Meus Projetos

Executando grandes projetos de transformação

Project Smart logo
cupom com desconto - o melhor site de cupom de desconto cupomcomdesconto.com.br


Transformação de palavra colorida

Projetos de transformação grandes para qualquer organização são incomuns, mas acontecem ocasionalmente. Nesses projetos, os sistemas básicos e as operações de uma empresa multinacional são alterados significativamente e em várias regiões geográficas. A mudança acontece quando o mercado muda rapidamente ou os sistemas organizacionais se tornam legados, e é necessária uma mudança alinhada com os maiores e mais recentes desenvolvimentos em tecnologia e serviços para que a concorrência não corra à sua frente.

Tivemos o privilégio de fazer parte de alguns grandes programas de transformação global, abrangendo vários países e continentes. As organizações envolvidas são do setor financeiro, a transformação relacionada à mudança dos principais sistemas bancários, a espinha dorsal dos negócios das organizações, em todas as geografias. Usuários completos, clientes e operações do banco são afetados e precisam se adaptar à transformação que está sendo introduzida.

O custo de grandes transformações como essa chega a centenas de milhões de dólares e traz muitos riscos, tornando crítica toda a atenção da alta gerência. Executar com êxito grandes transformações é uma experiência gratificante e auto-satisfatória, com alta visibilidade anexada. Mas isso ocorre com uma advertência – a maioria dos programas grandes enfrenta problemas e fecha nas fases iniciais depois que análises ou orçamentos esgotados resultam em cancelamentos de programas.

Este artigo se concentra em compartilhar algumas idéias sobre o que esperar desses projetos grandes e complexos, como lidar com eles e o que cria ou interrompe o programa. Ao longo, assumimos que a devida diligência foi concluída e a transformação foi considerada necessária.

Planejamento Orçamentário

O planejamento orçamentário para grandes programas de transformação é complexo. Muitas dimensões são necessárias para chegar aos números de custo, portanto, a chance de erros é alta. Assim, para uma organização que realiza uma transformação global, o planejamento de custos é vital. Se o custo for superior aos benefícios percebidos, é provável que seja necessária uma revisão completa do programa. Se você ficar sem dinheiro durante um projeto, não há para onde ir. Certamente haverá ondulações em toda a organização.

Seguir algumas diretrizes ajudará você a planejar com eficiência e manter o orçamento:

  • Planeje de baixo para cima em vez de de cima para baixo. Isso dará uma imagem mais realista. Além disso, você pode posteriormente se alinhar com uma nova estimativa quando requisitos detalhados forem conhecidos.
  • Envolva os fornecedores que já adotaram programas semelhantes e use seus conhecimentos para calcular os custos. A flutuação de uma solicitação de proposta (RFP) e suas respostas fornecerão uma indicação do custo do programa.
  • Consulte organizações semelhantes que já adotaram programas semelhantes. Se possível, conecte-se a eles e obtenha informações sobre essas transformações.
  • Ponha a pessoa certa encarregada de executar o programa – alguém que lidou com programas grandes, multicontinentes e complexos e, assim, entenderá as nuances e apoiará melhor a equipe.
  • Mantenha margens altas do buffer. Programas grandes geralmente custam muito mais do que o planejado.
READ  Dicas de trabalho remoto testadas e testadas para mantê-lo feliz e produtivo

Configuração da equipe

A equipe é o aspecto mais importante do programa. As pessoas certas nos empregos certos produzirão ótimos resultados. Identificar e capacitar essas pessoas certas garantirá o sucesso do programa.

Uma equipe do projeto fornecerá resultados se houver boa governança do programa no início. Defina a governança estruturada do programa com o nível certo de participação da TI e dos negócios. Sua contribuição é crítica.

Para um grande programa de transformação, as equipes serão grandes e diversificadas e terão diferentes níveis de conjunto de habilidades. Ter a expectativa e utilização corretas garantirá maior produtividade. Um problema comum que surge é quando os clientes distinguem entre sua própria equipe e fornecedores e mostram o viés. Quando em um projeto, essas demarcações não devem ser colocadas na frente da equipe. Eles matam a discussão aberta, a propriedade do trabalho e o livre fluxo de idéias.

Tenha uma equipe enxuta no começo e não se apresse em expandi-la. Mantenha a taxa de gravação baixa. Aumente a equipe quando tiver confirmação de que todos os parâmetros para o sucesso são validados e pensados ​​adequadamente. Embarque as pessoas para o projeto apenas se necessário e verifique se elas possuem os conjuntos de habilidades corretos. Interaja com um parceiro de implementação para que você possa expandir com as pessoas certas, conforme necessário.

Gerenciamento de Dependências

Programas grandes terão um grande número de dependências. Identificá-los e gerenciá-los é essencial.

Vários países, várias implementações, vários fornecedores, vários produtos e tamanho grande – todos contribuirão para muitas dependências. Você deve rastrear diligentemente essas dependências, elevando-as a riscos ou alertas, se não conforme o esperado.

cupom com desconto - o melhor site de cupom de desconto cupomcomdesconto.com.br

Provavelmente, haverá uma relação complexa entre essas dependências e o caminho crítico do projeto. Introduzir as dependências no plano do projeto de uma maneira que lhes ofereça amortecimento suficiente, mas que tenha um impacto mínimo no caminho crítico. Conforme necessário, identifique alternativas para as críticas.

