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Facilitando uma Cúpula

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Pessoas ouvindo um alto-falante

As reuniões são a força vital de um projeto. Sejam elas pessoalmente ou virtualmente, não há melhor maneira de se comunicar e tomar decisões. Há momentos, porém, em que reuniões curtas e regulares não cuidam de tudo e haverá a necessidade de uma cúpula. Uma cúpula é uma reunião que dura o dia todo, mesmo várias reuniões que envolvem o dia todo, em que um tópico específico é discutido até que haja uma conclusão ou decisão definitiva para a equipe avançar. Pode ser uma reunião em que os requisitos são definidos e acordados, os casos de teste são escritos ou quando toda a equipe do projeto precisa avaliar os detalhes básicos do cronograma. Preparar e liderar esse tipo de reunião é diferente de facilitar reuniões agendadas regularmente. O gerente de projeto precisará fazer mais trabalhos de casa e preparar o trabalho para liderar uma reunião de cúpula.

1. Siga um cronograma

O primeiro passo na organização de uma cúpula é elaborar um cronograma. De certa forma, é como criar um mini plano de projeto. Deve haver uma declaração de escopo que permita que todos saibam o que precisa ser realizado na cúpula, e o gerente de projeto deve garantir que cumpram esse escopo e não sofram com a fluência do escopo durante as reuniões. O cronograma da reunião de cúpula ajudará todos a planejar e estar pronto para que as reuniões sejam bem-sucedidas e úteis, em vez de serem apenas mais uma reunião sem objetivo.

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2. Ritmo de si mesmo

Você precisa garantir que as reuniões sejam bem-sucedidas, assim como os corredores se movimentam durante uma corrida. Tentar compactar tudo em um dia pode não funcionar; não tenha medo de agendar vários dias, se houver um bom motivo, mas eles devem ser planejados com bastante antecedência. Se você terminar parte dela cedo, todo mundo terá uma pausa, mas é importante não tentar trabalhar demais para fazer tudo rápido demais. Não andar sozinho levará a queimar as pessoas. Você pode achar que, se um tópico foi discutido e finalizado, é necessário iniciar imediatamente o próximo tópico, mas, na realidade, pode ser mais útil permitir que as pessoas façam o trabalho mais cedo, para que possam entrar descansadas e atualizadas para iniciar algo. mais no dia seguinte.

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3. Seja respeitoso

Um último conselho, que é óbvio, é respeitar as pessoas da reunião. O facilitador e a equipe de gerenciamento precisam estar cientes de que todos na reunião têm outras coisas a fazer e obrigações que devem ser cumpridas. Manter as pessoas além do horário programado, apenas porque as coisas não estão terminando tão rapidamente quanto você deseja, ou tentando convencer outras pessoas a ficarem atrasadas porque você deseja concluir alguma coisa, servirá apenas para desmoralizar toda a equipe. Se você deseja ter uma reunião de cúpula bem-sucedida, é hora de praticar as habilidades de seu pessoal e aprender a jogar bem com os outros.

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