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Funções e responsabilidades do gerente de projeto e como executar com eficácia

Project Manager Roles and Responsibilities
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Funções e responsabilidades do gerente de projeto

Para manter seus negócios competitivos a longo prazo, você deve ser bom em lidar com projetos. Além de melhorar a estabilidade do seu negócio, também aumenta as chances de novos projetos, o que aponta para uma melhor taxa de crescimento.

Para lidar com os projetos adequadamente, você deve ter experiência suficiente. É aqui que você sente a necessidade de um gerente de projeto hábil.

Você pode estar pensando: as startups ou pequenas empresas precisam de um gerente de projeto ágil, considerando uma baixa disponibilidade de projetos?

Bem, o fato de cair o queixo é que 46% das organizações admitiram que falharam porque não perceberam a necessidade ou importância de Gerenciamento de Projetos.

Agora, você não deve ter nenhum problema por que ter um gerente de projeto hábil e diligente é importante para as empresas.

Você pode me considerar um escritor ingênuo se tentar responder a uma pergunta auto-explicativa: “Quem é o gerente de projeto?” … Caramba! Não consigo resistir a contar a história de origem.

A Microsoft estava prestes a lançar um projeto ambicioso no final da década de 1980, mas o principal problema era “falta de coordenação”.

Obviamente, você precisa reunir equipes de diferentes departamentos sob o mesmo teto quando se trata de fazer um projeto dos sonhos ser bem-sucedido. No entanto, essa é uma tarefa difícil, não é?

Portanto, a Microsoft apresentou um plano para se livrar desse aborrecimento – uma pessoa foi apontada como um líder dedicado, que tinha todos os direitos para tomar decisões com relação às atividades do projeto. Esse movimento foi um golpe no olho do boi, pois a dinâmica do trabalho melhorou significativamente e todos experimentaram o sabor do sucesso. Foi assim que o gerente de projeto surgiu.

Acho que mereço um joinha, porque contei uma história fascinante. Ainda não está convencido? Bem, vou levantar a cortina sobre as funções e responsabilidades do gerente de projeto para ajudá-lo a entender melhor o conceito. Então, vamos rolar:

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1. Planejamento de atividades e recursos do projeto

Fazer um planejamento adequado é uma das tarefas vitais do gerente de projetos. Sem um plano em prática, sua empresa será como um navio sem leme, o que pode resultar em pura perda de tempo e esforço. Além disso, não se esqueça de levar em consideração as perdas financeiras.

Portanto, antes de executar as atividades do projeto, faça o check-out dos recursos que você tem à sua disposição para conhecer suas chances de sucesso. Se tudo der certo, concentre-se nas estimativas de tempo. É fundamental porque você prosperará como gerente de projeto bem sucedido se você concluir projetos dentro de um prazo e orçamento definidos.

Antes de iniciar o planejamento do projeto, faça estas perguntas a si mesmo para obter mais clareza:

  • Quais tarefas devem ser concluídas primeiro para garantir o sucesso do projeto?
  • Quantos executivos de projeto você precisa para um fluxo de trabalho sem falhas?
  • Quanto tempo levará para entregar o prometido entregas do projeto?
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Oh, Eu quase esqueci de mencionar o plano de contingência, que você precisa se algo der errado durante o ciclo de vida do projeto.

2. Mantenha tudo de maneira organizada

Depois de definir um plano, é fundamental manter tudo organizado de maneira organizada, pois você enfrentará os problemas desnecessários durante o processo de desenvolvimento do projeto, se não conseguir garantir o fluxo de trabalho desejado. Como sabemos, os atrasos causam perdas financeiras e causam um impacto negativo na integridade de uma empresa. É por isso que manter tudo tranquilo é considerado um papel significativo de um gerente de projetos.

Para um trabalho organizado, implante confiança software de gerenciamento de projetos como o ProProfs Project. Os recursos que você deve observar antes de colocar uma ferramenta PM em operação são:

  • Painel simples, porém poderoso, para tornar o rastreamento do projeto indolor
  • Modelos de tarefas
  • Gráficos de gantt
  • Rastreamento de tempo

3. Chumbo pela frente

Ser gerente de projetos não é fácil, pois você precisa ser um ídolo da sua equipe e lidar com os superiores ao mesmo tempo. Além disso, grandes projetos sempre envolvem desafios ocultos, com os quais você deve lidar adequadamente para atender às expectativas do cliente.

