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Gerenciamento de integração de projetos 101: maneiras de obter sucesso com o projeto

Project integration management
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Gerenciamento integrado de projetos

Você quer sair triunfante no mundo dos negócios? Claro que você faz!

Bem, você precisaria gerenciar seus projetos de maneira a encantar seus clientes e criar uma imagem forte para sua marca.

Explore este blog para saber o que é gerenciamento de integração de projetos e como ele pode revolucionar a maneira como você gerencia projetos.

Um projeto é concluído quando ele começa a trabalhar para você, em vez de você trabalhar para ele.

– Scott Allen

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O que é gerenciamento de integração de projetos?

O gerenciamento de integração de projetos tem tudo a ver com coordenar todos os elementos de um projeto de maneira a levar ao sucesso sem causar problemas. É importante para o gerenciamento do escopo do projeto, que inclui escopo, orçamento e tempo.

Com a ajuda do gerenciamento de integração de projetos, você pode cuidar de todas as atividades envolvidas nos grupos de processos de gerenciamento de projetos.

A importância do gerenciamento de integração de projetos não pode ser negligenciada porque 47% dos projetos não atingem suas metas devido ao mau gerenciamento de requisitos, revelado pelos relatórios publicados na internet.

Por que o gerenciamento de integração de projetos é tão importante?

Como já dissemos, existem muitas coisas associadas a cada projeto, o que dificulta o manuseio. Portanto, gerenciar essas coisas se torna crucial para sucesso do projeto. Todo gerente de projeto deve ficar de olho nos seguintes fatores:

  • Cronograma
  • Custo
  • Escopo
  • Qualidade
  • Recursos
  • Riscos
  • Alterar

Manter tudo sob controle e garantir que uma coisa não afeta a outra pode ser uma tarefa árdua. Simplificando, você pode manter a falha do projeto na baía, desde que você se apegue à sua abordagem cautelosa.

Vamos dar um exemplo – você mudou o escopo do seu projeto sem considerar o impacto em sua programação, custos e recursos disponíveis. Agora, o que aconteceria? Excesso de orçamento, atraso na entrega do projeto ou desperdício de recursos. Essas consequências são suficientes para prejudicar sua linha superior.

Sem o gerenciamento de integração de projetos, em poucas palavras, seria difícil para você analisar como suas decisões de projeto afetam seus negócios. Com tanta incerteza, você não pode esperar relacionamentos fortes com o cliente ou qualquer tipo de crescimento.

Agora, você pode entender por que o gerenciamento de integração de projetos é vital para negócios centrados no cliente.

O que são processos de gerenciamento de integração de projetos?

Se você possui um negócio e está disposto a levá-lo ao próximo nível em termos de crescimento, cuide desses 7 processos de integração de projetos para atender seu desejo. Vamos entender esses processos de maneira elaborada:

Processos de gerenciamento de integração de projetos

1. Desenvolva a Carta do Projeto

Nesse processo, você desenvolve um documento formal e breve para autorizar a existência de cada projeto que obtém com o tempo. Este documento consiste em todos Objetivos do projeto, como eles serão alcançados e quem são as partes interessadas.

Usando este termo de abertura do projeto, os membros da sua equipe podem renderizar os resultados esperados de maneira passo a passo. Isso excluirá a probabilidade de ser pressionado e levará a fortes relacionamentos com os funcionários.

Além disso, você pode usá-lo para legitimar seu compromisso com um projeto e convencer o cliente em caso de caos.

A carta do projeto documenta:

  • Prazos esperados
  • Objetivos e restrições
  • Informações sobre as partes interessadas
  • Riscos identificados
  • Benefícios da adesão ao cronograma do projeto
  • Uma visão geral do orçamento

2. Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

O planejamento é uma daquelas áreas em que você deve se destacar por uma execução perfeita dos projetos.

Não leve isso de ânimo leve, porque se você não souber que decisão tomar após adquirir um novo projeto com sucesso, nunca atenderá às expectativas e perderá a confiança dos clientes de uma vez por todas.

Assim, desenvolver um plano de projeto de maneira que atue como um roteiro para os membros da sua equipe.

Estas são as etapas necessárias para o desenvolvimento de um plano ideal de gerenciamento de projetos:

  • Encontre-se com as partes interessadas do projeto

Encontre-se com as partes interessadas do projeto para aprender sobre as expectativas e desenvolver um escopo, orçamento e cronograma do projeto de acordo.

Depois que as expectativas dos clientes forem conhecidas, crie metas de projeto e organize-as de maneira a ajudá-lo a entregar resultados em tempo hábil. Seja cauteloso ao definir as metas do projeto, pois é assim que você pode definir prazos ideais para sua equipe.

