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Introdução ao Gerenciamento de Projetos

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Mão movendo uma peça de xadrez

Em sua forma moderna, o gerenciamento de projetos remonta ao início dos anos 1950, embora suas raízes remontem aos últimos anos do século XIX. À medida que as empresas percebiam os benefícios da organização do trabalho em torno dos projetos – reconhecendo a necessidade crítica de se comunicar e coordenar o trabalho entre departamentos e profissões – surgiu um método definido de gerenciamento de projetos.

Atualmente, muitas organizações não empregam gerentes de projeto em tempo integral. De fato, é comum reunir uma equipe de projeto para atender a uma necessidade específica, que geralmente envolve a produção de um produto ou serviço final que beneficia a organização ou altera os efeitos. O resultado final pode ser tangível ou intangível.

Chegar a esse resultado final, com sucesso, é o objetivo do gerenciamento de projetos. Na essência, o gerenciamento de projetos se concentra no planejamento e controle de tudo o que está envolvido na entrega do resultado final – e é um processo que todas as pessoas de uma equipe de projeto precisam adotar, entender e executar, independentemente do nível de experiência.

Mesmo se você não tiver habilidades acadêmicas em uma metodologia de projeto, assumir um papel em uma equipe de projeto oferece uma excelente oportunidade de aprendizado, que pode melhorar seu perfil de carreira.

Mesmo se você for um gerente ou membro de equipe experiente, uma revisão dos elementos críticos – e mais básicos – do gerenciamento de projetos pode informar e melhorar a eficácia com que você leva os projetos do conceito ao plano concreto e até a conclusão.

Com isso em mente, aqui está uma visão geral de tudo o que o gerenciamento de projetos abrange.

Definição

Uma definição simples de gerenciamento de projetos inclui algumas premissas importantes:

  • Gerenciamento de projetos não é uma tarefa pequena.
  • O gerenciamento de projetos tem um começo e um fim definidos. Não é um processo contínuo.
  • O gerenciamento de projetos utiliza várias ferramentas para medir realizações e acompanhar as tarefas do projeto. Isso inclui estruturas de detalhamento de trabalho, gráficos de Gantt e gráficos PERT.
  • Os projetos frequentemente precisam de recursos ad-hoc, em vez de posições dedicadas em tempo integral, comuns nas organizações.
  • O gerenciamento de projetos reduz os riscos e aumenta as chances de sucesso.
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Freqüentemente, um triângulo, comumente chamado de “restrição tripla”, é usado para resumir o gerenciamento de projetos (veja a figura 1). Os três fatores mais importantes são tempo, custo e escopo. Estes formam os vértices com qualidade como tema central.

Diagrama de restrições triplas de gerenciamento de projetos
Figura 1: A restrição tripla

Em palavras, a restrição tripla possui quatro elementos principais:

  • Os projetos devem estar dentro do custo.
  • Os projetos devem ser entregues no prazo.
  • Os projetos devem estar dentro do escopo.
  • Os projetos devem atender aos requisitos de qualidade do cliente.

Mais recentemente, o triângulo do gerenciamento de projetos deu lugar a um diamante de gerenciamento de projetos – com custo, tempo, escopo e qualidade como os quatro vértices e as expectativas dos clientes como tema central (veja a figura 2).

Diagrama de diamante de gerenciamento de projetos
Figura 2: O diamante do gerenciamento de projetos

Dois clientes não têm as mesmas expectativas. Você deve perguntar, explicitamente, sobre as expectativas de cada cliente. Se você não sabe quais são essas expectativas, não tem esperança de atendê-las.

