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Melhores práticas de gerenciamento de projetos | TeamGantt

Melhores práticas de gerenciamento de projetos | TeamGantt
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Quais são as melhores práticas de gerenciamento de projetos?

Você não estaria aqui agora se não estivesse procurando o melhor gerente de projetos que possa ser. Por isso, pensamos em facilitar seu trabalho organizando uma lista de nossas dicas e técnicas favoritas de gerenciamento de projetos, com alguns modelos e exemplos para você começar!

Aqui estão 13 práticas recomendadas para gerenciamento de projetos que recomendamos.

  1. Documentar os requisitos do projeto
  2. Evite estimar projetos no vácuo
  3. Use um resumo do projeto para obter a adesão das partes interessadas
  4. Estabelecer um plano de projeto claro
  5. Observe a carga de trabalho de sua equipe
  6. Esclarecer as funções e responsabilidades do projeto
  7. Comunique-se cedo e frequentemente
  8. Monitorar o progresso da tarefa
  9. Gerenciar riscos
  10. Mantenha a fluência do escopo sob controle
  11. Conduzir um projeto post-mortem
  12. Iterar no seu processo
  13. Desenvolver habilidades de liderança

1. Documentar os requisitos do projeto

Deseja que as partes interessadas do projeto se sintam preocupadas com o resultado final do projeto? Documente todos os recursos, funções e tarefas que devem ser concluídas para amarrar um grande laço vermelho em torno do seu projeto. Dessa forma, você pode implementar um plano que garanta que as metas do projeto sejam cumpridas. Use este modelo gratuito para capturar os requisitos do projeto.

2. Evite estimar projetos no vácuo

A estimativa do projeto pode parecer um grande jogo de adivinhação. Mas não precisa. Aproveite esses três recursos para ajudá-lo a estimar projetos com mais precisão.

  1. TrabalhoDemolirEstrutura: Uma estrutura de detalhamento do trabalho é um método comum usado para estimar projetos. Basicamente, você especifica todas as tarefas e subtarefas necessárias para concluir um projeto. Consulte as melhores práticas e exemplos da estrutura de detalhamento do trabalho.
  2. Projetos passados: O histórico pode dizer muito sobre quanto tempo e esforço foram necessários para obter um projeto semelhante na linha de chegada. Então, por que não deixar que a experiência passada guie suas estimativas de projeto? No TeamGantt, você pode comparar cronogramas planejados x reais em projetos anteriores com baselines.
READ  Como priorizar projetos em 5 etapas fáceis

  1. Seu time: Permita que sua equipe avalie as estimativas do projeto para ter certeza de que você está sendo realista sobre o tempo que levará para fazer o trabalho. Afinal, eles serão os únicos a fazer o trabalho!

3. Use um resumo do projeto para obter a adesão das partes interessadas

Um resumo do projeto atua como um acordo com as partes interessadas sobre os objetivos, escopo, entregas, marcos, prazos, atividades, processos e até mesmo os recursos necessários para entregar seu produto. Use-o para definir expectativas claras e obter adesão no front-end e para ajudar a evitar que o escopo se arraste e guie as decisões assim que o projeto for iniciado. Este modelo de resumo do projeto é um ótimo lugar para começar.

4. Estabeleça um plano de projeto claro

Construir um plano sólido é provavelmente a coisa mais importante que você faz como gerente de projetos, porque mapeia as etapas que todos precisam tomar para levar o projeto para casa dentro do prazo e do orçamento. Aqui estão algumas dicas rápidas que recomendamos:

  • Organize seu projeto em fases ou grupos de tarefas claros, para que seu plano seja fácil para qualquer um ler.
  • Adicione marcos para chamar a atenção para datas importantes, aprovações, entregas ou reuniões.
  • Crie dependências entre tarefas que precisam acontecer em uma ordem específica.
  • Use o recurso de lembrete do TeamGantt para comunicar detalhes importantes da tarefa, como escopo e / ou funções e responsabilidades.
exemplo de notas do projeto

Para ainda mais práticas recomendadas de planejamento de projetos, consulte nosso Guia de planejamento de projetos.

5. Observe a carga de trabalho de sua equipe

Seu projeto perderá impulso rapidamente se sua equipe estiver sobrecarregada com muitas tarefas, e isso poderá colocar você em risco de perder prazos importantes. Antes de definir seu plano, certifique-se de ter levado em consideração a imagem completa da alocação de recursos. No TeamGantt, você pode verificar a disponibilidade da equipe antes de atribuir tarefas para garantir que você não esteja adicionando trabalho a um prato já cheio.

verifique a disponibilidade e a carga de trabalho da equipe

6. Esclarecer as funções e responsabilidades do projeto

Projetos complexos podem ficar confusos rapidamente, por isso é importante definir quem está fazendo o que, de preferência para cada tarefa do projeto. É aí que entra um gráfico RACI. Essa matriz simples permite atribuir as seguintes funções e responsabilidades:

  • Responsável
  • Responsável
  • Consultado
  • Informado
READ  O que você deve ou não fazer para obter sucesso na equipe ágil

7. Comunique-se cedo e frequentemente

Uma boa comunicação é o coração e a alma de qualquer projeto de sucesso. Como gerente de projeto, é seu trabalho facilitar a comunicação a cada passo do caminho. Você também precisa estar preparado para levantar uma bandeira ao primeiro problema, mesmo que isso signifique uma conversa difícil.

