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Gerenciamento de Projetos: Entrando na Fase Final

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Close-up do empresário, abrindo a garrafa de champanhe com 2015 na cortiça

O fim está à vista. O projeto que você e sua equipe estão lidando está se preparando para concluir. Você está se preparando para entrar na fase final. Mas antes de colocar a garrafa de champanhe comemorativa no gelo, verifique se você está entrando na fase final com a mentalidade e a abordagem corretas.

A fase final de um projeto envolve concluir a execução e encerrar o projeto. De certa forma, essa é a parte mais difícil de um projeto.

A equipe precisa entregar o trabalho concluído e implementá-lo nas operações contínuas da organização. Além disso, o gerente do projeto precisa se envolver no fechamento dos processos do projeto e no cronograma do projeto. Isso envolve garantir que todas as tarefas sejam concluídas e documentar o que ocorreu durante o projeto – incluindo as lições aprendidas.

Você deve planejar e celebrar esta fase final para que o projeto termine bem, em vez de apenas diminuir e diminuir. Quão? Certifique-se de seguir as quatro etapas a seguir:

Liderança no local

Um item a ser esclarecido sobre quando um projeto se aproxima da fase final é determinar se a liderança está em vigor para assumir o controle após a conclusão do projeto. Se o projeto for atualizar um sistema ou parte das operações existentes, a liderança já deve estar lá. Mas se o projeto estiver criando algo novo, talvez a equipe de liderança precise ser contratada e treinada em funções operacionais.

Nos dois casos, o gerente de projetos deve trabalhar para documentar o projeto e os processos. Isso garante que a liderança possa seguir em frente sem obstáculos. Os acordos para apoiar operações após o projeto também devem estar em vigor.

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Processos operacionais em andamento

Durante todo o projeto, considere os processos operacionais em andamento. Construir um novo sistema excelente para a empresa usar sem levar em consideração como o sistema será usado não beneficiará a organização de forma alguma.

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A equipe que cria e executa as tarefas do projeto deve trabalhar em estreita colaboração com a equipe de negócios que se alinha à equipe do projeto – para todo o projeto. Dessa forma, a equipe do projeto pode usar as informações e informações da equipe de negócios para criar uma solução realmente útil.

À medida que os componentes e os sistemas são projetados ou atualizados, tenha um recurso que possa capturar o que está acontecendo e criar ou atualizar a documentação para os processos operacionais. Isso ajudará as pessoas que eventualmente usarão o que a equipe do projeto produz.

Treinando as equipes

Esteja você criando um novo sistema de computador para o seu cliente ou simplesmente atualizando os processos manuais que eles já usam, você precisará treinar as pessoas que usarão o resultado final. Você deve considerar o treinamento e o gerenciamento de mudanças desde o início do projeto, incorporando-o ao cronograma.

Idealmente, haverá um plano de transição que mostra como a organização passará do processo de negócios original para o novo e aprimorado modelo de negócios. Para esse fim, deve haver recursos e tempo para o treinamento da equipe operacional.

Deixando Tudo Ir

O último passo da fase final é deixar tudo ir. Em algum momento, o projeto deve terminar. A equipe do projeto fará a transição para a fase operacional ou passará para outro projeto. Independentemente de como essa transição funcione, a equipe precisa liberar o projeto e seguir em frente.

O gerente de projeto e os líderes operacionais devem trabalhar para criar um plano de transição sólido, garantindo a liderança correta, além de trabalhar para facilitar a transição. Essa abordagem é muito preferível à criação de uma linha arbitrária entre o projeto e as fases operacionais.

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E quando essa transição for bem-sucedida, é hora de comemorar – afinal, você e sua equipe ganharam.

E os nossos leitores? Como você lida com a fase final de seus projetos antes de abrir o champanhe comemorativo? Deixe-me saber nos comentários!

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