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Formulário e Processo de Solicitação de Mudança em Gerenciamento de Projetos

Formulário e Processo de Solicitação de Mudança em Gerenciamento de Projetos
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A mudança acontece nos projetos. Se você gerenciou um projeto, já o viu várias vezes.

Às vezes, a mudança é grande e requer um ajuste no seu escopo e plano. Outras vezes, é mínimo e não afeta muito.

De qualquer forma, como líder de projeto, você deve acompanhar as alterações para garantir que elas não afetem negativamente seu orçamento, cronograma ou equipe.

Talvez você não consiga impedir que as mudanças no projeto aconteçam – mas você pode gerenciar isso.

O que é gerenciamento de mudanças?

No gerenciamento de projetos, o gerenciamento de mudanças se refere ao processo usado para identificar, documentar e remediar as mudanças em um projeto. Essa mudança pode alterar o escopo, o orçamento, os recursos e a linha do tempo de um projeto. Ou poderia apenas alterar um requisito de projeto existente e nada mais.

Como os projetos, a mudança ocorre em várias formas e tamanhos. Portanto, cabe a você, como gerente de projeto, ficar atento e aplicar as etapas adequadas para evitar a combustão do projeto.

Toda organização lida com o gerenciamento de alterações de maneira diferente, mas um formulário de solicitação de alteração é uma ferramenta simples que você pode usar para documentar e acompanhar as alterações em andamento.

Como gerenciar solicitações de mudança de projeto

Quer você tenha ou não um processo de gerenciamento de mudanças, é importante pensar nas etapas lógicas que você pode executar para aceitar e concordar com uma alteração no projeto.

Quando uma parte interessada ou membro da equipe faz uma solicitação de mudança, você deve inspecioná-la para garantir que a mudança seja necessária e depois avaliar os impactos.

Aqui estão algumas perguntas simples para ajudar você e sua equipe a determinar como lidar com a mudança:

  • Qual é a mudança?
  • Por que a mudança está sendo introduzida?
  • A mudança contribui para os objetivos do nosso projeto?
  • Que desafios a mudança apresenta?
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Depois de discutir essas perguntas com sua equipe e partes interessadas, você poderá se concentrar em como a mudança afetará seu cronograma e orçamento. É uma boa ideia reunir sua equipe para falar sobre o nível de esforço exigido pela mudança iminente.

Por exemplo, digamos que você tenha o objetivo de instalar uma piscina enterrada e o cliente decida adicionar uma banheira de hidromassagem após a escavação da piscina. Você precisará descobrir como isso afeta o plano, a mão-de-obra e, eventualmente, os custos existentes antes de avançar. Afinal, interromper o trabalho para redesenhar a piscina, obter a aprovação do cliente no novo design e solicitar os materiais adequados com certeza parece caro e demorado.

Em alguns casos, uma parte interessada pode se dar bem com a alteração e seus custos associados. Mas, muitas vezes, pode ser uma surpresa para eles tanto quanto a solicitação de alteração original foi para você!

Seja cuidadoso e explique todas as etapas que a mudança exigirá – certificando-se de especificar o potencial cronograma do projeto e os impactos no orçamento. Dessa forma, todos poderão concordar com as próximas etapas e com quaisquer custos adicionais antes de prosseguir com o trabalho.

Como (e por que) escrever uma solicitação de requisição de mudança

A melhor maneira de documentar e obter aprovação para uma alteração (e tudo o que vem com ela) é escrever uma solicitação de alteração.

Não sabe por onde começar? Faça o download de uma cópia do nosso modelo gratuito de formulário de solicitação de alteração do Google Docs.

Modelo para download para o formulário de solicitação de alteração do projeto

Usando o modelo de formulário de solicitação de alteração

Documentar as alterações e aprovações do seu projeto é muito mais fácil quando você usa o nosso modelo.

Para editar o modelo, você precisará primeiro salvar uma cópia em sua própria unidade. Basta clicar Arquivo > Faça uma cópia (ou Arquivo> Baixar como)e você está pronto para ir!

