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Finanças ágeis em projetos: gerenciamento de custos e compras

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Finanças ágeis em projetos: gerenciamento de custos e compras 1

Um blog que analisa todos os aspectos das finanças de projetos e programas, desde orçamentos, estimativas e contabilidade até aumento de salário e gerenciamento de contratos.

Escrito por Elizabeth Harrin de GirlsGuideToPM.com.

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Você sabe que estou interessado nos aspectos financeiros do gerenciamento de projetos – até estou pensando em ministrar um workshop sobre orçamento e contabilidade de projetos ainda este ano. Sinto que tenho um bom entendimento do tópico, mas estou aprendendo constantemente.

Tendo feito apenas uma quantidade muito pequena de trabalho em uma equipe, eu diria que está usando práticas ágeis, não sou especialista em maneiras práticas de fazer com que as abordagens ágeis funcionem nas equipes de projeto. No entanto, existem muitas orientações para pessoas como eu que desejam aprender mais.

O Guia de Práticas Ágeis, em particular, contém algumas informações interessantes sobre como aplicar as informações do Guia PMBOK® Áreas de conhecimento para processos de trabalho ágeis. Do ponto de vista financeiro, aqui está minha interpretação de como isso funcionaria.

Gerenciamento de custos de projetos em ambientes ágeis

Normalmente, em projetos preditivos, você faria muitos custos e estimativas antecipadamente. Para projetos com um alto grau de incerteza ou para aqueles em que você não tem um escopo completo (olá, projetos ágeis), obviamente você não possui os dados para realizar esse nível de análise de custos.

Em vez disso, a recomendação é usar “métodos de estimativa leves” (embora não sejam fornecidos detalhes sobre quais podem ser) para obter previsões rápidas e de alto nível para custos de recursos. Vejo isso funcionando quando você está prevendo a duração geral de um determinado compromisso – mesmo se você simplesmente planejar os custos de recursos para o próximo período financeiro como uma referência básica.

Custos detalhados para coisas que não são de pessoas ainda precisam ser feitos. Você não pode administrar uma empresa de sucesso se não souber o custo do trabalho do projeto. Não há problema, no entanto, fazer essas análises detalhadas com mais rapidez e pontualidade.

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Para ser sincero, em alguns dos longos programas em que participei, adotamos a mesma abordagem. Os custos do business case podem ter sido fixados desde o início, mas, francamente, eles eram apenas a nossa melhor estimativa na época. Em seguida, elaborei previsões detalhadas para o ano em que estávamos, para que a equipe de Finanças pudesse gerenciar o fluxo de caixa e contabilizar com precisão os gastos de capital no exercício atual.

Onde seu orçamento é fixo, mas você ainda precisa ser ágil em outros aspectos, sua escolha é simplesmente flexibilizar o escopo e agendar para permanecer dentro das restrições de custo.

Gerenciamento de compras de projetos em ambientes ágeis

O gerenciamento de compras é outra área em que incorremos em custos e, como gerentes de projeto, precisamos estar cientes de como gerenciar isso – em todos os ambientes.

Normalmente, as compras com as quais me envolvi tiveram uma negociação de contrato prolongada no início para chegar a um Contrato de Serviços Principal e, em seguida, você define o compromisso atual com uma Declaração de Trabalho. Como precisávamos de fornecedores para fazer coisas extras, criamos novos SoWs detalhando esse envolvimento. É assim também que o controle de alterações funcionou: o processo de controle de mudanças gerou uma nota de crédito (quando algo estava sendo alterado e o resultado final foi o custo do desenvolvimento menor) ou um pedido de compra e um adendo ao SoW atual.

Acontece que, de acordo com o Guia de Prática Ágil, essa é uma maneira bastante ágil de trabalhar.

Provavelmente, existem projetos em que é prudente e necessário assinar um contrato massivo antecipadamente (as implantações de ERP vêm à mente, por experiência!), Mas geralmente, permanecer pequeno com o engajamento e trabalhar de maneira flexível atenderá a ambas as partes na maioria dos projetos .

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De qualquer maneira, algo que seja o mesmo, independentemente da abordagem de gerenciamento de projetos adotada, é a necessidade de documentar arranjos contratuais e arquivá-los em algum lugar que você possa encontrá-los facilmente. Tive alguns momentos em minha carreira em que procurei timidamente um fornecedor e pedi uma cópia dos contratos executados porque – sussurre – não foi possível encontrar nossa versão do mesmo documento.

Não cometa esse erro! Seja ágil. Seja arrumado!

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Postado em: 19 de fevereiro de 2020 08:00 |
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