  • Criar um cronograma de projeto confiável
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Crie um cronograma de projeto confiável para que os resultados esperados possam ser entregues no prazo prometido. Além disso, solicite informações da equipe do projeto, pois elas sabem exatamente como concluir tarefas e quanto tempo levará.

Você também pode implantar software de gerenciamento de projetos como o ProProfs Project para manter sua programação estimada. Os recursos úteis aos quais você tem acesso são:

  1. Dependências de tarefas
  2. Rastreamento de marcos
  3. Gráficos de gantt
  4. Painel intuitivo
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Para triunfar, como gerente de projeto, você deve estar preparado para qualquer cenário imprevisto. É porque todo projeto possui algum tipo de risco. Assim, faça a avaliação de risco corretamente para aprender como certos problemas podem dificultar o progresso do projeto. Além disso, mantenha o plano de contingência no lugar para não deixar pedras sobre pedra.

  • Planejar uma reunião inicial do projeto

Planeje uma reunião inicial do projeto para discutir suas estratégias e designar uma função específica para cada membro da equipe. Com a ajuda disso, é provável que os executivos do seu projeto tenham uma vantagem inicial, o que pode resultar em relacionamentos reforçados com os clientes.

3. Direcionar e gerenciar o trabalho do projeto

Nesse processo de gerenciamento de integração do projeto, você direciona e gerencia o trabalho do projeto de maneira a orientá-lo para o resultado desejado. As chances de sucesso do projeto aumentam significativamente com a direção e o gerenciamento exatos do trabalho do projeto. E a cereja no bolo é a qualidade de entregas do projeto também amplifica.

Esses aspectos são levados em consideração neste processo:

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  • Solicitações de mudança aprovadas: Todas as solicitações de mudança aprovadas são documentadas de forma a proteger o plano, o escopo, o custo e o cronograma.
  • Fatores ambientais da empresa: Cuide de fatores internos ou externos para que o resultado não seja afetado. Esses fatores incluem condições de mercado, cultura organizacional, infraestrutura etc.
  • Ativos de processos organizacionais: Aqui, você acompanha e avalia os ativos da organização para manter o resultado intacto. Esses ativos incluem políticas, informações históricas, procedimentos estabelecidos, planos formais e informais, etc.

4. Gerenciar o conhecimento do projeto

Para atingir objetivos estabelecidos com facilidade, você deve dedicar tempo ao gerenciamento do conhecimento do projeto. Vale a pena sua atenção porque, quando você cria um repositório central de conhecimentos sobre o projeto que obtém ao longo do tempo, os membros da sua equipe recebem grande ajuda enquanto trabalham nas tarefas atribuídas.

Os dois principais objetivos do gerenciamento do conhecimento do projeto são:

  • Reutilizando o conhecimento existente: O conhecimento encapsulado no passado é usado para melhorar o progresso do projeto atual, para encantar os clientes com a entrega mais rápida dos resultados prometidos.
  • Curadoria de novos conhecimentos: Você sempre aprende algo com cada novo projeto, não importa quanta experiência tenha em seu currículo. Esse conhecimento é selecionado para usá-lo como referência para projetos futuros.

5. Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Seu desempenho é o fator que decide como será sua jornada de gerenciamento de projetos. Nesse processo de monitoramento e controle, você mantém um controle sobre o rastreamento e a revisão do progresso geral para saber o quão perto ou longe está de alcançar os objetivos de desempenho.

Usando esse processo, você obtém clareza sobre o estado do projeto, o que permite ainda que você faça as estratégias necessárias em relação ao cumprimento do cronograma.

Aspectos desse processo são:

  • Forneça atualizações consistentes: Faça atualizações de desempenho em intervalos regulares para sua equipe, a fim de aumentar a taxa de sucesso.
  • Linhas de base de controle: O controle das linhas de base do projeto durante o processo de desenvolvimento é extremamente importante, porque você enfrentará a ira dos clientes se algum desses fatores – ‘Horário’, ‘Custo’ e ‘Escopo’ – for comprometido. Portanto, documente cada pequeno detalhe se a linha de base for afetada durante o andamento do projeto, pois isso ajudará a trazer as coisas de volta aos trilhos nos estágios posteriores.
  • Foco no controle de qualidade: Qualidade e sucesso do projeto andam de mãos dadas, portanto, não seja indulgente ao executar o processo de controle de qualidade. Para cada gerente de projeto, é essencial fazer uma avaliação constante do progresso do projeto para manter os níveis de eficiência desejados.
  • Monitorar e controlar riscos: Nenhum projeto está livre de riscos. Assim, o gerenciamento de riscos é considerado uma das principais práticas para os gerentes de projeto. O monitoramento e o controle de riscos devem ser feitos separadamente para distanciar-se significativamente da falha do projeto.