Durante tempos difíceis, qualquer pessoa da equipe do projeto pode perder a confiança ou o zelo. É aqui que você deve dar um exemplo para infundir a crença.

É vital realizar reuniões oportunas da equipe e discutir os desafios relacionados ao trabalho, independentemente do grau de desenvolvimento do projeto. Isso permite impedir a transformação de um pequeno problema em um grande.

Em suma, liderar desde o início é uma das funções de gerenciamento de projetos que você precisa assumir.

4. Fique de olho no que mais importa

Durante o ciclo de desenvolvimento do projeto, você deve ficar atento porque um pequeno erro pode prejudicar o progresso geral. Evidentemente, esta é a última coisa que você deseja que aconteça, pois afetará tanto os superiores quanto os clientes.

Ter habilidades refinadas de monitoramento, em poucas palavras, é uma das responsabilidades significativas dos gerentes de projeto. Sua natureza cautelosa não apenas ajuda a evitar o desperdício de recursos, mas também aumenta as chances de entrega pontual do projeto.

Lembre-se desses três fatores para desfrutar de uma jornada tranquila de gerenciamento de projetos:

  • Avaliar: identificar as causas principais dos problemas
  • Correto: tome as medidas necessárias para eliminar os problemas identificados

5. Comunique-se efetivamente

Conversando efetivamente com os membros da equipe, clientes e outras partes interessadas é uma das funções e responsabilidades cruciais de um gerente de projetos. É importante ter uma palavra com as pessoas preocupadas com relação ao desenvolvimento do projeto, pois essa é a chave para progredir sem problemas.

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Em resumo, todo gerente de projeto deve possuir boas habilidades de comunicação. É claro que estou falando de habilidades de fala e audição, pois uma é ineficaz sem a outra.

Fale de maneira que os outros gostem de ouvi-lo. Ouça de tal maneira que os outros gostem de falar com você.

– Zig Ziglar

Você deve parecer confiante o suficiente ao compartilhar a visão e os objetivos do projeto. Além disso, não negligencie a importância de realizar reuniões periódicas da equipe, pois essa é a maneira mais simples de transmitir e obter informações cruciais. Para comunicação máxima da equipe, implante o software de gerenciamento de projetos, declarado pelos últimos relatórios do setor.

6. Gerenciamento de tempo

Controlar a utilização do tempo durante o ciclo de desenvolvimento do projeto é uma parte inevitável das responsabilidades dos gerentes de projeto.

Gerenciamento de tempo também faz parte do triângulo do gerenciamento de projetos, e isso deve ser suficiente para entender por que é vital concluir as atividades do projeto antes dos prazos.

Os clientes até julgam o sucesso ou falha de seu projeto sobre a rapidez com que foi concluída. Portanto, se você é gerente de projetos e deseja atender a todas as expectativas, gerencie o tempo sem ficar sob a pele de sua equipe.

7. Desenvolva um orçamento de projeto apropriado

A conclusão de projetos dentro do orçamento definido está na lista de atividades de gerenciamento de projetos, porque as empresas que terceirizam projetos de negócios não essenciais esperam os resultados desejados sem gastar muito dinheiro. Portanto, itens como preços, prazo de entrega etc. são decididos com antecedência.

Como gerente de projeto, você deve definir um orçamento realista para manter as coisas tranquilas para o futuro. Observe que sempre que solicita dinheiro adicional, os clientes ficam irritados e se sentem traídos. Além de quebrar associações, também resulta em WOM negativo. Tudo isso pode interromper o crescimento do seu negócio.

Portanto, examine cuidadosamente o projeto para evitar todos os tipos de problemas relacionados ao orçamento.

8. Esforce-se para o prazer do cliente

No final, tudo o que importa é a satisfação do cliente. Caso seus clientes não estejam satisfeitos com as entregas do projeto, todo o seu trabalho não significa nada. Além disso, seu sonho de expandir a base de clientes permanecerá como está.