Fases do projeto

Um projeto passa por seis fases durante seu ciclo de vida:

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  1. Definição de projeto: Definição de metas, objetivos e fatores críticos de sucesso para o projeto
  2. Iniciação do projeto: Tudo o que é necessário para configurar o projeto antes que o trabalho possa começar
  3. Planejamento do Projeto: Planos detalhados de como o trabalho será realizado, incluindo estimativas de tempo, custo e recursos
  4. Projeto de execução: Fazendo o trabalho para entregar o produto, serviço ou resultado desejado
  5. Monitoramento e controle do projeto: Garantir que um projeto permaneça no caminho certo e tomar medidas corretivas para garantir
  6. Encerramento do projeto: Aceitação formal dos resultados e dissolução de todos os elementos necessários para executar o projeto

Função do Gerente de Projeto

O papel do gerente de projetos é de grande responsabilidade. O trabalho do gerente de projeto é dirigir, supervisionar e controlar o projeto do começo ao fim. Os gerentes de projeto não devem executar o trabalho do projeto – gerenciar o projeto é suficiente. Aqui estão algumas das atividades que um gerente de projeto realiza:

  • O gerente de projeto deve definir o projeto, reduzi-lo a um conjunto de tarefas gerenciáveis, obter recursos apropriados e formar uma equipe para executar o trabalho.
  • O gerente do projeto deve definir a meta final do projeto e motivar a equipe do projeto a concluir o projeto dentro do prazo.
  • O gerente de projeto deve informar todos os interessados ​​sobre o progresso regularmente.
  • O gerente de projeto deve avaliar e monitorar os riscos para o projeto e mitigá-los.
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Nenhum projeto é tão planejado. Os gerentes de projeto devem aprender a se adaptar e gerenciar as mudanças.

Conjunto de habilidades do gerente de projeto

Um gerente de projeto deve ter uma gama de competências:

  • Liderança
  • Gestão de pessoas (clientes, fornecedores, gerentes funcionais e equipe de projeto)
  • Comunicação eficaz (verbal e escrita)
  • Influenciando
  • Negociação
  • Conflito de gestão
  • Planejamento
  • Gestão de contratos
  • Estimativa
  • Solução de problemas
  • Pensamento criativo
  • Gerenciamento de tempo

Os gerentes de projeto são os principais responsáveis ​​por fazer as coisas acontecerem. Tradicionalmente, eles desempenham esse papel como meros implementadores. Para fazer seu trabalho, eles precisavam ter as competências administrativas e técnicas necessárias.

Hoje eles desempenham um papel muito mais amplo. Além das habilidades tradicionais, eles precisam ter habilidades de negócios, habilidades de relacionamento com clientes e habilidades políticas.

Psicologicamente, eles devem ser auto-iniciantes orientados a resultados com uma alta tolerância à ambiguidade, porque pouco é claro no tumultuoso ambiente de negócios atual. Deficiências em qualquer uma dessas áreas podem levar à falha do projeto.

J. Davidson Frame

Barreiras, riscos e problemas que afetam o sucesso do projeto

Muitas coisas podem dar errado no gerenciamento de projetos. Quaisquer barreiras, riscos e problemas podem afetar todas as fases e processos do gerenciamento de projetos. Aqui estão apenas algumas das coisas que podem dar errado:

  • Comunicação pobre
  • Desacordo
  • Mal-entendidos
  • Tempo inclemente
  • Greves da União
  • Conflitos de personalidade
  • Má administração
  • Metas e objetivos mal definidos

Uma boa disciplina de gerenciamento de projetos não eliminará todos os riscos, problemas e surpresas – mas vai forneça processos e procedimentos padrão para lidar com eles e ajude a impedir o seguinte:

  • Projetos finalizados com atraso, excedendo o orçamento e não atendendo às expectativas do cliente
  • Inconsistência entre os processos e procedimentos utilizados pelos gerentes de projeto, levando ao favorecimento de alguns gerentes de projeto mais do que outros
  • Projetos bem-sucedidos, apesar da falta de planejamento, alcançados por meio de altos níveis de estresse, boa vontade e quantidades significativas de horas extras
  • O gerenciamento de projetos é visto como não agregando valor e como um desperdício de tempo e dinheiro
  • Eventos internos e externos imprevistos que impactam o projeto
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Em suma

O gerenciamento de projetos visa criar um ambiente e condições para atingir um objetivo ou objetivo específico – de maneira controlada com uma equipe de pessoas.

Quando você está familiarizado com o que o gerenciamento de projetos implica, desde o processo até a mitigação de tudo o que pode (e geralmente acontece) de errado, você afeta o resultado final – esteja envolvido em uma metodologia de projeto pela primeira vez ou por um experiente pró.


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