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Mantendo a alta gerência informada – Parte 2

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Pessoas de negócios, reunião por um elevador

Na Parte 1 desta série de duas partes, discutimos como manter a alta gerência informada sobre o status do seu projeto, considerando as PM ou PMO infraestrutura, assim como se e por que precisariam ser informados. Continuaremos essa discussão considerando o que informar a eles – sem sobrecarregá-los com informações desnecessárias (causando mais mal do que bem) – e com que frequência eles devem recebê-los.

O que denunciar?

O que deve conter o seu relatório e quanto tempo deve durar? O relatório para a gerência deve transmitir apenas as informações necessárias sobre o seu projeto (por exemplo, não há necessidade de listar os detalhes de um atraso anterior que foi absorvido posteriormente). Sugiro limitar o relatório para incluir apenas o seguinte:

  1. Uma descrição muito breve do projeto e seu prazo final
  2. Status atual (cronograma e orçamento)
  3. Explicações onde necessário, especialmente variações de tempo e dinheiro
  4. Expectativas para o futuro próximo – conclusão do projeto em relação ao prazo

O status do cronograma e do orçamento pode ser mantido em uma página ou em uma série de marcadores com qualquer explicação necessária. Por exemplo, convém incluir o formulário de relatório de variação do orçamento, no qual apenas as variações principais são acompanhadas de explicações, ou um cronograma do projeto do gráfico de Gantt, que fornece um excelente resumo do seu cronograma.

Se o seu projeto estiver dentro do prazo e do orçamento, o relatório inteiro poderá ser relativamente curto – um bom sinal de que as coisas estão indo bem. Se houver problemas e mais explicações forem necessárias, tente identificar os problemas em termos de soluções prováveis. O que a pessoa que recebe o relatório pode fazer para ajudá-lo a superar o problema? Qualquer coisa que não seja comentários orientados para a ação não é produtivo.

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Nota: Um ponto crítico a ser lembrado em relação ao seu relatório à gerência: perder um prazo prometido nem sempre é um desastre (na verdade, em algumas situações, a gerência aceita atrasos normalmente). O que é um desastre, no entanto, está deixando de divulgar o atraso com antecedência. Seu relatório deve ser o mais preciso e completo possível, mesmo que contenha más notícias.

Com que frequência devemos relatar?

Acredito firmemente em chamadas semanais de status e relatórios semanais, e o mesmo se aplica a qualquer relatório ou discussão de alto nível com a gerência executiva ou as partes interessadas seniores. Se você for além da atualização semanal de status, tende a perder seu público. Se eles tiverem que voltar e se familiarizar com o que você está se referindo porque passou muito tempo, eles não o lerão e você estará fazendo esse trabalho por nada. Atenha-se às atualizações semanais – é uma receita para o sucesso em meu livro.

Sumário

Existem partes interessadas em todos os projetos que só querem saber quando o projeto terminou e como foi. No entanto, prefiro fazê-los fazer essa ligação do que dar-lhes qualquer motivo para se preocupar e procurar perguntas a mim ou à minha gerência sênior. É por isso que acredito firmemente em manter todos informados em algum nível. Não é necessário fornecer todos os detalhes a todos – apenas alguns selecionados precisam dos detalhes reais do projeto diariamente ou semanalmente, mas eu gosto de fornecer atualizações de status a todos e permitir que eles me digam mais tarde se eles querem sair do circuito. Dessa forma, ninguém tem desculpa para não saber ou estar envolvido, e eu posso falar com alguém sobre uma necessidade crítica e saber que eles têm pelo menos alguma idéia do que está acontecendo.

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