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Garantindo a responsabilidade em seus projetos

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Conceito de homem e mulher trabalhando juntos

Na Parte 1 desta série de duas partes sobre garantia de responsabilidade em seus projetos, examinamos as duas primeiras entidades que eu estava cobrindo: a equipe do projeto e o cliente do projeto. É certo que a prontidão, o envolvimento contínuo e a prestação de contas são absolutamente críticos para o sucesso dos projetos que estamos gerenciando a qualquer momento. Obviamente, não podemos fazer tudo acontecer por conta própria … nem de perto.

Mas a equipe e o cliente não são os únicos ingredientes importantes. Também precisamos dos usuários finais e de outras partes interessadas no projeto. Não diariamente, mas todos são necessários periodicamente para várias entradas e tarefas críticas. E, finalmente, também precisamos de nossa equipe de gerenciamento executivo e supervisores. Talvez apenas algumas vezes durante um projeto, mas quando eles são necessários … podemos precisar deles rapidamente, por isso é sempre importante mantê-los envolvidos.

Vamos discutir esses dois últimos com mais detalhes:

Os usuários finais e outras partes interessadas

Este é um pouco mais complicado, porque eles são necessários apenas periodicamente. Os usuários finais serão necessários desde o início para a definição dos requisitos e, posteriormente, para o teste de aceitação do usuário (UAT) e, em seguida, novamente no momento da implantação, na maioria dos casos. Outras partes interessadas são da mesma maneira – elas podem ser necessárias para revisões e aprovações de entrega, esclarecimentos periódicos e tomada de decisões e para outras tarefas, conforme necessário. A chave é planejar com antecedência o suficiente para quando você precisará deles para garantir que estejam disponíveis e sejam responsáveis. Crie suas tarefas dentro do cronograma e avise-as com 2 a 3 semanas de antecedência, quando o tempo ou a contribuição crítica for necessário sempre que possível. E certifique-se de usar o tempo e as informações com sabedoria, para que eles considerem a disponibilidade de contribuições contínuas ao projeto como essencial para o sucesso geral.

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Nossa equipe de gerenciamento executivo e supervisores

Podemos pensar que nossos altos não importam para o nosso sucesso diário no gerenciamento de projetos. Podemos até pensar que nosso diretor de PMO – se é que temos um – é descartável. E, em muitos casos, podem ser – tive minha participação de diretores ineficazes do PMO. Mas quando você tem bons líderes organizacionais e líderes de infraestrutura de PMs sintonizados (ou seja, um bom diretor de PMO que realmente está cumprindo a função como deve ser preenchida), eles podem realmente ser importantes para o sucesso do seu projeto. Quão? Como eles podem derrubar barreiras, colocar os clientes de volta aos trilhos ou ajudar a instigar a perda de confiança por parte do cliente do projeto, e eles podem aprovar mudanças de financiamento e prazo que são essenciais para o seu projeto. E, para mim, sempre achei que a melhor maneira de envolvê-los e mantê-los responsáveis ​​pelos meus projetos e mantê-los pensando no meu melhor interesse – e no do meu projeto – é mantê-los atualizados sobre o status do meu projeto. Envio a eles o relatório semanal do status do projeto toda semana. Eu divulgo as principais informações do projeto para eles – especialmente em grandes decisões – e as convido a participar periodicamente das reuniões com os clientes. É incrível a rapidez com que você consegue que essas pessoas poderosas em sua organização tomem medidas que beneficiem seu projeto – como obter um recurso de substituição importante ou uma necessidade semelhante – quando você exige que eles se envolvam no caminho.

Sumário

Você nem sempre pode garantir a responsabilidade de todos em seus projetos, mas, assim como seus filhos pequenos, a chave para mantê-los envolvidos, mantê-los longe de problemas e manter os brinquedos apanhados é mantê-los ocupados e informá-los completamente o que é esperado deles. Desde que estejam bem informados sobre o que se espera deles – e esse é o nosso dever como líderes de projeto -, é muito mais provável que eles cumpram e executem conforme o esperado – e sejam totalmente responsáveis ​​por suas tarefas que receberam. .

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