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Faça estas 4 coisas antes de sair de férias

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O clima está ficando mais quente e é provável que você tenha planos de férias quando entrarmos nas férias de verão.

Como gerente de projeto, você é parte integrante da equipe, mas o progresso não pode parar enquanto você estiver fora do escritório. Aqui estão quatro dicas simples para ajudar você a manter seus projetos avançando o mais suavemente possível, com o mínimo de chamadas ou e-mails de emergência para interromper seu tempo livre.

1. Atualize sua agenda

Verifique se o plano e os cronogramas do projeto estão atualizados. Examine esses documentos quanto a marcos, entregas ou tarefas que estão em atraso enquanto você estiver programado para sair do escritório.

Também é uma boa ideia informar seus clientes, membros da equipe e patrocinadores do projeto que você está indo embora assim que seus planos forem firmes. Lembre-se, também é verão para todos os outros, mas os negócios não param. Você deseja garantir que outros participantes importantes do projeto não tenham conflitos de agendamento. Quanto mais cedo você compartilhar seus planos, mais fácil será para os outros fazerem os deles.

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2. Defina as expectativas do projeto

Realize uma reunião com todos os membros da equipe ou em pequenos grupos com base nas responsabilidades. Verifique se todos os membros da equipe com entregas devidas compreendem o que é esperado deles e o prazo. Explique as implicações de perder o prazo.

Dê uma olhada nos itens a jusante que estão definidos para ocorrer após o retorno das férias. Se as pessoas responsáveis ​​por esses itens não estiverem equipadas com as informações ou ferramentas corretas, verifique se isso muda o mais rápido possível.

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O melhor cenário para qualquer projeto é que ele avance antes do cronograma. Essa possibilidade ainda existe mesmo quando você está de férias. Você deseja garantir que indivíduos com itens a jusante sejam capazes de manter o andamento das coisas, se isso acontecer.

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3. Realize uma entrega

Selecione uma pessoa de ponto para entregar seu projeto. Essa pessoa pode ser outra pessoa da equipe do projeto ou um colega gerente de projeto que pode manter as pessoas no caminho enquanto você estiver ausente. Veja como funciona:

  • Forneça à sua pessoa apontada a documentação mais atualizada.
  • Acompanhe-os por todos os principais marcos e resultados.
  • Explique como esses itens devem ser se não estiverem familiarizados com o projeto.
  • Forneça os nomes das principais partes interessadas e um contato alternativo (como o gerente de contas ou o patrocinador do projeto) em caso de crise.

Se você estiver trabalhando em vários projetos com equipes muito diferentes, pode fazer sentido selecionar várias pessoas para atribuir cobertura. Se for esse o caso, acho útil designar uma pessoa adicional que tenha uma lista de contatos de cobertura para todos os projetos. Essa pessoa pode atuar como gerente de tráfego, caso as comunicações sejam mal direcionadas ou sejam recebidas consultas aleatórias.

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4. Personalize sua mensagem de ausência temporária

Não se esqueça de configurar o autoresponder do seu cliente de email! Com toda a preparação necessária para sair de férias, pode ser fácil esquecer as coisas mais básicas.

Aprendi isso da maneira mais difícil há alguns anos atrás. Eu estava tão freneticamente tentando fazer tudo e sair do escritório na hora que eu apaguei completamente. Quando me lembrei, já havia embarcado em minha jornada sem meu computador de trabalho. Com pressa de fazer o meu voo, coloquei a data do retorno errada na minha mensagem.

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Portanto, embora isso pareça um acéfalo, vou repetir as práticas recomendadas de configurar uma mensagem de ausência temporária na esperança de que ninguém cometa o mesmo erro que eu cometi.

  1. Seja específico sobre as datas em que estará ausente.
  2. Defina as expectativas declarando sua acessibilidade durante esse período.
  3. Inclua um ponto de contato para solicitações urgentes. Essa pessoa deve ser igual ao “gerenciador de tráfego” que descrevi acima, se você tiver um.
  4. Mude seu correio de voz. Sei que isso parece oneroso, mas é uma proteção adicional para que nada caia.
  5. Defina um lembrete para alterar suas mensagens de ausência temporária no primeiro dia em que você voltar. Muitos clientes de e-mail incluem um recurso para especificar quando a mensagem de ausência temporária deve ser exibida. Assim, você pode cuidar disso enquanto está configurando as coisas. Caso contrário, faça uma anotação, juntamente com uma anotação para reverter a saudação do correio de voz de volta ao normal.

Mantenha todos atualizados sem perder um passo

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