É por isso que ir além da satisfação do cliente é considerado um dos papéis e responsabilidades dos principais gerentes de projeto.

As características de um bom gerente de projetos são: ‘Minimizando a incerteza’, ‘Aderindo ao plano de projeto, ” Seja cortês com os membros da equipe, mesmo em tempos difíceis ” e ‘Envolva os clientes nas diferentes etapas do projeto para mantê-los atualizados sobre o progresso’.

É fundamental observar que os clientes podem exigir mudanças entre o processo de desenvolvimento do projeto. Assim, aceite essas solicitações no queixo e desenvolva as táticas necessárias para trazer os resultados desejados para a mesa.

9. Identifique os riscos do projeto para corrigir

Os riscos sempre fizeram parte dos projetos, e esse fato desanimador pode destruir a confiança de qualquer gerente de projetos. Com todos os riscos do projeto, suas chances de falha na bola de neve. É por isso que o gerenciamento de riscos é considerado uma das funções e responsabilidades cruciais do gerente de projetos.

É imperativo entender que o número de riscos se amplia com o tamanho do projeto; portanto, nunca abaixe a guarda até fechar e entregar o projeto com sucesso aos clientes.

Confira projetos concluídos anteriormente para aprender sobre riscos comuns e resolvê-los nos atuais, a partir da raiz. Além disso, você pode convidar seus executivos de projeto para obter informações sobre riscos potenciais. Depois, tome as medidas necessárias para diminuir o fator de risco e conclua sua jornada de gerenciamento de projetos com sucesso.

10. Desenvolver relatórios para gerenciá-los a longo prazo

Por último, mas não menos importante, o desenvolvimento de relatórios após cada conclusão do projeto é central, pois você pode usá-los como referência para projetos futuros ou desentendimentos claros dos clientes.

Os gerentes de projeto experientes sempre fazem a documentação adequada para poderem tirar uma folga de seu próprio livro enquanto trabalham em novos projetos. Isso não apenas permite que eles mantenham sua jornada de gerenciamento de projetos mais suave, mas também ajuda a estabelecer novos parâmetros de referência em relação à qualidade e rapidez.

Os relatórios abrangentes incluem tudo, desde as fases em que você lutou até os estágios em que navegou sem problemas. Devido a esses relatórios bem desenvolvidos, você permanece confiante, mesmo em tempos difíceis.

Conclusão

Concluir os projetos dentro do prazo e do orçamento prometido é a chave para continuar prosperando no atual ambiente competitivo. Você protege sucesso do projeto quando cada indivíduo em questão entende as funções e responsabilidades do trabalho e trabalha em conformidade.

Falamos sobre as funções e responsabilidades dos gerentes de projeto, porque as equipes seguem uma sugestão do líder. Com a ajuda desse artigo, acabamos de destacar as obrigações morais que os gerentes de projeto precisam cuidar.

Estou concluindo este blog com a promessa de que apresentarei informações mais interessantes, que o ajudarão incrivelmente no gerenciamento de projetos.

Obrigado por considerar este conteúdo que vale a pena ler!


Perguntas frequentes

O que exatamente um gerente de projeto faz?

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Desde o manuseio de uma equipe de executivos do projeto até a responsabilidade pelo andamento do projeto, os gerentes de projeto fazem tudo. Basicamente, eles se esforçam para manter a eficiência e a produtividade.

P. Quais são as funções e responsabilidades dos membros da equipe do projeto?

Os principais papéis e responsabilidades dos membros da equipe do projeto são:

  • Concluindo as tarefas de projeto atribuídas no prazo
  • Utilizando seu know-how na busca pelo sucesso do projeto
  • Trabalhar de acordo com as demandas do cliente
  • Ajudando no processo de documentação

P. Qual é a diferença entre papéis e deveres?

A diferença é:

  • Funções são posições que você atribui a indivíduos para a conclusão adequada do trabalho.
  • Deveres são responsabilidades específicas que você espera que os membros da sua equipe assumam durante o trabalho.
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