Meus Projetos

Mantendo guias em projetos

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O que eu preciso saber em letras 3D ao lado de um pensador

Os projetos têm muitas partes móveis. Quando você coloca vários projetos na mistura, como a maioria das organizações, é essencial saber onde estão os projetos. Para gerenciar vários projetos, os líderes da organização que os executam precisam ser capazes de acompanhar tudo. Isso pode estar acontecendo através de e-mails, reuniões, conversas informais, relatórios formais ou até mesmo uma combinação deles, dependendo de como a organização e os gerentes de projeto estão organizados.

Porém, para que a organização gerencie efetivamente os projetos em andamento, é necessário haver uma maneira sistemática de acompanhar tudo sem procurar em emails antigos ou em apresentações de reuniões. As partes interessadas e os tomadores de decisão devem estabelecer uma relação de trabalho com os gerentes de projeto, a fim de apoiá-los totalmente e tornar os projetos bem-sucedidos.

Equipes de Liderança

Uma das primeiras prioridades é identificar as equipes de liderança e os papéis que elas desempenham no gerenciamento geral dos projetos e programas. Ao identificar esses indivíduos e quais papéis eles desempenharão no projeto, o gerente do projeto entenderá quais informações serão necessárias durante a execução do projeto. O gerente do projeto também entenderá as informações necessárias antes do início do projeto e após a conclusão do projeto. O gerente de projeto deve poder trabalhar com todas as equipes de liderança, independentemente de seu envolvimento ser mínimo ou totalmente engajado na capacidade do dia-a-dia.

Micro-atualizações versus atualizações completas

Uma atualização completa do projeto envolveria o monitoramento e a atualização do cronograma, juntamente com os planos de riscos, problemas e escopo. Também pode haver certas informações solicitadas pelo plano de gerenciamento do projeto e uma apresentação formal às partes interessadas. Esse tipo de atualização geralmente é realizada semanalmente ou mensalmente e é da competência do gerente ou do escritório do projeto.

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Uma micro-atualização para o projeto, por outro lado, não está tão envolvida. Uma micro-atualização pode ser um simples email diário ou semanal com algumas informações pertinentes. Pode haver uma ou duas frases em cada projeto, fornecidas por meio de um aplicativo de mensagens usado pela organização. Seja o que for, será pequeno. Não dará a imagem completa do projeto. Para alguém da equipe de liderança que precisa acompanhar diariamente vários projetos, pode ser muito útil. Essas atualizações podem até ser fornecidas pelas mesmas pessoas que trabalham diretamente na execução do projeto.

Quadro de Status

Um quadro de status pode ser muito útil para as equipes de projeto. Esse quadro pode ser um quadro branco físico no escritório (embora isso possa ser confuso ou apagado acidentalmente). Pode ser um quadro de mensagens virtual como o SharePoint (ótimo para equipes virtuais). Enquanto as equipes de liderança e as partes interessadas estão procurando informações específicas sobre o status geral, a equipe do projeto que trabalha no projeto precisará ver informações detalhadas.

O quadro de status pode ter os prazos mais recentes e o status atual de tarefas específicas, incluindo como elas são atribuídas e quando as atualizações são esperadas. A natureza aberta de um quadro de status virtual significa que qualquer membro da equipe pode contribuir com informações úteis. O gerente de projeto ou a equipe de gerenciamento de projetos precisará coletar e encurralar essas informações e acompanhar as tarefas, se necessário.

Ficar à frente da curva

Manter o controle dos projetos significa que você ficará à frente da curva. Você pode identificar problemas e obstáculos antes que eles impactem negativamente o projeto. Qualquer que seja o método que você identifique para acompanhar o projeto, ele deve ajudar o gerente de projeto e a liderança da organização a saber onde devem concentrar seus esforços para ajudar a equipe do projeto a ter sucesso – e isso leva a um projeto bem-sucedido para todos.

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E se você? Como você mantém o controle dos projetos? Compartilhe seus segredos para ficar à frente da curva nos comentários.

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