Aqui estão dois recursos de gerenciamento de projetos que você pode usar para manter as informações fluindo com eficiência:

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  • Plano de comunicação: Um plano de comunicação permite definir diretrizes claras de como e quando as informações serão compartilhadas – e quem é responsável – para que todos saibam o que esperar.
  • Relatório de status do projeto: Um relatório de status fornece um ponto de contato regular para todas as partes móveis do seu projeto. Use este modelo de relatório de status para atualizar sua equipe e partes interessadas sobre o andamento do projeto, orçamento, problemas e itens de ação.

No TeamGantt, sua equipe pode permanecer sincronizada publicando atualizações de tarefas e fazendo upload de arquivos de projeto no diretório Discussão aba.

exemplo de discussão do projeto

8. Monitorar o progresso da tarefa

O gerenciamento de projetos não é um negócio do tipo “faça e esqueça”. Você precisa estar de olho no prêmio, para garantir que tudo avance conforme o planejado.

O Relatório de Integridade do Projeto da TeamGantt fornece um instantâneo rápido de todos os seus projetos, para que você possa ver o que está sendo executado dentro do cronograma, o que está atrasado e o que já está atrasado. Dessa forma, você pode suprir as lacunas e ajustar o plano para garantir que seu projeto ainda atinja a marca.

relatório de saúde do projeto

Se uma tarefa está atrasada ou já não cumpriu o prazo, basta clicar em Solicitar atualização de progresso na parte superior da janela de edição da tarefa, para enviar à pessoa designada para a tarefa um lembrete amigável para atualizar seu progresso.

solicitar atualização de progresso em projetos

9. Gerenciar riscos

Todo projeto traz riscos. O truque é chegar à frente para que você possa formular um plano para mitigá-lo. Uma matriz de avaliação de riscos permite identificar todas as coisas que podem dar errado e calcular o dano potencial. Isso facilita a priorização de problemas e a tomada de ações onde é mais necessário para manter seu projeto em andamento.

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10. Mantenha o alcance do escopo sob controle

Todo projeto tem restrições. Se o escopo do projeto ficar fora de controle, seu orçamento e cronograma sentirão o aperto. Mantenha seu projeto breve e próximo para que você possa encaminhar as partes interessadas de volta ao escopo original se novas solicitações surgirem após o andamento do projeto. Um bate-papo honesto sobre trade-offs pode ajudar bastante a dominar a fluência do escopo. Se o escopo mudar, atualize o plano do projeto e comunique as alterações a todos no projeto.

11. Realizar um projeto post-mortem

Quando um projeto cruza a linha de chegada, é fácil pular direto para o próximo sem nunca olhar para trás. Mas reservar um tempo para discutir o que correu bem e o que não aconteceu com sua equipe pode ajudá-lo a resolver problemas juntos e a descobrir oportunidades para melhorar a vida do projeto para todos. Capture todas as suas idéias e itens de ação com este modelo de reunião post mortem do projeto.

12. Repita seu processo

Um processo que se encaixa como um terno ruim pode impedir sua equipe de alcançar todo o seu potencial de projeto. Portanto, preste atenção em como o trabalho é realizado e experimente seu processo até que você e sua equipe tenham sucesso. O Agile pode funcionar bem em alguns projetos, enquanto outros prosperam no Waterfall.

Se tudo mais falhar, forje seu próprio caminho de processo com uma abordagem de gerenciamento de projeto misto. Aqui está um exemplo de como você pode usar um gráfico de Gantt para executar um sprint ágil.

exemplo de gráfico de Gantt ágil

13. Desenvolver habilidades de liderança

Como gerente de projeto, as costeletas técnicas são importantes – mas as habilidades de liderança realmente fazem você brilhar. Procure oportunidades para crescer como líder, a fim de obter influência positiva e estabelecer uma base sólida de confiança entre sua equipe e as partes interessadas. Com o curso em vídeo on-line do TeamGantt A arte e a ciência dos principais projetos, você pode aprender no seu próprio ritmo – e é totalmente gratuito!

Implementando as melhores práticas de gerenciamento de projetos

Com essas práticas recomendadas de gerenciamento de projetos, você está pronto para pegar projetos rapidamente e levá-los ao sucesso. 💪

Claro, você não precisa organizar tudo sozinho.

Com o TeamGantt, você pode planejar, acompanhar e gerenciar todos os projetos com facilidade. Assista ao vídeo abaixo para ver como o TeamGantt funciona e experimente hoje o nosso software de gerenciamento de projetos on-line!

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