?

A metodologia Agile (na verdade é um movimento, não uma metodologia) é essencialmente uma lista de princípios que advogam:

  • Equipes auto-organizadas
  • Planejamento adaptativo
  • Entrega antecipada
  • Melhoria continua

Em 2001, 17 desenvolvedores de software se encontraram e trabalharam juntos para publicar o Manifesto para desenvolvimento ágil de software. Eles achavam que deveria haver uma maneira mais eficiente de desenvolver e fornecer software que permitisse maior autonomia ao desenvolvedor.

A metodologia Agile foi desenvolvida a partir da necessidade de abordar ineficiências comuns das metodologias mais tradicionais de gerenciamento de projetos no processo de desenvolvimento de software, como o Waterfall. Mas alguns tipos de projetos podem realmente ser sobrecarregados pelas técnicas ágeis.

Não existe uma regra que diga que você pode escolher apenas uma e ficar com ela. Estou aqui para me mostrar um orgulhoso misturador de técnicas, na esperança de que você também se sinta mais à vontade.

Esperar!

Se você é um firme defensor da metodologia Agile ou um tradicionalista estrito, pode estar pronto para abrir o Twitter e twittar coisas zangadas comigo. Mas primeiro, me ouça. Às vezes, ficamos tão cegos pela coisa brilhante e nova que esquecemos que as técnicas tradicionais de gerenciamento de projetos ainda são muito úteis.

Ouça mais sobre o Agile – incluindo onde ele funciona bem, onde ele quebra e como colocá-lo em prática quando você não tem tempo para ser treinado – em nossa entrevista ao Certified Scrum Trainer e ao guru geral do Agile Dave Prior.

Gerenciamento ágil de projetos vs. abordagem em cascata

As metodologias de gerenciamento ágil de projetos se concentram nas iterações nas quais o planejamento, o design, a implementação e o teste ocorrem em curtos períodos de tempo. A metodologia Agile permite que o planejamento ocorra durante todo o ciclo de vida do projeto, permitindo que as decisões sejam reativas. No desenvolvimento de software, os bugs podem ser detectados mais cedo e corrigidos antes que cresçam e se tornem problemas maiores. A premissa dessa abordagem é planejar as mudanças inevitáveis ​​solicitadas ao longo da evolução do produto.

Não é difícil ver as diferenças no processo entre as duas metodologias.

Aqui está o processo Waterfall para um projeto genérico:

Exemplo de processo de metodologia de gerenciamento de projeto em cascata

Aqui está o processo Agile para um projeto genérico:

Exemplo de processo da metodologia de gerenciamento ágil de projetos

Quando eu aprendi sobre o Agile, eu estava com vontade de testá-lo. Eu tive a sorte de trabalhar com alguém que era um Scrum Master certificado. Eu aprendi o básico rapidamente, mas descobri que uma abordagem ágil pura não estava funcionando para a maioria dos projetos nos quais estava trabalhando. Acontece que os gráficos de Gantt ainda são úteis para coisas como planejar recursos, marcos e anotações da equipe.

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Desvantagens comuns do gerenciamento de projetos Agile

Algumas das desvantagens que experimentei são comuns que você pode ter encontrado ao usar uma abordagem estrita de gerenciamento de projetos Agile:

  1. Requisitos frouxos deixam muitas partes interessadas desconfortáveis. Os requisitos ágeis não são definitivos quando o planejamento inicial é concluído. Eles geralmente evoluem e emergem à medida que o projeto está em andamento ou como feedback de iterações passadas. Isso pode significar que o produto final final é muito diferente do que as partes interessadas e a equipe do projeto podem ter imaginado.
  2. O projeto nunca termina. Embora isso possa ser bom para os negócios, também pode se tornar muito frustrante. Sem um escopo claramente definido, as partes interessadas podem reclamar que parece que o projeto nunca chegará à conclusão. Freqüentemente, essas mesmas pessoas também solicitam a adição de novos recursos ao produto.
  3. O Agile pode adicionar pressão à sua equipe. Em um projeto puramente executado pelo Agile, os recursos precisam ser 100% perfeitos até o final da iteração. Alguns membros da equipe experimentam maior estresse sabendo disso. Muitos de meus colegas adotam datas porque os ajuda a equilibrar sua carga de trabalho geral. Os prazos definidos podem ajudar a criar listas de tarefas mentais e manter o autopoliciamento das pessoas.
  4. Suas estimativas não sustentam o peso delas. As datas são fluidas com o Agile e pode ser difícil comunicar o tempo às partes interessadas. É mais provável que você encontre as partes interessadas que precisam ver um conjunto de datas importantes do que aquelas que podem lidar sem elas. As pessoas adoram datas e estimativas de tempo. Não pude contornar isso e isso apenas aumenta mais o estresse sempre que usei uma abordagem puramente ágil.
  5. A documentação ágil é interna. Os gráficos de Gantt são experimentados e verdadeiros. Tente mostrar um gráfico de burndown para seus stakeholders. As perguntas com que me deparo com frequência podem ser retratadas em um gráfico de Gantt. Tentei manter um gráfico de Gantt e um gráfico de burndown, mas ficou muito complicado.
  6. Nem todo mundo é um jogador ativo. Para que todos os itens acima não se tornem um problema, todos devem estar muito envolvidos desde o primeiro dia. Embora isso não seja um problema para a equipe do projeto, geralmente não funciona assim para as partes interessadas externas. Muitas vezes, eles estão muito ocupados ou não têm a experiência. Eles simplesmente querem a conclusão: o projeto está no caminho certo? Os gráficos de Gantt podem comunicar isso em 30 segundos.

Minha abordagem combinada usando metodologias Agile e Waterfall

Nosso trabalho como gerentes de projeto é orientar o projeto desde o início até a conclusão. Tomamos decisões que afetam o produto acabado todos os dias. Selecionar a abordagem certa para o seu projeto não é diferente. Não fique preso pensando que você precisa usar um método de gerenciamento de projetos ou outro. Quando percebi isso pela primeira vez, notei que meus projetos eram mais tranqüilos.

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Não abordo mais dois projetos da mesma maneira, mas começo com o mesmo passo. Pego todas as informações básicas do projeto disponíveis e as estudo. A partir dessas informações, determino quais componentes de ambas as metodologias funcionariam melhor. Isso pode se basear nas atitudes das partes interessadas, nas datas críticas que devemos cumprir, na complexidade técnica e na composição da equipe.

O desafio mais comum que encontro é o foco das partes interessadas no timing. Mesmo que um projeto se dedique naturalmente a assumir mais técnicas baseadas em Agile, não ter datas importantes preocupa a maioria dos meus stakeholders. Por isso, comecei a criar uma versão modificada de um backlog do Agile sprint usando gráficos de Gantt.

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Eu sei eu sei. Os dois não devem se misturar. Mas eu faço e a polícia de gerenciamento de projetos ainda precisa me pegar.

Como usar uma estrutura de projeto Agile com um gráfico de Gantt

Aqui estão as etapas a seguir para configurar o gráfico de Gantt depois de decidir quais técnicas de estrutura Agile vou usar no meu gerenciamento diário de projetos.

1. Crie itens de tarefa por recurso

Sob cada iteração prevista, eu crio um item de tarefa por recurso. O principal desvio de um gráfico de Gantt típico para um projeto baseado em Waterfall é que esse gráfico depende muito de dependências. Todos os itens em cada iteração têm uma dependência do início ao fim do período de teste para a iteração. As dependências do início ao fim entre as tarefas são fornecidas apenas se houver uma dependência técnica que modelaria como meus recursos abordariam o sprint.

Durante toda a iteração, mantenho stand-ups diários, além de planejar e revisar reuniões. Nessas reuniões, posso determinar quais recursos mover para iterações posteriores. Quando esses itens são movidos no meu gráfico de Gantt, as datas também mudam automaticamente.

No exemplo do gráfico de Gantt abaixo, o item destacado é uma tarefa que precisa ser movido para um sprint posterior.

Gráfico de Gantt ágil para gerenciamento de projetos

2. Mova e reorganize as dependências

Abaixo, você pode ver que reduzi a tarefa e reorganizei as dependências. Nas minhas stand-ups diárias, determinei que meus dois recursos podem trabalhar em suas tarefas atribuídas simultaneamente, mas algumas das outras tarefas que também são atribuídas terão que voltar para acomodar esta nova adição.

Portanto, agora, o gráfico de Gantt para este sprint Agile é mais ou menos assim:

Gráfico de Gantt ágil com dependências

É crucial ter uma ferramenta de Gantt flexível e super fácil de fazer essas alterações em tempo real. É um prazer trabalhar com um software on-line de gráficos de Gantt, como o TeamGantt, e o teste gratuito permite que você brinque para ver se o software de planejamento de projetos funciona para você.

Por que me apego a uma abordagem combinada de Agile e Gantt

Benefícios para clientes e partes interessadas

Clientes e partes interessadas realmente precisam do conforto de um plano. Aqui estão alguns benefícios do uso dessa abordagem com os clientes:

  • Embora essa configuração não produza bons gráficos de progresso que o Scrum Masters está acostumado a ver, eu tenho um cronograma com datas concretas que ajudam meus stakeholders a visualizar o tempo e o esforço que cada recurso exige.
  • Eu posso compartilhar isso com minha equipe de projeto, partes interessadas internas e clientes. Este gráfico de Gantt-backlog é uma maneira direta de expressar responsabilidades, marcos e o produto esperado. (Isso também me permite economizar tempo ao concluir tarefas drenantes de PM.) Quando atualizado todos os dias após um Scrum, mostra o progresso do projeto de maneira intuitiva.
  • Os clientes sabem quando esperar que os componentes do projeto sejam concluídos e sabem quando deverão realizar seus testes. Há um roteiro claro de como chegaríamos ao produto final.
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Benefícios para minha equipe

Quanto aos membros da minha equipe, eles também obtiveram benefícios adicionais ao usar uma abordagem combinada de gerenciamento de projetos Agile e Waterfall. Aqui estão apenas alguns:

  • Eles podem ver não apenas o que é esperado deles na próxima iteração, mas também um esboço das iterações posteriores. Certas tarefas ou recursos podem ser movidos para sprints ou iterações posteriores, mas o formato de Gantt também pode esclarecer as dependências.
  • Eles podem se planejar e me aconselhar sobre como gostariam de abordar a implementação. Os testadores podem ficar mais tranquilos sabendo um prazo aproximado de quando serão necessários. Eles podem ver no gráfico o que eles devem testar e o que não reportar erros.
  • Não há dois projetos iguais, e essa abordagem combinada permite que eu personalize como executo cada projeto. Posso selecionar técnicas que sejam eficientes e equilibrar as preferências de minha equipe com a tendência de meus clientes de priorizar datas.
  • Eu uso essa combinação de Gantt-Backlog para conduzir conversas com as partes interessadas sobre como as alterações solicitadas podem afetar o tempo geral. Ele também fornece uma ferramenta útil que posso usar para educar clientes menos esclarecidos sobre os processos de design e desenvolvimento.

Tenho orgulho de ser um gerente de projeto que não está definido com uma metodologia específica. Levei um tempo para chegar aqui e ainda mais tempo para aceitá-lo. Mas, desde então, sou capaz de obter maior sucesso no projeto.

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  • Arrastar e soltar simplicidade
  • Fácil colaboração em equipe
  • Visualizações personalizáveis
  • Disponibilidade da equipe e gerenciamento de carga de trabalho
  • Linha do tempo planejada versus linha do tempo real
  • Aplicativo móvel dedicado

O melhor de tudo é que ele está envolvido em uma interface simples e intuitiva em que sua equipe e partes interessadas podem navegar facilmente.

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