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Explicação dos grupos de processos de gerenciamento de projetos

Explicação dos grupos de processos de gerenciamento de projetos 1
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Ícones de grupo de processos de gerenciamento de projetos em uma linha curva

O gerenciamento de projetos em si não é novidade. A estrutura moderna começou no início dos anos 50, impulsionada por empresas que perceberam os benefícios da organização do trabalho em torno dos projetos. Mais importante, eles perceberam a necessidade crítica de comunicar e coordenar o trabalho entre departamentos e profissões – cujos benefícios continuam a impulsionar o sucesso do projeto hoje.

Gerenciamento de projetos não é uma tarefa pequena. Ele tem começo e fim definidos – não é um processo contínuo.

À medida que avançamos em um projeto, as ferramentas de gerenciamento de projetos nos ajudam a medir o progresso e acompanhar as tarefas do projeto. As ferramentas nos permitem gerenciar os recursos ad-hoc críticos para o sucesso do projeto, uma vez que os projetos não se baseiam nas posições dedicadas em tempo integral encontradas nas empresas.

Porém, simplesmente ter essas ferramentas e recursos à nossa disposição não garante o sucesso de um projeto. Precisamos de algo que guie a equipe e o projeto do começo ao fim para iniciar, planejar, executar e fechar projetos com mais precisão.

Essa orientação na aplicação de conhecimentos e habilidades aplicáveis ​​ao gerenciamento de projetos é feita usando os processos de gerenciamento de projetos, que consistem em cinco grupos de processos e um sistema de controle.

Esses grupos de processos¹ normalmente incluem o seguinte:

  1. Iniciando
  2. Planejamento
  3. Executando
  4. Monitoramento
  5. Encerramento

Então, o sistema de controle está em ação durante todo processo. Aqui está um detalhamento do que está envolvido.

1. Iniciando

Todos os projetos começam com uma idéia para um produto, serviço ou outro resultado desejável. O grupo de processos iniciantes determina a natureza e o escopo do projeto. Não desempenhar bem esse estágio significa que é improvável que o projeto seja bem-sucedido em atender às necessidades da empresa.

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Os principais controles de projeto necessários são a compreensão do ambiente de negócios e a incorporação de todas as verificações necessárias no projeto. Há duas coisas cruciais ao longo deste processo: 1) relatar quaisquer deficiências e 2) fazer uma recomendação para corrigi-las.

O primeiro documento do projeto é o termo de abertura do projeto. Estes são os principais componentes:

  • Caso de negócios
  • Escopo e entregas
  • Objetivos
  • Recursos necessários
  • Plano de marco e cronograma
  • Estimativa de custo
  • Riscos e problemas
  • Dependências

A carta responde à pergunta fundamental: “O que estamos tentando fazer?”

2. Planejamento

Após o início, o projeto é planejado para um nível de detalhe apropriado. O principal objetivo é planejar tempo, custo e recursos adequadamente para estimar o trabalho necessário e gerenciar riscos de maneira eficaz durante a execução do projeto.

Todas essas informações são registradas no plano de gerenciamento do projeto. Como no grupo de processos inicial, uma falha no planejamento diminui adequadamente a chance de sucesso do projeto.

O planejamento do projeto inclui o seguinte:

  • Desenvolvendo a declaração de escopo
  • Desenvolvendo o cronograma (geralmente um gráfico de Gantt)
  • Desenvolvendo o orçamento
  • Selecionando a equipe
  • Criando uma estrutura de detalhamento do trabalho
  • Identificando entregas
  • Planejando riscos
  • Estabelecendo um plano de comunicação

Essas informações formam o contrato do projeto usado para obter aprovação formal para iniciar o trabalho.

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3. Executando

A execução consiste nos processos usados ​​para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto. Trata-se de alcançar os objetivos do projeto. O processo de execução envolve a coordenação de pessoas e recursos, bem como a integração e execução das atividades do projeto. As entregas são produzidas como saídas dos processos executados, conforme definido no plano de gerenciamento do projeto.

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4. Monitoramento

O grupo de processos de monitoramento envolve o gerenciamento e o rastreamento do projeto. Problemas potenciais podem ser identificados rapidamente para que a equipe tome medidas corretivas. O plano de gerenciamento do projeto é usado para essa finalidade.

O monitoramento inclui o seguinte:

  • Medindo as atividades em andamento do projeto (onde estamos contra onde deveríamos estar?)
  • Monitorar as variáveis ​​do projeto (custo, esforço, escopo) em relação ao plano de gerenciamento do projeto e à linha de base do projeto (onde deveríamos estar?)
  • Identificação de ações corretivas para lidar com riscos e problemas (como podemos voltar aos trilhos?)
  • Gerenciando mudanças usando o processo de controle de mudanças (qual é o impacto dessa mudança?)

O grupo de processos de monitoramento termina quando o projeto atinge suas metas e objetivos, conforme detalhado no contrato do projeto. Monitorar também significa que, às vezes, um projeto é parado antes da conclusão. Isso pode acontecer por vários motivos, incluindo mudanças nos negócios, falta de recursos ou prioridades mais altas.

5. Fechamento

O fechamento do projeto é uma parte importante do gerenciamento de projetos que às vezes é negligenciada. Fechar um projeto significa concluir todas as atividades em todos os grupos de processos, separar a equipe do projeto e assinar o projeto com o cliente.

Neste ponto, é importante saber o desempenho do projeto. Esta tarefa é realizada usando o relatório de encerramento do projeto. O relatório comunica o desempenho do projeto em relação ao seu caso de negócios original, medidas de qualidade, custo, duração e tolerâncias.

Em vez de deixar as valiosas experiências do projeto trancadas na cabeça das pessoas, é uma boa ideia concluir e publicar um relatório de lições aprendidas. Este relatório transmite lições valiosas que futuros projetos podem aplicar.

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Controle de projeto

Nos processos acima, o controle do projeto é parte de um projeto que o mantém no caminho certo, dentro do prazo e do orçamento. O controle do projeto começa no início do projeto com o planejamento e termina no final do projeto com uma revisão pós-implementação.

Os projetos devem ser avaliados para o nível certo de controle necessário. Muito controle consome tempo. Muito pouco controle é arriscado.

Os elementos típicos do controle do projeto são os seguintes:

  • Estratégia geral de negócios
  • Padrões para novos sistemas
  • Políticas de gerenciamento de projetos
  • Mudar a gestão
  • Controle de qualidade

Em suma

Do início ao fim de qualquer projeto, os processos de gerenciamento de projetos mantêm você, como gerente de projetos, na tarefa de medir e acompanhar o progresso do projeto. Por fim, os processos e o sistema de controle permitem aplicar o conhecimento, as habilidades, as ferramentas e os recursos que garantem o sucesso do projeto.

Referências

Institute Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI). (2013). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) (5ª ed.). Newton Square, PA: Autor.


O autor gostaria de deixar claro que este artigo não é do Guia PMBOK® e não deve ser usado como material de estudo para as certificações administradas pelo PMI.

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