READ  ProjectManagement.com - 5 dicas de produtividade [Infographic]

Visite regularmente dependências em reuniões de gerenciamento.

Igualmente importante, tenha um plano para quando ocorrerem atrasos inevitáveis. Planeje como qualquer impacto pode ser mitigado para manter o cronograma do projeto. Todas as partes relevantes devem fazer parte do processo de governança.

Gerenciamento de partes interessadas

Gerenciamento de partes interessadas é o gerenciamento de iniciativas, recursos, grupos, fornecedores externos e consultores externos e internos que podem ou não estar sob o controle direto do gerente de projetos. As entregas de todos esses grupos formam a entrega final desse grande programa de transformação.

As regras gerais do gerenciamento das partes interessadas são identificar todas as partes interessadas, classificá-las com base na influência e no impacto e gerenciá-las de acordo.

Os programas de transformação são executados por vários anos. Portanto, o relacionamento com as partes interessadas é mais prolongado. Para o sucesso do programa, a relação de trabalho com as partes interessadas deve ser o mais genuína e transparente possível.

O gerenciamento de fornecedores também desempenha um papel importante em grandes programas, pois o tamanho do programa certamente força a organização a procurar serviços de fornecedores. Ter uma boa e justa relação de trabalho com os fornecedores ajuda bastante nas pessoas que tomam medidas extras para o sucesso do projeto.

Execução

Não sugerimos metodologias específicas de execução, pois cada uma tem seus prós e contras, mas a governança do projeto deve decidir qual é a mais adequada. Qualquer metodologia precisa levar em conta o conjunto de habilidades das pessoas envolvidas e a prontidão das equipes para assumir os processos. Independentemente da metodologia escolhida, os portões de controle de gestão são parte integrante. Por exemplo, após a análise, se o orçamento ou resultado do projeto for o esperado, decida se deve aumentar ou diminuir o orçamento na próxima fase. Em casos extremos, estacione a análise e adie a próxima fase até que existam condições mais favoráveis.

A fase de análise do programa deve ser completa. Os atalhos aqui podem ter um enorme impacto negativo no projeto geral a seguir. Identifique todos os aspectos do programa, garantindo que você identifique claramente todos os requisitos. Durante a fase de análise, converta todos os desafios técnicos previstos em pequenos POCs (Provas de Conceito). Isso minimizará o risco técnico durante a execução.

Como a transformação abrangerá vários países, cada um terá alguma diferença em termos de requisitos e expectativas. Isso destaca uma questão de como deve ser a execução. Existem três abordagens:

  1. Execute e implemente o projeto para o primeiro local. Quando for bem-sucedido, vá para o próximo local ou país e adicione recursos adicionais com base nos requisitos locais.
  2. Reúna requisitos de todos os locais e crie uma solução comum com requisitos globais. Implemente a solução para cada local com o delta nos requisitos para o local com o tempo.
  3. Adote uma abordagem intermediária dos dois acima. Reúna requisitos globais, mas crie e implemente para o primeiro país de lançamento. Em seguida, crie recursos para os outros locais, um por um.
READ  Gerenciando o fator de risco - parte 1

Preferimos o terceiro, mas o conselho de administração, com base no projeto específico e na experiência do conselho no domínio, pode ditar qual opção deve avançar.

A análise de requisitos orientará como será a solução. Para qualquer atividade incerta que surja durante os requisitos, é melhor iniciar o design e o desenvolvimento mais cedo. O desenvolvimento do projeto deve começar abordando as coisas mais complexas primeiro, se elas estiverem prontas para serem adotadas.

Esse conceito se opõe à mentalidade de muitas pessoas quanto à entrega antecipada de pássaros, como fazer coisas simples primeiro para mostrar um progresso substancial no gerenciamento. Isso pode ser bom para visibilidade e moral, mas não é bom para o programa como um todo. A regra básica de “falhar rápido” é sempre a melhor. Se você resolver as coisas complexas primeiro, tenha certeza de que o restante será fácil de realizar.

O teste também é um aspecto importante de qualquer projeto. Para testes de projetos financeiros, haverá várias rodadas de testes. Dê a todos os testes tempo suficiente para garantir um produto e implementação de boa qualidade. Como a implantação ocorrerá em vários países, e assumindo que a maioria dos recursos será comum em diferentes regiões, é bom investir em automação de testes. Isso pode parecer caro no começo, mas se tornará mais barato, mais gerenciável e mais eficiente a longo prazo.

Observações finais

As complexidades de grandes projetos exigem que você preste atenção especial ao planejamento do projeto, desenvolvimento e entrega da solução, seleção de membros da equipe e manutenção de uma equipe de alto desempenho a longo prazo. Todas as práticas padrão de gerenciamento de projetos também se aplicam a esses projetos. Mas junto com eles, foco e manuseio adicionais são necessários para o sucesso do programa.

cupom com desconto - o melhor site de cupom de desconto cupomcomdesconto.com.br

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *