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Mantendo a alta gerência informada – Parte 1

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Pessoas de negócios saindo de um elevador

É certo – ou deveria ser – que mantenhamos os clientes e a equipe do projeto bem informados sobre o status do projeto, os problemas e as próximas etapas ao longo do trabalho. O relatório de status e o cronograma revisado do projeto devem ser o que impulsiona o projeto semanalmente, se não diariamente. E o resto das partes interessadas? E aqueles que estão no topo da nossa organização que talvez não conheçam muito sobre nossos projetos individuais, mas certamente se preocupem com seus resultados. Nos projetos de visibilidade muito alta, missão crítica ou dólar alto, eles provavelmente se preocupam muito com o resultado desses projetos.

Mantendo os principais interessados ​​atualizados sobre o status do projeto

Como, quando e onde você mantém sua alta gerência envolvida em seus projetos provavelmente dependerá de vários fatores-chave:

  • Infraestrutura da sua organização
  • A composição, políticas e processos do seu PMO (Project Management Office) – se existir um PMO
  • Suas ações ou preferências pessoais

A terceira opção não aparece na equação frequentemente. No entanto, se você estiver em uma nova organização ou uma organização nova no gerenciamento de projetos estruturados, suas próprias experiências, preferências e práticas podem influenciar bastante a maneira como você envolve a gerência sênior em seus projetos.

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Sem dúvida, é provável que seu relatório à gerência seja mais formal, mas menos detalhado. Aqui, sua preocupação não está nos detalhes da execução, mas em saber se o projeto será concluído no prazo e dentro do orçamento. Quaisquer problemas que atendam a esses requisitos devem ser discutidos no relatório de andamento do gerenciamento.

Mesmo que sua empresa possa não exigir um relatório de andamento, é recomendável sugerir essa política, principalmente para projetos de longo prazo com orçamentos grandes que envolvam um grande número de funcionários. Além disso, se você estiver executando um projeto de alto nível, sua gerência sênior desejará saber como estão as coisas nos pontos-chave do projeto. É melhor fazê-los pegá-lo desprevenido no elevador ou é melhor fornecer a eles um relatório formal de progresso proativamente? Este último causará a melhor impressão. Para esse tipo de relatório de progresso, as revisões de orçamento e cronograma são essenciais – sem mencionar a necessidade de garantir a si mesmo que seus esforços são direcionados para os objetivos certos.

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Sua empresa pode não exigir isso de você, mas ainda acho que é uma boa ideia manter todas as partes interessadas, em todos os níveis, envolvidas. Você precisará ter cuidado ao criar atualizações de status para diferentes níveis de partes interessadas, pois fornecer a elas o nível errado de detalhes pode afastá-las. A última coisa que você quer é que seu trabalho duro acabe no lixo.

Na Parte 2 desta série de duas partes, encerraremos a discussão sobre como manter a alta gerência informada sobre o status do seu projeto, analisando coisas como o que relatar e com que frequência. Precisamos da sua contribuição e envolvimento de tempos em tempos, mas eles não devem ser sobrecarregados com informações desnecessárias; portanto, tentaremos simplificá-las.

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