6. Executar controle integrado de mudanças

O gerenciamento de projetos seria mais fácil se nenhuma solicitação de alteração fosse feita durante o processo de desenvolvimento. Os clientes geralmente fazem solicitações de mudança durante diferentes fases do projeto. Sendo um gerente de projeto, você deve ouvir e tomar uma decisão apropriada.

Para manter as coisas tranqüilas, você deve executar um controle integrado de alterações. É um processo de revisar, aprovar e gerenciar solicitações de mudança de uma maneira que não afeta muito o progresso do projeto.

A documentação faz parte desse processo, pois ajuda quando você procura uma extensão de tempo ou deseja descartar uma solicitação de alteração específica. Como resultado positivo, você mantém o progresso do projeto de maneira ideal sem afetar o relacionamento com os clientes.

Nota: Além da lista de alterações, você anota o número de riscos que podem surgir após a implementação de novas alterações nas atividades do projeto.

7. Feche o projeto

Este é o último processo no gerenciamento de integração de projetos, que você deve fazer com o devido cuidado. Esse processo inclui todas as atividades, fases e contratos finalizados do projeto.

Basicamente, você mantém todas as informações sobre como encerrou o projeto em um documento específico. Você pode usar esse documento para referência no futuro para concluir outros projetos de maneira rápida e adequada ou para evitar argumentos que ocorram devido a algum tipo de mal-entendido.

Em resumo, esse processo de fechamento compreende atividades como armazenar informações do projeto, documentar estratégias usadas contra riscos ocorridos, criar uma lista de recursos envolvidos e assim por diante.

Poucas palavras finais:

Você tem que ficar na ponta dos pés durante todo o processo de desenvolvimento do projeto, pois fatores ou erros triviais podem causar um grande e negativo impacto na taxa de sucesso.

Aqui está uma recapitulação do que discutimos: o gerenciamento de integração de projetos tem cinco fases padrão: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitor e Controle e Fechamento. Isso significa claramente que excluir a importância do gerenciamento de integração de projetos não será uma jogada inteligente para os gerentes de projeto.

Além disso, os gerentes de projeto devem aprimorar as seguintes habilidades para se aproximar do sucesso do projeto:

  • Planejamento
  • Organização
  • Comunicação
  • Liderança
  • Gerenciamento de relacionamento
  • Agendamento
  • Orçamento
  • Mudar a gestão
  • Gerenciamento de riscos

Além disso, um software confiável de gerenciamento de projetos é crucial para uma rápida recuperação. Realmente pode eliminar toda a confusão que se pode enfrentar durante o gerenciamento de projetos.

Entre em contato conosco na seção de comentários se tiver alguma dúvida. E fique atento para continuar aprendendo sobre as coisas inexplicáveis ​​no gerenciamento de projetos.

Tchau!


Perguntas frequentes

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P. Quais são os processos importantes para o gerenciamento de integração de projetos?

Os processos importantes para o gerenciamento de integração de projetos são:

  • Desenvolva o termo de abertura do projeto
  • Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
  • Direcionar e gerenciar o trabalho do projeto
  • Gerenciar conhecimento do projeto
  • Monitorar e controlar o trabalho do projeto
  • Executar controle integrado de alterações
  • Feche o projeto

P. Que funções o gerenciamento de integração de projetos tem em um projeto?

O principal papel que o gerenciamento de integração de projetos desempenha é ‘Manter o gerenciamento do escopo sob controle’. Através do gerenciamento de integração de projetos, você mantém uma guia de todos os elementos do projeto, incluindo tarefas, recursos e partes interessadas.

P. Quais são as melhores práticas de gerenciamento de integração de projetos?

As melhores práticas de gerenciamento de integração de projetos incluem:

  • Planejamento adequado
  • Gerenciamento de relacionamento
  • Programação sem erros
  • Mudar a gestão
  • Gerenciamento de riscos

P. Qual é o objetivo do gerenciamento integrado de projetos?

O principal objetivo do gerenciamento integrado de projetos é gerenciar todos os aspectos de uma maneira que conduza ao sucesso. Por meio do gerenciamento de integração de projetos, as tarefas cruciais – “Elevar a taxa de sucesso” e “Construir relacionamentos fortes com os clientes” – podem ser realizadas facilmente.

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