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A seguir, uma rápida visão geral do formulário e de seus campos para que você possa aproveitar ao máximo suas solicitações de alteração:

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  • Nome do Projeto: Todo projeto tem um nome, então especifique a qual projeto a alteração está associada aqui.
  • Requerido por: Quem solicitou a alteração? Inclua aqui o nome da parte interessada, para que ela assuma a responsabilidade pela mudança e seus impactos.
  • Nome da solicitação: Este pode ser difícil, mas forneça à solicitação um nome simples que indique o que a mudança implica. Por exemplo, podemos nomear nosso exemplo anterior de piscina como “Banheira de hidromassagem”.
  • Número solicitado: Lembre-se de que os projetos podem mudar muito e talvez você precise concluir mais de uma solicitação de requisição de mudança. Atribua um número para identificar exclusivamente cada solicitação de mudança.
  • Mudar descrição: Esta é uma breve descrição da alteração solicitada.
  • Alterar motivo: Forneça uma explicação do motivo pelo qual a alteração foi solicitada. Discuta o motivo da mudança com seus stakeholders e documente suas palavras. Muitas vezes, a mudança precisa ser justificada em termos específicos para que outros concordem.
  • Impacto da mudança: Essa é a base da solicitação de mudança! Certifique-se de representar claramente como a mudança afetará todos os aspectos do seu projeto: escopo, orçamento, linha do tempo, recursos, comunicações etc. Às vezes, será curto e simples. Outras vezes, você precisará definir o impacto para cada categoria. Esta seção pode demorar, e tudo bem! Os detalhes exatos são o que mais importa aqui.
  • Ação proposta: Aqui está outra seção em que os detalhes são importantes. Descreva as etapas necessárias para resolver a alteração. Sinta-se à vontade para incluir horas ou dias aproximados necessários para concluir o trabalho, bem como quaisquer ajustes de escopo. Realmente, qualquer ação que você tome para realizar a mudança.
  • Custo associado: Esse campo pode ser opcional para você, e tudo bem. Mas se você estiver lidando com orçamentos e contratos, não se esqueça de levar em consideração os custos aumentados.
  • Aprovado por e data: Uma assinatura geralmente pode ser um ponto de discórdia no gerenciamento de mudanças. Isso ocorre porque a pessoa que solicitou a alteração nem sempre acaba sendo a pessoa que realmente aprova (ou financia) a alteração. Novamente, se você estiver lidando com orçamentos e contratos, isso é importante. Caso contrário, você ainda precisa ter certeza de que o líder do seu projeto concorda com a abordagem de mudança e reconhece os impactos antes de prosseguir.
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Customizando o Modelo de Formulário de Solicitação de Mudança

Mantivemos este modelo de formulário de solicitação de mudança curto e interessante, porque esses são os princípios básicos necessários para gerenciar as alterações em vários projetos. Afinal, os modelos devem facilitar seu trabalho!

Mas fique à vontade para adaptar este modelo para torná-lo seu. Você pode adicionar seu próprio logotipo ao cabeçalho ou até mesmo formatar sua solicitação de alteração como um contrato por escrito e não como um formulário.

Faça o que fizer, apenas inclua uma forma de contrato por escrito em seu processo de gerenciamento de mudanças.

Gerencie alterações de projetos mais facilmente com o TeamGantt

Talvez você não consiga evitar mudanças, mas pode impedir que seu projeto atrapalhe o TeamGantt. Aqui estão apenas alguns dos recursos que você apreciará:

  • Arraste e solte a simplicidade: Alterne entre tarefas e ajuste os prazos do projeto em questão de minutos.
  • Linhas de base: Compare cronogramas planejados x reais e veja como as mudanças afetam o progresso do projeto ao longo do tempo.
  • Colaboração fácil: Compartilhe atualizações e arquivos importantes com sua equipe e partes interessadas, para que todos participem das alterações do projeto.
  • Gestão de recursos: Verifique a disponibilidade da equipe para garantir que as alterações do projeto não sobrecarregem sua equipe antes de reatribuir o trabalho.

Assista ao vídeo abaixo para ver como o TeamGantt funciona e experimente hoje o nosso software de gerenciamento de projetos on-line!

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